Indépendants : comment gérer les factures impayées ?

Écrit le mardi 22 septembre 2020 par Claire Fallou
Avec Shine, dites adieu aux lourdeurs bancaires et aux tracas administratifs et comptables.

La période de crise sanitaire que nous traversons actuellement génère un certain climat d’incertitude. Les doutes sur la durée du confinement et sur son impact économique global suscitent en particulier des interrogations chez les travailleurs.es indépendant.e.s. 

Le gouvernement a déclaré avoir conscience de ces inquiétudes, et souhaite y répondre. Pour vous permettre d’obtenir les informations utiles vous concernant, et de nous solliciter en cas de besoin, Shine a rédigé une page d’information pour les indépendant.e.s que nous mettons régulièrement à jour.

L’une des questions que vous nous posez est celle de la gestion des factures impayées. Si vous redoutez que l’un.e de vos client.e.s soit touché.e par la crise et ne puisse pas vous régler, ou s’il ne donne déjà plus signe de vie, pas de panique. Crise sanitaire ou pas, vos client.e.s sont légalement tenu.e.s de vous payer les services que vous leur avez rendus et facturés. 

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Quel que soit le contexte économique, votre client.e est tenu.e de régler votre prestation lorsqu’elle a été réalisée et facturée en bonne et due forme. En revanche, si la prestation n’a pas encore été livrée, votre client.e peut avoir le droit d’annuler le devis en invoquant la force majeure. 

Pour plus d’information à ce sujet, consultez nos conseils pour adapter relation client pendant la crise du coronavirus.

En cas de retard de paiement, il existe plusieurs solutions pour faire valoir vos droits. Voici un petit guide des étapes à suivre, de la procédure amiable au recours judiciaire. 

Shine vous protège contre les impayés !

Les titulaires d'un compte Shine bénéficient d'une assurance facture, proposée en partenariat avec Hokodo, qui comprend une procédure de recouvrement à l'amiable et prévoit une indemnisation à hauteur de 90% de la facture si le client est insolvable. Pour en savoir plus, consultez notre article !

En amont de cette procédure, Shine peut aussi vous faciliter les premières démarches de relance amiable avec un outil de de rappel automatique. Vous pouvez désormais planifier des relances automatiques que nous enverrons à votre client quand il dépasse la date d'échéance de votre facture. Pour en savoir plus, consultez le guide d'utilisation de l'outil !

Vous trouverez également, plus bas, une liste de bonnes pratiques à mettre en place dans vos prochaines factures et vos nouvelles relations clients 🔍.

Réagir aux impayés : vos recours

La procédure amiable : relance et mise en demeure

Votre dernière facture est restée sans réponse et le délai de règlement est dépassé. Vous commencez à vous inquiéter. Que faire ? 

Rappelons que, dès que votre client.e dépasse le délai de paiement indiqué dans votre facture, il vous est redevable des pénalités de retard, mais aussi d’une indemnité forfaitaire de 40€ (sauf s’il s’agit d’un particulier), si vous avez mentionné ces coûts additionnels dans le devis ou la facture. 

Si vous avez envoyé une facture en omettant de mentionner les pénalités de retard, le client n'est malheureusement pas tenu de vous les régler, même s'il y a un retard de paiement. Mais il vous doit quand même le paiement du bien ou service vendu (évidemment) !

La première étape consiste à procéder aux relances amiable. Il est possible que votre client.e ait tout simplement oublié de faire le virement, ou que la crise sanitaire ait bousculé ses priorités. Un e-mail amical peut suffire à lui rafraîchir la mémoire. 

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Besoin d'aide pour rédiger votre mail de relance ? Voici un modèle de relance amiable dont vous pouvez vous inspirer !

Si les relances cordiales sont restées sans réponse, il est temps de muscler un peu l’approche. C’est l’heure de la mise en demeure. Il s’agit d’un courrier dans lequel vous demandez à votre interlocuteur de respecter ses engagements auprès de vous, et ce dans un certain délai. 

