La comptabilité de l’auto-entrepreneur, tout ce qu’il faut savoir

écrit le vendredi 22 février 2019 - Voir les commentaires

En tant qu’auto-entrepreneur (micro-entrepreneur) vous avez la chance de bénéficier d’une comptabilité allégée. Vous avez néanmoins des obligations comptables à respecter. Mais quelles sont-elles ? Comment tient-on sa comptabilité ? Comment s’en sortir si vous n’y connaissez rien ?

Pas de panique, nous sommes là pour tout vous expliquer et vous aider à gérer votre comptabilité d’auto-entrepreneur en toute sérénité !

Quelle comptabilité pour les auto-entrepreneurs ?

Commençons par les bases. La comptabilité est très souvent évoquée mais rarement définie clairement. La comptabilité c’est :

  • Un outil de gestion qui permet aux dirigeants de prendre des décisions.

  • un outil qui permet de rendre compte en temps réel de la situation financière de votre entreprise. Une comptabilité bien tenue facilite la présentation annuelle des comptes.

Pour la majorité des entreprises, la fonction principale de la comptabilité est d’aboutir à la présentation officielle d’un bilan comptable et d’un compte de résultat annuels.

Bonne nouvelle ! les auto-entrepreneurs profitent d’une comptabilité simplifiée et sont exempté·e·s de cette lourde obligation.

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RAPPEL : Votre première obligation comptable est d’avoir un compte bancaire dédié à votre activité. Il peut s’agir d’un compte professionnel ou d’un simple compte courant. L’important est qu’il soit bien distinct de votre compte personnel.

A quoi ça sert de tenir sa comptabilité ?

Réponse rapide : À être serein·e en cas de contrôle et à piloter son entreprise.

Comme n’importe quelle entreprise, vous pouvez, en tant qu’auto-entrepreneur, être sujet à un contrôle fiscal. Chaque année 7000 micro-entreprises font l’objet d’un contrôle, ce n’est pas négligeable ! C’est pourquoi il est obligatoire de tenir une comptabilité claire et précise pour éviter toute déconvenue.

Au-delà de l’appréhension d’un contrôle fiscal, la comptabilité est aussi un outil indispensable pour piloter votre activité. Bien tenue, elle vous permettra de visualiser facilement votre rentabilité comme vos points faibles.

Il n’y a pas d’aventure d’auto-entrepreneur réussie sans une compta irréprochable !

Quelles sont les obligations comptables d’un auto-entrepreneur ?

Pour tenir une comptabilité dans les règles de l’art, il existe des documents spécifiques à connaître.

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Avant toute chose, retenez ceci : les documents officiels que nous allons vous présenter doivent :

  • respecter les règles strictes qui leur sont propres, pas de place pour le freestyle !

  • être sans ratures ni modifications : une fois enregistrés ils ne peuvent plus être modifiés par souci d’authenticité.

  • être conservés pendant 10 ans.

Le devis

Le devis marque la première étape de la relation administrative d’un auto-entrepreneur avec un client. Il est la trace écrite de la proposition que vous lui faites. Une fois signé il vous engage tous les deux juridiquement.

Voici les informations à renseigner sur un devis :

  • La date et la durée de validité du devis

  • Vos coordonnées : nom, raison sociale et adresse de l'entreprise (n° de téléphone et adresse électronique), statut et forme juridique de l’entreprise, numéro de SIRET

  • Les coordonnées de votre client : nom et adresse

  • Une description exhaustive de la prestation que vous proposez et le détail de son prix (unitaire, horaire ou forfaitaire)

  • Vos frais de déplacement si besoin

  • L'assurance professionnelle pour les activités du bâtiment

  • Les modalités de paiement, de livraison et d'exécution du contrat, modalités des réclamations et conditions du service après-vente

  • Enfin, la somme globale à payer HT (préciser le cas échéant qu’il n’y a pas de TVA en ajoutant la mention “TVA non applicable, art. 293 B du CGI”).

Les factures

Pour chaque prestation réalisée, l’auto-entrepreneur se doit de remettre à ses clients une facture. Elle est LA preuve juridique de la réalisation de votre prestation, elle doit donc être particulièrement soignée.

Notez que :

  • Si vous facturez à un.e professionnel.le, éditer un facture est toujours obligatoire.

  • Si vos clients sont des particuliers elle est obligatoire si le montant est supérieur à 25 € et pour tout montant si vous faites de la vente à distance.

