Comment créer une facture pro étape par étape ?

Publié le 16 mai 2023

par Pierre Ecuvillon

Mis à jour le 3 septembre

par Amandine Dujardin

5 min. de lecture

Publié par Pierre Ecuvillon

Relu par Amandine Dujardin

Mis à jour le 3 septembre

5 min

Aujourd'hui, la création des factures professionnelles des ETI et grandes entreprises doit obligatoirement passer par une plateforme agréée (PA) pour être validée par l'administration fiscale. Et les PME, TPE et micro-entreprises seront bientôt concernées par cette mesure (1er septembre 2027). Alors, autant apprendre à créer une facture pro et conforme dès maintenant !

Les mentions obligatoires en 2026

De nombreux éléments obligatoires à inclure sur une facture sont prévus par l'article 289 CGI :

• le numéro de la facture ;

• la date d'émission de la facture ;

• la date de vente / de la réalisation de la prestation ;

• votre identité et celle du client ou de la client·e ;

• le numéro du bon de commande (si existant) ;

• le numéro de TVA du client, le vôtre et les mentions de TVA requises ;

• la désignation et la quantité de produit(s) / service(s) ;

• le prix et son détail (HT / TTC) ;

• les informations de paiement ;

• la garantie légale de conformité pour les biens concernés ;

• la nature de l'opération ;

• l'option de la TVA sur les débits (le cas échéant).

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C'est parti !

Pourquoi un modèle Excel ne suffit plus ?

Un simple tableur Excel ne suffit plus, principalement à cause de la réforme de la facturation électronique qui est entré en vigueur le 1er septembre 2026.

Depuis cette date, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Et les ETI et grandes entreprises doivent émettre des factures dans un format électronique structuré (Factur-X, UBL ou CII) et transmises via une plateforme agréée ou une solution compatible.

Pour les PME, TPE et micro-entreprises, cette mesure entrera en vigueur le 1er septembre 2027 (cf. calendrier de la facturation électronique).

Concrètement, un doc Excel :

• ne génère pas de fichier structuré lisible par une machine (XML) ;

• n'est pas compatible avec une plateforme agréée (plateforme pensée pour pour transmettre et recevoir les factures électroniques) ;

• n'ajoute pas automatiquement les nouvelles mentions obligatoires (SIREN du client, adresse de livraison, nature de l'opération, option TVA sur les débits) ;

• ne sécurise pas la numérotation chronologique sans rupture ;

• ne garantit pas un archivage tracé et infalsifiable des factures.

La solution : créer ses factures directement dans un outil gratuit

Pour vous mettre en conformité avec la réforme sur la facture électronique et assurer la traçabilité de vos factures, le plus simple est d'avoir recours à un outil e-facturation gratuit.

Ce logiciel devra répondre à 3 critères :

1. Être une plateforme agréée (PA)

C'est le critère non négociable : seule une PA immatriculée par la DGFiP est habilitée à transmettre légalement vos factures à l'administration fiscale. Un simple logiciel de facturation « classique », même performant, n'a pas ce droit s'il n'est pas inscrit sur la liste officielle.

Vous pouvez aussi avoir recours à une solution compatible (SC) : il s'agit d'une plateforme qui n'a pas reçu l'agrément mais qui s'appuie sur une PA pour transmettre vos factures à l'administration. Autrement dit, il s'agit d'un intermédiaire.

2. Être gratuit

Plusieurs PA comme Shine proposent aujourd'hui un plan à 0 €, couvrant le socle légal complet (émission, réception, formats Factur-X). Attention toutefois : la gratuité cache parfois des limites (nombre de factures par mois, archivage optionnel payant, absence de compte professionnel intégré). L'archivage probant sur 10 ans, en particulier, doit être inclus dans l'offre gratuite et non vendu en supplément.

3. S'intégrer à vos outils métier

L'outil doit pouvoir dialoguer avec votre outil de comptabilité, votre cabinet d'expertise comptable et, le cas échéant, vos clients grands comptes qui utilisent parfois d'autres formats (UBL, CII) que le Factur-X. Une bonne compatibilité évite les ressaisies manuelles et les erreurs de transmission.

Créer une facture pro avec Shine en 2 minutes

Depuis votre outil de facturation Shine, vous pourrez éditer vos factures très facilement en insérant les articles commandés / prestations effectuées, leur quantité, le taux de TVA, etc.

Voici à quoi ressemble la création d'une facture pro sur Shine :

Vous pourrez enregistrer vos articles / prestations récurrent·es :

Ainsi que l'identité de vos client·es dans votre carnet d'adresses :

Enfin, vous pourrez programmer un rappel de paiement automatique pour chaque facture :

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C'est parti !

Bonus : votre facture est déjà conforme e-invoicing (format prêt 2027)

Inutile d'attendre la dernière minute pour mettre votre petite ou micro-entreprise en conformité. Chaque facture générée via Shine Facture respecte déjà les exigences de la réforme de facturation électronique.

Le fait de générer des e-factures avant l'heure vous permet de :

• vérifier que vous réussissez à créer une facture pro via une PA agréée ;

• être prêt·e le jour J ;

• prendre une longueur d'avance sur la concurrence ;

• éviter une migration en urgence.

Création d’une facture professionnelle : le récap’

Voici les points clés à retenir de cet article : 

1. une facture professionnelle doit contenir 12 mentions obligatoires en 2026 (comme la date de facturation, les coordonnées du prestataire et du client, le prix à l’unité et le total…) ; 

2. il est possible de créer une facture pro conforme en 2 minutes sans logiciel payant ;

3. un outil e-facturation gratuit peut vous permettre de recevoir, d'émettre des e-factures et de gérer votre e-reporting, même avant le 1er septembre 2027.

Vous pouvez aussi envoyer une facture d’acompte en amont de la mission et une facture de solde à la livraison (pour le restant dû). Cette méthode est judicieuse pour se prémunir des impayés, notamment lors d'une première collaboration et/ou pour de gros montants.

Pour aller plus loin, voici comment vous inscrire à une Plateforme Agréée en tant qu'auto-entrepreneur.

Envie de recevoir, de gérer et d'émettre vos e-factures avec Shine ? Bonne nouvelle : tous nos comptes pros incluent un outil de devis & e-facturation sans frais additionnels.