Le guide complet de la numérotation des factures
Si vous avez choisi le régime de la micro-entreprise, votre comptabilité est très simplifiée. Mais, quel que soit votre statut juridique, une règle est universelle : celle de la numérotation de vos factures. Si vous avez un·e comptable, il peut vous accompagner sur ce point. Sinon, nous vous donnons toutes les clefs pour numéroter vos factures comme un·e pro ! 🗝️
Les numéros doivent être uniques
Les factures sont des pièces comptables uniques.
À ce titre, leur numéro doit être unique.
Il n’est pas possible que plusieurs factures portent le même numéro.
⚠️ Il est interdit de supprimer une facture. Vous pouvez l’annuler et la remplacer (avec un nouveau numéro), mais la première version doit toujours figurer dans votre comptabilité. Si la facture a déjà été payée, vous devez émettre une facture d’avoir.
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Les numéros doivent se suivre
La numérotation des factures est basée sur une séquence chronologique continue. Les factures doivent être émises "dans l’ordre". Il n’est pas possible de sauter un numéro de facture. Il n’est pas autorisé non plus d’établir une facture a posteriori et de glisser son numéro entre 2 numéros existants. La facture doit de toute façon toujours être produite et transmise au moment de la vente, pas après.
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Le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages et être suivi d’une séquence de pagination du type : numéro de la page/nombre total de pages.
Exemples de numérotation de facture
Il n’y a pas de règle dans le format des numéros de facture, à partir du moment où ils se suivent et sont continus. Vous pouvez tout simplement utiliser une suite séquentielle : 001, 002, 003, 004…
💡 Vous n’êtes pas obligé·e de commencer la numérotation à 1.
Le premier numéro de facture peut être n’importe lequel, tant que les suivants sont continus et chronologiques.
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Numérotation de facture avec un préfixe temporel
Il est fréquent d’inclure une notion de date dans la numérotation des factures, afin d’en faciliter le classement. Pour cela, vous pouvez suivre le modèle année-numéro ou année-mois-numéro. Ainsi, vos numéros de factures seront du type ou "2023-156" ou "2023-08-156". Vous pouvez faire repartir la numérotation à zéro au début de chaque période, mais ce n’est pas recommandé, afin de préserver la continuité de la numérotation.
Numérotation de facture avec un autre préfixe
Il est possible d’utiliser plusieurs séries de numérotation différentes :
si vous avez des activités distinctes ;
si vous avez plusieurs sites de facturation ;
si vous avez plusieurs catégories de client·es dont les règles de facturation sont différentes ;
si vous employez plusieurs systèmes d’émission de factures.
Dans ce cas, il est préférable d’utiliser des préfixes différents, afin d’être certain que 2 factures portant le même numéro ne puissent pas être produites. Les numéros de factures dans chaque série doivent rester dans tous les cas chronologiques et continus.
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Afin d’éviter toute erreur, lorsque vous émettez une facture avec Shine, le système vous propose automatiquement le numéro suivant celui de la facture précédente.
Numéroter ses factures comme un pro : en bref !
Pour ne prendre aucun risque en cas de contrôle et numéroter correctement vos factures, voici les principales règles à respecter :
les numéros doivent être uniques ;
les numéros doivent se suivre ;
il ne peut pas y avoir de saut dans la numérotation ;
le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages ;
un numéro de facture ne peut pas être attribué a posteriori ;
une facture ne peut pas être supprimée et son numéro réutilisé.
Pour aller plus loin, nous vous invitons à consulter notre guide complet pour créer une facture professionnelle !
Et pour vous épauler au mieux, Shine a développé des outils précieux (dont un outil de facturation en or).
