Tout savoir sur les 6 obligations comptables en Micro-entreprise
En tant que micro-entrepreneur (auto-entrepreneur), vous avez la chance de bénéficier d’une comptabilité allégée. Vous avez néanmoins des obligations comptables à respecter. Mais quelles sont-elles ? Comment tient-on sa comptabilité ? Comment s’en sortir si vous n’y connaissez rien ?
Pas de panique, nous sommes là pour tout vous expliquer et vous aider à gérer votre comptabilité d’auto-entrepreneur en toute sérénité !
À quoi sert la comptabilité en micro-entreprise ?
Commençons par les bases, et par une définition 🤓.
La comptabilité est un système d’organisation des données financières de l’entreprise qui permet de se rendre compte en temps réel de la situation financière de votre entreprise.
La comptabilité vous permet de :
👉 Piloter votre entreprise et suivre son évolution.
👉 Sécuriser votre entreprise et vous prémunir en cas de contrôle fiscal.
Et oui ! Comme n’importe quelle entreprise, vous pouvez, en tant qu’auto-entrepreneur, faire l’objet d’un contrôle fiscal. Chaque année, environ 7 000 micro-entreprises font l’objet d’un contrôle. Ce n’est pas négligeable ! C’est pourquoi il est obligatoire de tenir une comptabilité claire et précise pour éviter toute déconvenue.
Au-delà de l’appréhension d’un contrôle fiscal, la comptabilité est aussi un outil indispensable pour piloter votre activité. Bien tenue, elle vous permettra de visualiser en un coup d’œil votre rentabilité comme vos points faibles. Grâce à elle, vous pouvez prendre les bonnes décisions plus facilement.
Il n’y a pas d’aventure d’auto-entrepreneur réussie sans une compta irréprochable !
🎉
Pour la majorité des entreprises, la fonction principale de la comptabilité est d’aboutir à la présentation officielle d’un bilan comptable et d’un compte de résultat annuels.
Bonne nouvelle : les auto-entreprises profitent d’une comptabilité simplifiée et sont exempté·es de ces lourdes obligations.
Le compte pro qui redonne la liberté aux indépendant·es.
Quelles sont les obligations comptables d’un micro-entrepreneur ?
Pour tenir une comptabilité dans les règles de l’art, il existe des documents officiels indispensables à avoir en micro-entreprise. Ces derniers doivent respecter les règles strictes qui leur sont propres. Pas de place pour le freestyle !
La liste des 6 obligations comptables en micro-entreprise à garder en tête
Le compte bancaire dédié
Les factures
Les devis
Le livre des recettes
Le registre des achats (selon votre activité)
La déclaration de chiffre d’affaires.
Nous allons revenir en détail sur chacune ⬇️ !
# 1 Posséder un compte bancaire dédié à son activité
La micro-entreprise est une entreprise individuelle (EI). Et comme toutes les EI, si votre chiffre d'affaires annuel dépasse les 10 000 € pendant 2 années consécutives, votre première obligation comptable est d’avoir un compte bancaire pour micro-entrepreneur dédié à votre activité professionnelle.
Ce compte vous permet d’encaisser les recettes de votre activité et de payer vos dépenses et vos charges en micro-entreprise.
Il peut s’agir d’un compte professionnel ou d’un simple compte courant. L’important est qu’il soit bien distinct de votre compte personnel.
Il faut savoir que posséder un compte professionnel est souvent plus indiqué, même en micro-entreprise. Ce dernier vous permet de bénéficier de services réservés à des professionnels. Et pour limiter les frais bancaires, le mieux est de vous tourner vers un compte pro en ligne !
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# 2 Éditer des devis en micro-entreprise
Le devis marque la première étape de la relation administrative d’un auto-entrepreneur avec un client. Il est la trace écrite de la proposition que vous lui faites.
Une fois signé, il vous engage tous les deux juridiquement.
👉 Voici les informations à renseigner sur un devis :
✅ La date et la durée de validité du devis.
✅ Le numéro du devis.
✅ Vos coordonnées : nom, raison sociale et adresse de l'entreprise, statut juridique de l’entreprise, numéro de SIRET, numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM) si nécessaire.
✅ Les coordonnées de votre client : raison sociale ou nom, adresse.
✅ Une description exhaustive de la prestation que vous proposez (quantité, prix…).
✅ Les modalités de paiement, de livraison et d'exécution de la prestation.
✅ La date de début et de fin d’exécution de la prestation.
✅ La somme globale à payer HT (préciser le cas échéant qu’il n’y a pas de TVA en ajoutant la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »).
✅ Les frais de déplacement s’il y a lieu.
✅ L'assurance professionnelle pour les activités du bâtiment.