Ce courrier n’a pas besoin d’être rédigé par un avocat : vous pouvez l’écrire vous-même. En revanche, il doit être daté, porter la mention “mise en demeure”, et indiquer clairement la date butoir d’exécution. Attention, le nouveau délai de règlement doit être raisonnable. Plutôt que d’exiger un paiement dans les deux jours (ce qui a peu de chance d’aboutir), préférez accorder une ou deux semaines supplémentaires. Là aussi, choisissez la finesse et la concertation pour ne pas nuire à votre relation client !

Pour être valide, le courrier de mise en demeure doit être envoyé en recommandé avec accusé de réception

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Pour vous aider dans cette démarche délicate, vous pouvez vous inspirer de notre modèle de lettre de mise en demeure pour facture impayée.

La voie judiciaire

Le délai de mise en demeure a expiré et vous êtes toujours sans nouvelle. Il est donc temps de faire appel aux tribunaux et d’enclencher le recouvrement judiciaire. Attention, vous ne pouvez pas passer à cette étape sans avoir d’abord cherché une résolution amiable

A noter que les tribunaux sont actuellement fermés. Votre demande sera toutefois toujours valable, sans caducité, à leur réouverture.  

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En cas de litige avec un client professionnel, et avant de vous engager dans la voie judiciaire, vous pourrez recourir au Médiateur des Entreprises. Il s’agit d’un service proposé par le Ministère de l’Economie et des Finances pour arbitrer les désaccords entre professionnels. C’est gratuit, et la demande d’intervention se fait en ligne ici : https://www.economie.gouv.fr/mediateur-des-entreprises

Le recouvrement judiciaire prend trois formes : l’injonction de payer, le référé provision, et l’assignation en paiement. Si la créance concernée est inférieure à 4 000€, vous pouvez également utiliser le recouvrement simplifié. 

Le recouvrement simplifié pour les créances inférieures à 4 000€

Cette procédure s’appuie sur l’intervention d’un huissier de justice. Vous pouvez saisir en ligne votre demande sur Credicys, la plateforme dédiée. A réception, un huissier envoie un courrier recommandé à votre débiteur pour lancer la procédure de paiement.

Cette option coûte 14,92€ lors du dépôt de dossier sur Credicys + une part de la somme recouvrée. Si les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire ne compensent pas les frais engagés, vous pouvez demander une indemnisation supplémentaire au débiteur (si c’est un professionnel et non un particulier), en le justifiant. 

L’injonction de payer 

Il s’agit de demander au tribunal de commerce de vous aider à obtenir le recouvrement de la créance impayée. 

Il vous faut alors remplir une demande en ligne sur Infogreffe (pour un coût de 35,21€) ou envoyer le formulaire Cerfa n° 1294601 au tribunal compétent. Si vous optez pour l’envoi papier, et si la créance concernée dépasse 10 000€, l’envoi du formulaire doit être fait par un avocat. 

La demande doit être accompagnée de toutes les pièces qui permettent de prouver le bien-fondé de votre demande (les échanges par e-mail, le devis, la facture concernée, etc). D’où l’intérêt de garder un maximum de traces écrites de vos échanges avec le client !

Après examen du dossier, le juge délivre une ordonnance d’injonction de payer. Il vous appartient de transmettre ce document au débiteur, via un huissier de justice, au moyen d'une copie certifiée conforme de la requête et de l'ordonnance. 

Ici aussi, si les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire ne compensent pas les frais engagés et que votre client est un professionnel, vous pouvez demander une indemnisation supplémentaire, en le justifiant. 

Le référé provision et l’assignation en paiement

Le référé provision vous permet d’obtenir rapidement le paiement de la créance (moins de quinze jours) si le tribunal estime que votre droit est incontestable. Il faudra dans ce cas fournir toutes les pièces prouvant votre droit au paiement. Votre client.e peut toutefois se défendre et exposer ses arguments, ce qui n’est pas le cas dans l’injonction de payer.  

