Facturation : les règles et bonnes pratiques à connaître

Écrit le jeudi 11 juin 2020 par Claire Fallou
Avec Shine, dites adieu aux lourdeurs bancaires et aux tracas administratifs et comptables.

Que vous soyez indépendant.e ou chef.fe d’entreprise, la facturation est une étape-clé pour votre activité. Elle matérialise votre droit au paiement et indique à votre client les conditions dans lesquelles celui-ci doit être effectué. 

C’est aussi un exercice juridiquement très encadré : pour être valide, et recevable devant les tribunaux en cas de litige, une facture doit respecter certaines règles de fond et de forme. Ces règles sont les mêmes pour la plupart des formes juridiques, avec quelques exceptions pour les micro-entreprises. 

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Vous êtes autoentrepreneur? Pour plus de détails sur les bonnes pratiques de facturation en micro-entreprise, consultez notre article dédié.

Afin de vous aider à produire des factures en béton, nous avons rédigé un récapitulatif des règles et bonnes pratiques à suivre. 

Voici en outre deux modèles de factures à télécharger :

Attention, ces modèles sont donnés à titre indicatif et doivent bien entendus être adaptés à vos besoins et aux règles qui vous concernent !

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Chez Shine, nous vous facilitons la vie avec un outil de facturation léger et intuitif qui vous permet d’envoyer vos factures directement depuis l’application… Nous nous occupons aussi de relancer automatiquement vos clients et de vous protéger contre les impayés

Les règles d’or à suivre pour une facture irréprochable

Est-il obligatoire de faire une facture ? 

La réponse est oui, avec une petite nuance concernant la prestation de service à des particuliers.   

Dans le cas d’une vente de produit ou de service à un client professionnel, ou d’une vente à distance à un client particulier, il est obligatoire d’établir une facture et de l’envoyer au client. Cela permet de garder une trace comptable et une preuve juridique de la transaction. Votre client n’est pas tenu de vous régler tant qu’il n’a pas reçu de facture. 

Dans le cas d’une prestation de service à un client particulier, vous êtes tenu.e d’établir une facture si le client en fait la demande et/ ou si le montant de la transaction dépasse 25€ TTC. Dans ce contexte, la facture s’appelle aussi une “note”.

La facture n’est pas obligatoire dans le cas d’une vente de produit à un particulier (sauf pour les ventes à distance) ou d’une prestation de service pour un montant inférieur à 25€ TTC. Toutefois, si votre client vous demande une facture, vous êtes toujours tenu.e de la lui fournir. 

Quel outil utiliser pour établir une facture ? 

Il y a quelques années, les pouvoirs publics ont envisagé d’imposer aux entreprises l’usage d’un logiciel de facturation certifié. Ce projet ayant été abandonné, les entreprises n’ont à ce jour aucune obligation en la matière. Vous pouvez donc simplement établir vos factures sous Word. 

Toutefois, si vous prévoyez de transmettre une facture à votre client sous format électronique, vous devez être capable d’en garantir l’intégrité : le client ne doit pas être en mesure de la modifier. Vous devez donc enregistrer le document en PDF (ou tout autre format interdisant les retouches) avant de l'envoyer.

Bien qu’il n’y ait pas d’obligation concernant les logiciels de facturation, il en existe concernant les logiciels de caisse

Si votre entreprise est assujettie à la TVA et réalise des opérations commerciales avec des particuliers, vous êtes tenu.e d’utiliser un logiciel de caisse certifié qui satisfasse aux conditions légales d'inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. L’administration fiscale est en droit de vous punir si vous manquez à cette obligation.  

Que mentionner dans une facture ou dans une note ? 

La facture classique

Une facture doit contenir un certain nombre d’éléments pour être parfaitement valide. En voici la liste.

✅ La mention “Facture”. C’est évident, mais c’est obligatoire ! 

✅ La date d’émission

✅ La date de la vente du bien ou de la fin d’exécution de la prestation de service

✅ Le numéro unique de la facture, selon les règles établies dans votre entreprise (cf plus bas)

✅ Les éléments d’identification de votre entreprise : 

  • raison sociale (ou votre nom en cas d’entreprise individuelle)

  • numéro SIRET

  • numéro RCS (pour les commerçants) ou Répertoire des métiers (pour les artisans)

  • numéro de TVA, si vous êtes redevable

  • adresse légale

  • statut juridique (SA, SAS, EURL, SARL, SNC) et montant du capital social

✅ Les éléments d’identification du client : 

  • raison sociale (pour une entreprise) ou nom (pour un particulier ou une entreprise individuelle)

  • adresse du siège social pour une entreprise, ou du domicile pour un particulier (sauf opposition de la part du particulier)

  • adresse de facturation, si différente de celle du siège social

  • numéro de TVA, si le client est redevable

✅ Le numéro de bon de commande, si applicable

✅ Les éléments essentiels de la prestation : 

  • pour une vente de produit : nature, marque, référence, quantité, prix unitaire HT, prix total HT 

  • pour une prestation de service : détail et prix des matériaux fournis, détail du volume horaire de main d’œuvre, prix unitaire HT du volume horaire, prix total HT

  • majoration éventuelle : prix d’emballage, prix de livraison…

  • ristournes éventuelles

  • Total HT et TTC de la facture

✅ Les éléments concernant la TVA : 

  • le taux légale applicable

  • la mention “TVA non applicable” le cas échéant ; pour les auto-entrepreneurs, ajouter la mention “article 293 B du CGI”

✅Les conditions générales de règlement : 

  • date à laquelle le paiement doit intervenir

  • taux des pénalités de retard 

  • mention du montant forfaitaire légal de 40€ de pénalité applicable dès le premier jour de retard

L’entreprise qui ne respecte pas ces obligations est passible d’une amende fixée à 15€ par élément manquant ou inexact et plafonnée à 25% du montant total de la facture. 