⏳
À savoir :
Vos documents comptables (factures, devis, justificatifs d’achat…) doivent être conservés pendant 10 ans !
# 3 Éditer des factures en micro-entreprise
Pour chaque prestation réalisée, l’auto-entrepreneur se doit de remettre à ses clients une facture. Elle est LA preuve juridique de la réalisation de votre prestation, elle doit donc être particulièrement soignée.
👉 La facture est obligatoire si :
Vous facturez à un·e professionnel·le.
Vos client·es sont des particuliers et le montant est supérieur à 25 € ou pour tout montant si vous faites de la vente à distance (sur Internet).
Vos client·es sont des particuliers et demandent une facture.
👉 Voici les informations à faire figurer dans votre facture en micro-entreprise :
✅ La date d’émission.
✅ Une numérotation unique et chronologique.
✅ Votre nom et prénom, adresse, numéro de SIRET, numéro RCS ou RM si vous en avez un ainsi que la mention EI ou entrepreneur individuel.
✅ Le nom ou la raison sociale de votre client ainsi que son adresse.
✅ Le détail de la prestation (nature, prix, quantité…).
✅ Le prix (montant total HT, les éventuelles majorations ou réductions du prix, la mention TVA non applicable si vous êtes concerné).
✅ La date d’exécution de la vente ou prestation.
À cela s’ajoutent certaines mentions si votre client est un professionnel :
✅ Le délai de paiement.
✅ Le taux des pénalités en cas de retard.
✅ La mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € prévue en cas de retard de paiement.
Le devis et la facture font partie de la relation administrative et juridique que vous entretenez avec vos clients et devront rentrer dans vos habitudes professionnelles très rapidement.
⚠️ Toutes les mentions sont obligatoires… En cas d’omission, vous risquez des amendes.
👋
Shine propose un outil de facturation ultra rapide et professionnel, accessible directement depuis l’application. Un très bon moyen d’intégrer les factures à votre routine comptable.
# 4 Tenir un livre des recettes en micro-entreprise
C’est LE document obligatoire du régime fiscal de la micro-entreprise et il tiendra un rôle majeur dans votre comptabilité d’auto-entrepreneur.
C’est ici, par exemple, que vous pourrez retrouver très rapidement votre chiffre d’affaires au moment de votre déclaration mensuelle ou trimestrielle ou que vous pourrez faire le suivi de vos factures impayées.
Ce livre de recettes est alimenté au jour le jour des recettes que vous encaissez.
👉 Voici les informations qu’il doit comporter :
✅ La date de l’encaissement.
✅ La référence des justificatifs de la transaction (facture, reçu, note…).
✅ Le nom du client.
✅ La nature de la prestation.
✅ Le montant.
✅ Le mode de règlement
👉 Le livre des recettes doit également :
Ne pas comporter de ratures ni de modifications : une fois enregistrées, vous ne pouvez pas modifier les écritures comptables par souci d’authenticité.
Le format du livre des recettes est libre : papier, dématérialisé…
Les recettes doivent être indiquées par ordre chronologique.
Votre activité relève de la prestation de services et ne nécessite pas d’achat de matériel ?
Bonne nouvelle ! Vos obligations comptables en micro-entreprise s’arrêtent ici 🙌. Pour les autres, encore un petit effort, nous y sommes presque !
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# 5 Tenir un registre des achats en micro-entreprise
Si votre activité concerne la vente de marchandises, de fournitures, de denrées alimentaires ou de prestations d’hébergement, lisez attentivement la suite, ce document est obligatoire pour vous !
En plus du livre des recettes, vous allez devoir mettre en place un registre des achats.
Il s’agit d’une liste de tous les achats effectués chaque année pour mener à bien votre activité.
👉 Voici les mentions qui doivent y figurer :
✅ La date de l’achat.
✅ La nature.
✅ Les références des justificatifs de chaque transaction.
✅ Le nom du vendeur.
✅ Le montant.
✅ Le mode de règlement.
📒
À savoir :
Certains micro-entrepreneurs exerçant une activité d’achat-revente en l’état (brocanteur, dépôt-vente, voiture d’occasion…) doivent également tenir un autre registre : le livre de police. Ce dernier doit être paraphé par le commissaire de police ou le maire du lieu de votre domiciliation.
# 6 Déclarer son chiffre d’affaires
Enfin, dernière obligation et non des moindres : la déclaration de votre chiffre d’affaires à l’URSSAF. Il s’agit d’une obligation légale en micro-entreprise, et ce, même si votre chiffre d’affaires est égal à zéro.
Vous devez déclarer le chiffre d’affaires encaissé tous les mois ou tous les trimestres, selon la périodicité que vous avez choisie lors de la création de votre micro-entreprise.
