Comment annuler une facture déjà transmise ?
Vous avez transmis une facture qui comporte des erreurs ou qui ne correspond pas à la prestation réalisée ? La loi interdit la modification ou la suppression d’une facture. Cependant, il reste possible de traiter le problème au niveau de la comptabilité. Notre guide vous détaille les règles à respecter dans différents cas de figure !
Pourquoi annuler une facture ?
Erreur sur la facture
Voici les erreurs qui peuvent vous contraindre à annuler une facture :
une date erronée ;
une mauvaise description du produit ou service ;
un montant total incorrect.
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Une faute de frappe ou d’orthographe ne justifie pas l’annulation d’une facture. Sauf si la faute en question nuit à la compréhension d’un élément précis.
Oubli d’une remise
L’oubli d’une remise sur une facture peut être mal vu par votre client·e et nuire à la relation commerciale. Dans une telle situation, il est conseillé d’annuler la facture.
Oubli d’une mention obligatoire
Pour être valide, une facture doit inclure un certain nombre de mentions obligatoires. Afin d’éviter un litige ou une facture impayée, il est prudent d’annuler la facture en cas d’oubli d’un ou plusieurs des éléments suivants :
le numéro SIRET ;
le lieu d’émission ;
la date ;
le nom de votre client·e ;
un détail précis des produits ou services vendus.
Attention : si ces informations sont incorrectes (exemple : si un ancien numéro SIRET est renseigné), celles-ci peuvent rendre la facture caduque. Il faudra donc éditer une facture rectificative.
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Il est possible d’annuler une facture jusqu’à 3 ans après sa date d’émission.
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Comment annuler une facture déjà payée ?
Il n’est pas possible d’annuler une facture déjà acquittée. En revanche, l’erreur peut être rattrapée grâce à la création d’une facture d’avoir.
La facture d'avoir, également appelée note de crédit ou note d'avoir, est une facture dont le montant est négatif. Ce document doit reprendre les éléments d’une facture traditionnelle et mentionner la facture erronée.
Nous prenons l’exemple d’une facture initiale de 500 €. Vous réalisez après coup que vous auriez dû facturer seulement 450 €, mais votre client·e a déjà payé. Vous pouvez donc éditer une facture d’avoir de -50 € pour corriger l'erreur.
Cette facture doit avoir son propre numéro, distinct de celui de la facture originale, tout en lui faisant référence. Cela permet d’éviter tout désagrément en cas de contrôle fiscal.
Comment annuler une facture non payée ?
Lorsqu'une facture comporte une erreur mais n'a pas encore été payée par votre client·e, le processus est différent. Dans ce cas, vous avez la possibilité d'émettre une facture rectificative.
Cette facture doit respecter les principes suivants :
disposer d’un numéro distinct, tout en respectant le principe de la numérotation chronologique ;
mentionner la rectification des erreurs présentes dans la facture originale ;
reprendre les autres mentions obligatoires que l’on retrouve dans une facture traditionnelle.
Une fois que vous avez préparé votre facture rectificative avec soin, vous pouvez la remettre à votre client·e. Pour une communication optimale, vous pouvez contacter votre client·e par téléphone afin de lui expliquer l’erreur et lui notifier l’envoi de la facture rectificative.
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Annuler une facture déjà transmise : le mémo
Vous connaissez maintenant les différentes règles à appliquer pour rattraper les erreurs présentes dans une facture déjà transmise :
différencier les erreurs minimes de celles justifiant la création d’une facture rectificative ou d’avoir ;
créer une facture d’avoir en cas de facture déjà acquittée par votre client·e ;
créer une facture rectificative en cas de facture non payée.
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