Voici les informations qu’elle doit contenir :

  • La date d’émission

  • Une numérotation unique et chronologique

  • Ensuite, la facture reprend tous les éléments inscrits sur le devis signé par le client. A cela s’ajoutent :

  • Les conditions d’escompte dans le cas d’un paiement anticipé, sinon mentionner « pas d’escompte pour règlement anticipé »

  • Le délai de paiement accepté et le taux des pénalités en cas de retard

  • La mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros qui est prévue en cas de retard de paiement. Notez que cette mention est obligatoire mais que dans les faits elle n’est que très rarement facturée si la procédure de relance se passe bien avec votre client.

N.B : Découvrez cet autre article pour tout savoir sur les factures pour auto-entrepreneur.

Le devis et la facture font partie de la relation administrative et juridique que vous entretenez avec vos clients et devrons rentrer dans vos habitudes professionnelles très rapidement.

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Shine (le compte pro des indépendants) propose un service de facturation ultra rapide et professionnelle, directement depuis l’application. Un très bon moyen d’intégrer les factures à votre routine comptable.

Passons désormais aux documents que vous devrez établir « pour vous-même » et que vous vous devrez de tenir à jour en cas de contrôle fiscal mais aussi pour le bon fonctionnement de votre activité au fil des mois.

Le livre des recettes

C’est LE document obligatoire du régime fiscal de la micro-entreprise et il tiendra un rôle majeur dans votre comptabilité d’auto-entrepreneur.

C’est ici, par exemple, que vous pourrez retrouver très rapidement votre chiffre d’affaire au moment de votre déclaration mensuelle ou trimestrielle, ou que vous pourrez faire le suivi de vos facture impayées. Ce « livre » est alimenté au jour le jour des recettes que vous encaissez.

Sous forme de tableau par ordre chronologique, voici les informations qu’il doit comporter :

  • La date de l’encaissement

  • La référence des justificatifs de la transaction (facture, reçu, note …)

  • Le nom du client

  • La nature de la prestation

  • Le montant

  • Le mode de règlement

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A noter : Shine vous permet d’extraire vos relevés de compte en un clic depuis votre appli. Pas de prise de tête, vous avez donc directement votre livre des recettes en ordre chronologique !

Votre activité relève de la prestation de services et ne nécessite pas d’achat de matériel ? Bonne nouvelle ! Vos obligations comptables d’auto-entrepreneur s’arrêtent ici. Les documents qui suivent peuvent vous être utiles mais sont facultatifs.

Pour les autres, encore un petit effort, nous y sommes presque !

Le registre des achats

Si votre activité concerne la vente de marchandises, de fournitures, de denrées alimentaires ou de prestations d’hébergement, lisez attentivement la suite, ce document est pour vous obligatoire !

En plus du livre des recettes vous allez devoir mettre en place votre registre des achats. Il s’agit d’une liste de tous les achats effectués chaque année pour mener à bien votre activité.

Voici les mentions qui doivent y figurer :

  • La nature et la date de l’achat

  • Les références des justificatifs de chaque transaction

  • Le nom du vendeur

  • Le montant

  • Le mode de règlement.

⚠️

RAPPEL : Le statut fiscal de micro-entreprise ne permet de déduire aucune charge liée à votre activité.

Le livre de police pour la vente de marchandises

Ce dernier document s’adresse à une activité bien spécifique : l’achat-revente en l’état. Vous devez alors  tenir un registre de police qui doit obligatoirement être paraphé par le commissaire de police ou le maire de votre domiciliation avant d’y inscrire quoi que ce soit.

Vous trouverez sur ce site toutes les informations nécessaires pour remplir votre livre de police.

Comment tenir sa comptabilité d’auto-entrepreneur ?

Option n°1 : en autonomie

Si vous avez lu attentivement la partie précédente vous comprendrez que la comptabilité de l’auto-entrepreneur n’est pas très contraignante. Vous pouvez donc tenir votre comptabilité sans aucune aide extérieure.

C’est pourquoi certain·e·s choisissent simplement d’utiliser des logiciels de traitement de texte (Word, Pages, Google Docs) pour éditer leurs documents et de tableur (Excel, Numbers, Google Sheets) pour tenir leur compta.

Bonne nouvelle, la CCI met à votre disposition des modèles de devis, factures, livres de recette et registres des achats. Il suffit de les télécharger, d’y entrer vos informations et de les modifier à votre guise.