💡
Le micro-entrepreneur bénéficie d’une franchise de TVA jusqu’à certains plafonds. Mais si vous les dépassez, vous devrez facturer la TVA. Dans cette situation, il faut effectuer des déclarations de TVA régulièrement !
Comment tenir sa comptabilité de micro-entrepreneur ?
Tenir sa comptabilité seul
Si vous avez lu attentivement la partie précédente, vous comprendrez que la comptabilité de l’auto-entrepreneur n’est pas très contraignante. Vous pouvez donc tenir votre comptabilité sans aucune aide extérieure.
C’est pourquoi certain·es choisissent simplement d’utiliser des logiciels de traitement de texte (Word, Pages, Google Docs) pour éditer leurs documents et des tableurs (Excel, Numbers, Google Sheets) pour tenir leur compta.
Si vous choisissez cette option, la CCI met à votre disposition des modèles de documents. Il suffit de les télécharger, d’y entrer vos informations et de les modifier à votre guise.
🚨
Attention : cette méthode nécessite une grande rigueur et de la discipline pour éviter tout oubli. En cas de contrôle fiscal, vous devez donc être capable de retrouver tous vos documents comptables et de justifier de toutes vos recettes et dépenses.
Utiliser des logiciels de comptabilité pour auto-entrepreneurs
Gérer votre comptabilité tout·e seul·e vous angoisse ? Vous avez peur de faire une erreur ? Une autre solution existe. Vous pouvez utiliser un logiciel spécialement conçu pour vous aider dans vos démarches.
👉 Avantage n°1 : centraliser toutes les données comptables de votre entreprise.
C’est le vrai plus des logiciels de compta. Fini l’angoisse du document qui se perd dans les méandres de vos dossiers ! Toutes vos données comptables seront bien à l’abri et vous pourrez mettre la main dessus très rapidement.
👉 Avantage n°2 : sécuriser votre comptabilité.
Utiliser un logiciel de compta vous assure une sécurité sans faille. En effet, toute information rentrée est non modifiable et ne peut disparaître. Vous conservez donc la trace de toutes vos actions. Il comprend aussi des modèles pré-remplis de factures et devis pour vous éviter d’omettre des mentions obligatoires.
Bref, c’est rassurant et cela peut éviter bien des déconvenues !
💡
Utiliser un logiciel a un coût mais il facilite grandement votre quotidien d’indépendant·e. C’est toujours agréable lorsqu’on est seul maître à bord d’avoir les bons outils pour nous accompagner !
Devenez auto-entrepreneur·e avec Shine.
Choisir son logiciel de comptabilité en micro-entreprise
Le choix du logiciel de comptabilité peut s’avérer compliqué car l’offre est très diversifiée : logiciels gratuits ou payants, en ligne ou à télécharger… Nous sommes là pour vous aider à y voir plus clair !
Quelle que soit votre activité, vous devrez créer, envoyer et conserver des factures et des devis. C’est une fonctionnalité de base incluse dans tous les logiciels de comptabilité en micro-entreprise.
Il existe de nombreux logiciels gratuits ou payants qui proposent des solutions simples pour suivre vos factures, surveiller les impayés et garder une trace de la relation avec vos clients.
Mais certains logiciels vont plus loin et permettent une gestion complète de vos données comptables.
En plus de l’édition de devis et factures, ces logiciels de comptabilité sont des outils complets qui vous permettent :
de tenir votre livre des recettes et votre registre des achats ;
de se connecter à votre compte bancaire ;
de déclarer votre TVA ;
d’accéder à des tableaux de bord analytiques et des statistiques détaillées…
Alors, comment choisir son logiciel de comptabilité ?
👉 Vous pouvez opter pour une solution simple si vous êtes par exemple consultant·e, et que vous n’éditez qu’une ou deux factures par mois.
👉 Si vous faites face à une trésorerie complexe avec des flux d’entrée et de sortie conséquents comme de l’achat vente de marchandises avec TVA, vous devrez vous tourner vers une solution plus performante et complète.
Enfin, le mieux reste encore de faire un test grandeur nature pour vérifier que le logiciel choisi vous convient !
📌
Exemples de logiciels de comptabilité : Zervant, MyAE, Tiime, facture.net, Henrri, Ciel compta, Quickbooks, Freebe… Pour faire votre choix, nous vous avons concocté un top 5 des meilleurs logiciels de comptabilité et un top 5 des meilleurs logiciels de comptabilité gratuits !
Bonus : avez-vous besoin d’un expert-comptable en micro-entreprise ?
Réponse courte : a priori, ce n’est pas nécessaire pour une micro-entreprise mais...