Vous pouvez ajouter d’autres informations (comme le RIB du compte bancaire sur lequel effectuer le paiement, par exemple) mais ce n’est pas obligatoire.  

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Un auto-entrepreneur peut être assujetti à la TVA : cela dépend de son chiffre d’affaires. Consultez notre article dédié pour en savoir plus ! 

La note de prestation de service

Toute prestation de service vendue à un particulier pour une somme supérieure ou égale à 25€ TTC doit faire l’objet d’une note. 

Les éléments qu’il faut obligatoirement mentionner dans ce document sont les suivants :

✅ La date d’émission de la note

✅ Le nom de l’entreprise (raison sociale ou nom de l’entrepreneur individuel) et son adresse légale

✅ Le numéro SIRET de l’entreprise

✅ Le numéro RCS (pour les commerçants) ou le numéro Répertoire des métiers (pour les artisans)

✅ Le nom du client, sauf s’il s’y oppose

✅ La ou les dates et lieux de l’exécution de la prestation

✅ Les éléments essentiels de la prestation : le détail des services, des prix unitaires HT, des quantités fournie, le prix total HT et TTC. A noter que ce descriptif peut être succinct s’il a déjà été présenté dans un devis accepté par le client et conforme à la prestation réalisée. 

✅ Le prix total TTC. 

Le prestataire de service s’expose à une amende en cas d’éléments manquants, à hauteur de 3000€ pour une personne physique et 15000€ pour une personne morale. 

La facture d’acompte

Vous pouvez être amené.e à demander à votre client de vous verser une partie du prix d’une vente avant la livraison complète du bien ou l'exécution du service. Vous devez dans ce cas établir une facture d’acompte. 

La facture d’acompte doit comporter les mêmes éléments qu’une facture classique (cf ci-dessus) : identification de l’acheteur et du vendeur, date d’émission, numéro de facture, détail de la vente, etc. Le vendeur peut toutefois omettre de mentionner les éléments qu’il ne connaît pas encore à la date d’émission de la facture d’acompte. La facture finale doit bien entendu mentionner les factures d’acompte et déduire leur montant du prix total de la vente. 

L’art et la manière d’envoyer une facture

Quand faut-il envoyer une facture ? 

En règle générale, vous devez envoyer votre facture dès que le bien a été livré ou que la prestation de service a été complètement réalisée. 

Vous pouvez toutefois différer l’émission s’il est prévu que vous fassiez plusieurs ventes distinctes à un même client. Dans ce cas, vous pouvez attendre et réunir l’ensemble de vos ventes dans une seule facture ; vous devez toutefois envoyer celle-ci dans un délai maximum d’un mois après la fin de la première vente.

Envoi papier ou envoi électronique ?  

Vous pouvez choisir l’option qui vous convient. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises sont en effet tenues d’accepter les factures électroniques : vous n’avez plus à demander à votre client l’utilisation de dématérialiser le document. 

En revanche, vous devez être en mesure de garantir l’intégrité de la facture électronique : il faut donc l’envoyer sous un format qui interdit les modifications par le client (donc préférer le PDF au Word, pas exemple).  

En cas d’envoi papier, vous devez établir deux exemplaires : l’un est envoyé au destinataire et l’autre est à conserver dans vos archives.  

Les bonnes pratiques de numérotation et de conservation

Les règles de la numérotation

Toute facture doit comporter un numéro qui lui est unique. Pour être correct, le système de numérotation doit s’appuyer sur une suite numérique continue et sans rupture : Facture n°12, puis Facture n°13, Facture n° 14, etc... Le but étant que l’administration fiscale puisse s’assurer qu’elle dispose bien de l’intégralité de vos factures lors d’un contrôle. 

Pour faciliter votre classement, vous pouvez commencer le numéro de facture par un préfixe qui donne des indications sur le mois ou l’année de facturation : par exemple 2020-01-01 pour la première facture de l’année, émise en janvier, puis 2020-02-01 pour la première facture de février, etc. Libre à vous de choisir le système qui vous convient... tant que vous respectez la règle de la série numérique continue et que vous ne changez pas de format.

Les factures d’acompte doivent être numérotée comme les autres, et non pas selon un système distinct. 

Le délai de conservation

La législation fiscale vous impose de conserver une facture au moins six ans à compter de son émission. De son côté, le Code du commerce impose aux entreprises de les conserver au moins dix ans après la clôture de l’exercice concerné. Face à ces différentes échelles de temps, nous vous conseillons bien sûr de choisir la plus longue et de mettre de côté vos facture pendant au moins une décennie

Toute facture électronique doit être conservée au moins trois ans sous forme digitale. Passé ce délai, l’entreprise peut l’archiver sous forme numérique ou en version papier, au choix. 

La gestion des factures impayées

Il peut arriver qu’un client tarde à vous régler votre dû. Si votre facture respecte bien les règles de rédaction et d’émission, vous serez armé.e pour faire valoir vos droits et obtenir votre paiement. Pour en savoir plus sur la gestion des impayés, consultez notre article dédié

Shine a mis en place des fonctionnalités qui vous permettent de facturer facilement et sereinement : un outil de relance automatique de votre client, et une assurance contre les impayés. Et s’il vous reste des questions, n’hésitez pas à solliciter la Shine Community

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