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Attention : Cette méthode nécessite une grande rigueur. Souvenez-vous que vos documents doivent être conservés pendant 10 ans. En cas de contrôle fiscal vous devez être capable de justifier toutes vos recettes et dépenses !

Comme souvent dans la vie d’un auto-entrepreneur vous êtes seul à bord ! C’est à vous de vous discipliner pour éviter tout oubli et ordonner vos documents le mieux possible.

Option n°2 : Grâce à des logiciels de comptabilité pour auto-entrepreneur

Gérer votre comptabilité tout·e seul·e vous angoisse ? Vous avez peur de faire une erreur ? Une autre solution existe. Vous pouvez utiliser un logiciel spécialement conçu pour vous aider dans vos démarches.

Avantage n°1 : Centraliser toutes les données comptables de votre entreprise.

C’est le vrai plus des logiciels de compta. Finie l’angoisse du document qui se perd dans les méandres de vos dossiers ! Toutes vos données comptables seront bien à l’abri et vous pourrez mettre la main dessus très rapidement.

Avantage n°2 : Fiabiliser et sécuriser votre comptabilité

Utiliser un logiciel de compta vous assure une sécurité sans faille. En effet toute information rentrée est non-modifiable et ne peut disparaître. Vous faites donc trace de toutes vos actions. C’est rassurant et cela peut éviter bien des déconvenues.

Conclusion : Utiliser un logiciel a un coût, mais cela facilitera votre quotidien d’indépendant·e. C’est toujours agréable lorsqu’on est seul maître à bord d’avoir les bons outils pour nous accompagner.

Bonus : Avez-vous besoin d’un expert comptable en tant qu’auto-entrepreneur ?

Réponse courte : A priori ce n’est pas nécessaire pour une micro-entreprise, mais…

Pour tenir votre comptabilité, vous n’avez au premier abord pas besoin de l’aide d’un·e professionnel·le. Un·e expert comptable peut cependant se montrer utile pour vous aider à envisager au mieux le futur de votre business et de votre modèle économique.

Il.elle peut vous accompagner dans des moments critiques de votre activité comme par exemple le fameux franchissement des seuils de TVA.  

Pour en savoir plus sur les plafonds nous vous invitons à lire cet article sur les micro-entrepreneur assujettis à la TVA.

En bref, quand les choses se compliquent et que vous voulez y voir plus clair, l’aide d’un·e professionnel·le peut être la bienvenue !

Les logiciels de comptabilité pour auto-entrepreneur

Le choix du logiciel de comptabilité peut s’avérer compliqué. En effet l’offre est très diversifiée : logiciels gratuits ou payants, en ligne ou à télécharger… Nous sommes là pour vous aider à y voir plus clair !

Pour prendre cette décision, soyez conscient·e de votre besoin :

  • Besoin n°1 : Editer des devis et des factures

C’est un passage obligé pour tous les auto-entrepreneurs. Quelle que soit votre activité, vous devrez créer, envoyer et conserver des factures et des devis.

Il existe de nombreuses applications, logiciels et sites qui proposent des solutions simples pour suivre vos factures, surveiller les impayés et garder une trace de la relation avec vos clients.

Parmi eux, des services en ligne comme Zervant, myAE, facture.net, Mon AE proposent une version gratuite déjà très satisfaisante pour vos besoins. Pour aller plus loin dans les fonctionnalités ils ont tous une version premium pour moins de 10 euros par mois.

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Chez Shine nous avons choisi pour faciliter toujours plus la vie des indépendants d’intégrer un module de facturation (et bientôt de devis) à notre application bancaire. Il n’y a donc pas que les logiciels de comptabilité pure ! Pour savoir sur Shine cliquez ici

  • Besoin n°2 : Tenir une comptabilité complète et aboutie

Si vous ressentez le besoin de regrouper dans un outil performant toutes vos données comptables, il existe des logiciels de comptabilité pour auto-entrepreneur très complets, mais qui représentent un investissement plus important.

Pour qui sont-ils faits ?

Nous vous conseillons d’utiliser ce type de logiciels surtout si vous faites face à une trésorerie complexe, avec des flux d’entrée et de sortie très importants.

Si vous êtes par exemple consultant·e, et que vous n’éditez qu’une ou deux factures par mois ce n’est a priori pas nécessaire.

En plus des services de devis et factures, ces logiciels de comptabilité vous permettent donc de tenir votre livre des recettes et registre des achats, mais pas seulement. Ce sont des outils très complets qui permettent de connecter votre compte bancaire, de déclarer votre TVA, d’accéder à des tableaux de bords analytiques et plus encore.