Pour tenir votre comptabilité, vous n’avez au premier abord pas besoin de l’aide d’un·e professionnel·le. Un·e expert·e-comptable peut cependant se montrer utile pour vous aider à envisager au mieux le futur de votre business et de votre modèle économique.
Il ou elle peut vous accompagner dans des moments critiques de votre activité comme le fameux franchissement des seuils de TVA. Il peut aussi vous conseiller sur un éventuel changement de statut si vous vous sentez à l’étroit en micro-entreprise !
En bref, quand les choses se compliquent et que vous voulez y voir plus clair, l’aide d’un·e professionnel·le peut être la bienvenue !
3 conseils pour faciliter votre gestion comptable en micro-entreprise
# 1 Soyez prévoyant
Si vous choisissez la comptabilité à la main ou sur Excel, vous devez penser à faire des duplicatas de vos factures, devis et autres documents importants.
En stockant vos factures dans un cloud, vous prévenez les bugs de disque dur et la disparition de feuilles volantes !
# 2 Suivez votre comptabilité au quotidien
La comptabilité est une affaire de tous les jours ! Mieux vaut donc éviter de céder à la procrastination et faire une place à la gestion comptable dans votre journée ou votre semaine. Plus vous attendrez pour remplir vos obligations comptables, plus des erreurs seront susceptibles de s’y glisser.
En outre, plus la comptabilité s'intégrera à votre quotidien, plus elle pourra devenir un jeu, un défi. C’est en mettant la comptabilité au service de la prise de décision que vous apprendrez à l’aimer !
# 3 Anticipez les évolutions
Tenir sa comptabilité, c’est avoir une visibilité sur l’évolution de son entreprise. Elle vous permet d’établir un prévisionnel de trésorerie et ainsi de pouvoir anticiper au mieux le paiement de vos cotisations. Vous pourrez également suivre votre chiffre d’affaires et prévoir son évolution sur l’année.
D’ailleurs, si votre activité évolue rapidement, ne vous faites pas surprendre par les plafonds de TVA. Pensez à conserver en prévision vos preuves d’achats pour déduire la TVA.
Comment nous simplifions votre comptabilité chez Shine
Chez Shine, nous avons à cœur de faciliter au maximum votre vie d’auto-entrepreneur.
En plus de vous aider à créer votre micro-entreprise, nous avons agrémenté notre application de nombreuses fonctionnalités qui vous accompagnent au quotidien. Certaines d’entre elles vont grandement vous simplifier la tâche pour tenir votre comptabilité !
C’est parti pour un tour d’horizon :
Créer des factures et devis professionnels. Vous pouvez créer des factures et les envoyer à vos client·es en 1 minute. Elles sont stockées dans votre application Shine, donc bien en sécurité !
Suivre vos paiements et éviter les impayés ! Shine suit le règlement de vos factures. Si un·e client·e tarde à vous payer, vous recevrez une notification. Un vrai coup de pouce pour relancer vos client·es en cas de retard et un stress en moins lorsque les missions s’enchaînent !
Ajouter vos justificatifs en un clin d’œil 😉. Depuis l’application Shine, vous pouvez ajouter vos reçus simplement en les prenant en photo ! Fini l’entassement de tickets de caisse et factures, chaque reçu est joint à la dépense, directement sur vos historiques de comptes.
Exporter tous vos états comptables en un clic et les envoyer automatiquement à votre comptable ! Si vous souhaitez obtenir une synthèse de votre chiffre d’affaires (livre des recettes) et de vos dépenses (registre des achats), vous pouvez extraire les écritures comptables ainsi que les pièces justificatives par mois, trimestres ou années. Vous pouvez même planifier un export automatique pour votre comptable à une date donnée !
Se libérer du tracas des échéances pour les charges sociales et taxes. Shine calcule automatiquement vos cotisations et vous prévient dès que vous devez déclarer ou payer quelque chose !
En plus de ces fonctionnalités, l’équipe d’expert·e·s Shine est disponible pour répondre à toutes vos questions 7 jours sur 7.
Le récap’ des infos essentielles sur la comptabilité du micro-entrepreneur
➡️ Vous devez posséder un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle si vous dépassez les 10 000 € de chiffre d’affaires sur 2 ans.
➡️ Vous devez tenir un livre des recettes a minima. Si vous vendez et achetez des marchandises, vous devez également tenir un registre des achats.
➡️ Éditer des factures et devis comportant toutes les mentions légales obligatoires est indispensable en micro-entreprise.
➡️ Pour vous aider à tenir votre comptabilité, vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité ou votre compte pro en ligne !
La comptabilité fait partie des préoccupations importantes des micro-entrepreneurs. Vous voulez gagner du temps sur la gestion de vos finances ? Jetez un œil à notre compte pro pour micro-entrepreneurs !