L’assignation en paiement est un acte rédigé par un huissier qui oblige votre client.e à comparaître, à une date fixée au préalable, devant le tribunal compétent. La charge de la preuve vous appartient, et votre client.e a le droit de se défendre. 

⏩ Le recouvrement des impayés peut parfois s’avérer complexe. Pour gagner du temps, vous pouvez faire appel à une société juridique spécialisée dans le recouvrement amiable ou judiciaire. Nous n'en avons testé aucune, mais Legalstart a été recommandé par la communauté Shine ! N’hésitez pas à vous renseigner avant de prendre votre décision.

Bien sûr, nous espérons surtout que vous n’aurez jamais besoin de faire appel à leurs services, et nous vous souhaitons un très bon courage dans cette période heurtée 💪. 

La facturation : les bonne pratiques

Quels éléments mentionner dans vos factures ? 

Pour être juridiquement valide, une facture doit comprendre un certain nombre d'éléments demandés par le code du commerce. Cela inclut notamment :

✔️  La mention “Facture”, hé oui ! 

✔️  Un numéro de facture. A noter que vos factures doivent obligatoirement être numérotées dans l’ordre croissant, et sans omission de chiffre. Pour plus de lisibilité, vous pouvez commencer cette numérotation par un préfixe (par exemple : Facture 2020-XXX).

✔️  Votre nom, nom commercial, adresse, numéro SIRET, et ceux de votre client

✔️  Le détail des prestations et le montant de chacune

✔️  Les mentions spécifiques à la TVA. Si vous n’êtes pas redevable, annoncez-le ainsi : “TVA non-applicable, article 293B du CGI”.

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Pour plus de détails, consultez notre article sur les bonnes pratiques de la facturation pour les entrepreneurs !

La facture doit également préciser le délai de paiement attendu, ainsi que les pénalités à régler par le client en cas de retard. Depuis le 1er juillet 2019, ces pénalités doivent être au minimum de 2,61% + 40€ de montant forfaitaire qui vous sont dus dès le premier jour de retard de paiement

Pour bien transmettre cette information à votre client.e, ajoutez dans votre facture la mention : “En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€, en plus des pénalités”. 

Attention : si ces pénalités ne sont pas indiquées dans la facture, ou n’étaient pas mentionnées dans l’éventuel devis, votre client.e ne vous en est pas redevable. Et tout manquement dans la mention des Conditions Générales de Vente (délai de paiement, pénalités, conditions de TVA) peut vous rendre passible d’une amende assez salée. 

Quand et comment envoyer votre facture?

Vous devez transmettre la facture à votre client.e au plus tard le jour de la livraison du produit ou le dernier jour de l’exécution du service. Un retard de 15 jours est toutefois toléré.

Concernant le mode d’envoi, bonne nouvelle : depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises sont tenues d’accepter les factures électroniques. Vous pouvez cependant encore opter pour la version papier si vous le souhaitez. Dans ce cas, il faudra imprimer deux exemplaires : le premier pour votre client.e et le second pour vos archives.

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Que vos factures soient électroniques ou physiques, elles doivent être conservées pendant au moins 10 ans. En effet, les autorités fiscales peuvent remonter 10 ans en arrière pendant un contrôle.

Enfin, sachez que vous pouvez utiliser Word pour créer vos factures, mais que vous devez envoyer un document que votre client.e ne peut pas modifier (un PDF, par exemple). Il existe aussi des logiciels très bien pensés qui vous facilitent la création et l’envoi de ces documents. 

Avec Shine, vous pouvez créer vos devis et factures en quelques clics et les envoyer à votre client.e, et vous faire payer directement sur votre compte Shine, par carte ou par virement.