Exemples de logiciels adaptés pour les auto-entrepreneurs  : Ciel compta, Sage, EBP, Quickbooks

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ZOOM sur les assujettis à la TVA : Si votre activité concerne la vente de détail et que vous avez franchi les plafonds de la TVA (de 91 000 euros), lisez attentivement la suite :

Depuis le 1er janvier 2018, une loi antifraude est entrée en vigueur en France. Elle stipule que les assujetti·e·s à la TVA ont désormais l’obligation de se procurer un logiciel certifié pour la gestion de la comptabilité.

Nos conseils pour faciliter votre gestion comptable

  • les bonnes habitudes à prendre

Conseil n°1 : Prévoyez les déconvenues…

… En faisant des duplicatas ! Si vous choisissez la comptabilité à la main ou sur Excel veillez toujours à faire des duplicatas de vos factures, devis et autres documents importants. Stockez dans un cloud, prévenez les bugs de disque dur et la disparition de feuilles volantes !

Gardez en tête que vous devez conserver ces documents pendant 10 ans. Etre prévoyant·e et organisé·e n’est donc pas une option !

Conseil n°2 : Suivez votre comptabilité au jour le jour

La comptabilité est une affaire de tous les jours ! Ne cédez pas à la procrastination et faites une place à la gestion comptable dans votre journée ou votre semaine. Plus vous attendrez pour remplir vos obligations comptables plus des erreurs seront susceptibles de s’y glisser.

Mieux vaut prévenir que guérir !

En outre, plus la comptabilité s'intégrera à votre quotidien plus elle pourra devenir un jeu, un défi. C’est en mettant la comptabilité au service de la prise de décision que vous apprendrez à l’aimer !

Conseil n°3 : Anticipez !

Tenir sa comptabilité c’est avoir une visibilité sur l’évolution de son entreprise. Elle vous permet d’établir un prévisionnel de trésorerie et ainsi de pouvoir anticiper au mieux le paiement de vos cotisations. Gardez également un oeil sur votre chiffre d’affaires.

Si votre activité évolue rapidement, ne vous faites pas surprendre par les plafonds de TVA et conservez en prévision vos preuves d’achats (tickets de caisse pour achats de moins de 150 euros et factures).

Comment nous simplifions votre comptabilité

Chez Shine nous avons à coeur de faciliter au maximum votre vie d’auto-entrepreneur. En temps que copilote des indépendants, nous avons agrémenté notre application de nombreuses fonctionnalités qui vous accompagnent au quotidien.

Certaines d’entre elles vont grandement vous simplifier la tâche pour tenir votre comptabilité, c’est parti pour un tour d’horizon :

  • Créez des factures professionnelles. Nous l’avons mentionné plus haut, vous pouvez créer des factures et les envoyer à vos clients en 1 minute. Elles sont stockées dans votre application Shine, donc bien en sécurité !

  • Suivez vos paiements et évitez les impayés ! Shine suis le règlement de vos factures, si un client tarde à vous payer vous recevrez une notification. Un vrai coup de pouce pour relancer vos clients en cas de retard et un stress en moins lorsque les missions s’enchaînent !

  • Ajoutez vos justificatifs en un clin d’oeil 😉. Depuis l’application Shine, vous pouvez ajouter vos reçus simplement en les prenant en photo ! Fini l’entassement de tickets de caisses et factures, chaque reçu est joint à la dépense, directement sur vos historiques de comptes.

  • Exportez tous vos états comptables en un clic, ou envoyez-les automatiquement à votre comptable ! Si vous souhaitez obtenir une synthèse de votre chiffre d’affaires (livre des recettes) et de vos dépenses (registre des achats), vous pouvez extraire les écritures comptables ainsi que les pièces justificatives par mois, trimestre ou années. Vous pouvez même planifier un export automatique pour votre comptable à une date donnée !

  • Libérez-vous du tracas des échéances pour les charges sociales et taxes. Shine calcule automatiquement vos cotisations, et vous prévient dès que vous devez déclarer ou payer quelque chose !

En plus de ces fonctionnalités, l’équipe d’expert·e·s Shine est disponible pour répondre à toutes vos questions 7 jours sur 7. La comptabilité fait partie des préoccupations importantes des auto-entrepreneurs. Nous avons donc toutes les réponses à vos questions, pour une vie professionnelle toujours plus sereine !

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