Mieux vaut prévenir que guérir : créer de bonnes conditions en amont pour éviter les impayés

Connaître votre client

Commençons par l’évidence : le mieux est d’éviter les situations d’impayé. Il existe quelques bonnes pratiques à mettre en place en amont de chaque mission pour créer un climat de confiance. Une règle d’or à respecter : il est essentiel de bien connaître ses client.e.s, et de fixer clairement le cadre de la collaboration, avant de commencer à travailler.

Bien sûr, quand on est entrepreneur·se, en particulier quand on débute, on a envie de faire grandir son chiffre d’affaires et de relever de nouveaux défis. Mais la prudence est de mise. Etes-vous sûr·e que votre client.e soit fiable ? 

Voici une petite checklist à suivre rapidement lors des premiers jours de la relation client : 

✅  Une recherche Google n’a rien révélé d’alarmant : le site est clean, la page LinkedIn est professionnelle, personne n’a pris la plume pour dénoncer de malversations. 

✅  Vous avez rencontré votre client ou un.e de ses employé.e.s, et ils vous ont paru tout à fait fréquentables : ils sont clairs sur leurs besoins, carrés sur leur business, et capables de parler d’argent sans fixer leurs chaussures. 

✅ Lors de vos échanges par mail ou par téléphone, ils vous répondent dans des délais convenables. C’est encore mieux si leurs réponses sont d’emblée lumineuses et pertinentes… mais personne n’est parfait 😀. 

Cadrer et communiquer vos conditions de travail et de paiement

Une fois toutes ces cases cochées, vous pouvez passer à l’étape suivante : fixer avec précision le contenu et les conditions d’exécution de la mission, y compris le tarif de la prestation et les délais de facturation. 

Cela comprend notamment les points suivants : 

➡️  Quels sont les livrables attendus, et que comportent-ils ? 

➡️  Sous quels délais devez-vous les fournir ? 

➡️  Quel est le tarif de chaque livrable, ou de la prestation globale ? 

➡️  Quel volume de modifications acceptez-vous de faire après l’envoi de la première version ? 

➡️  Quelle sera la date de facturation ? Et le délai de paiement ? Quid des pénalités de retard ? 

Si vous avez l’habitude de réaliser des devis pour vos client.e.s, vous pouvez y intégrer toutes ces informations. Lorsque le client signe le document, il atteste avoir bien pris acte de toutes ces conditions. 

Shine vous permet de créer et envoyer vos devis en quelques minutes, et de les convertir en facture très simplement une fois qu'ils sont acceptés !

Si vous ne faites pas de devis formalisé, il est utile de rédiger au moins un e-mail de récapitulation des modalités de la mission avant de vous lancer. Vous pouvez aussi vérifier par téléphone si le client a tout compris et accepte vos conditions. 

🔎

Tou.te.s les prestataires de service ne sont pas tenu.e.s de rédiger un devis. Ce document n’est obligatoire que dans les secteurs de la construction, du dépannage, du déménagement, des assurances, des pompes funèbres, ainsi que dans le cas d'honoraires médicaux dépassant certains seuils.

Quoi qu’il en soit, le devis peut être une bonne pratique à mettre en place pour s’assurer d’une bonne compréhension mutuelle avec votre client.e. Il peut notamment comporter les éléments suivants : 

  • la description de la prestation à réaliser

  • le calendrier de travail estimé

  • le prix de la prestation et des éventuels frais additionnels

  • les conditions de règlement et l'intégralité des Conditions Générales de Vente, dont les pénalités de retard auxquelles le clients doit s'attendre.

Bien sûr, le fait de demander un devis n'est pas engageant pour votre client. En revanche, une fois le devis signé par votre client.e, ce document fait office de contrat. Le plus efficace consiste à à l’inviter à le signer en ajoutant une mention du type "je déclare avoir pris connaissance et accepté les termes et les conditions générales de vente".

Avec cela, vous devriez déjà être bien armé pour vous préserver des impayés et bien faire valoir votre cas lors des litiges. N’hésitez pas à nous poser vos questions si besoin !

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