Que choisir entre un outil de facturation et un tableur Excel ?
Vous venez de suivre les étapes pour créer votre entreprise pas à pas ? Mais vous voilà confronté à un dilemme : utiliser un outil de facturation ou un tableur Excel. Même si de nombreux entrepreneur·ses s’appuient sur des solutions familières comme les tableurs Excel pour gérer leurs factures, les outils de facturation tirent leur épingle du jeu pour de nombreuses raisons. Zoom sur ces différentes options ! 🔎
Quels sont les avantages d’un outil de facturation ?
Un outil de facturation permet de sauvegarder et de créer des factures ainsi que d’autres documents, comme des devis et des factures d’avoir. Cette solution dématérialisée facilite l'automatisation du processus de facturation et simplifie la gestion de vos activités.
Ce type d’outil vous permet de détecter en un coup d'œil les factures impayées et la situation financière de votre entreprise. Certains logiciels envoient même des relances automatiques aux client·es en retard.
Enfin, un outil de facturation :
limite le risque d’erreurs comme des doublons dans le numéro de facture ou de TVA ;
est adapté à tous les secteurs d’activité et conforme aux normes ;
facilite les tâches administratives ;
permet de réduire l'utilisation de papier et le coût d'envoi des factures ;
représente un gain d’argent et d’efficacité évident.
Bref, c’est un gage de professionnalisme !
Pour choisir un outil de facturation adapté aux besoins de son entreprise, il est important de prendre en compte différents facteurs comme la taille de la société et son budget.
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Pour aller plus loin, voici un guide complet sur la numérotation des factures.
Je découvre l'outil de facturation Shine avec TVA
Quels sont les avantages d’un tableau Excel pour facturer ?
Développé par Microsoft, Excel est un logiciel de tableur qui permet d’analyser et d’explorer des données. De nombreuses entreprises et institutions l’utilisent, par exemple pour planifier des projets ou créer des graphiques ! 📊
Cet outil est également utilisé pour gérer la facturation de certaines entreprises. Cependant, il présente des limites significatives pour la gestion complète d'une activité.
Excel est un outil axé sur le traitement de données. Il n'est pas prévu pour des tâches liées à la facturation d'entreprise. Cela peut engendrer des erreurs et des inefficacités au sein du processus de facturation.
Il ne dispose pas de mécanisme automatisé pour le suivi des factures, ni de système d'alerte en cas de retard de paiement. Cette absence peut engendrer des problèmes de trésorerie et des erreurs administratives qui, à leur tour, peuvent avoir des répercussions financières significatives pour l'entreprise.
Il ne peut pas non plus permettre une collaboration efficace entre les différents départements d’une entreprise.
Si vous êtes amené·e à générer un grand nombre de factures, la perte de temps occasionnée est loin d'être insignifiante. Ce temps pourrait être utilisé de manière plus bénéfique, par exemple, pour des tâches liées à la croissance de l’entreprise.
Les évolutions législatives à venir
Dans les années à venir, la facturation électronique va se généraliser pour les entreprises assujetties à la TVA. Les entreprises vont devoir être en mesure de générer et de recevoir des factures électroniques.
Les délais initialement prévus ont été reportés et seront définis dans la loi de finances pour 2024.
Une facture électronique désigne une facture :
qui est créée, envoyée et reçue sous une forme numérique ;
qui contient obligatoirement un socle minimum de données présentées de manière structurée.
Cela la distingue des factures traditionnelles imprimées sur papier ou des fichiers PDF classiques. En effet, il faut bien faire la distinction entre facture dématérialisée et facture électronique. Contrairement à la facture dématérialisée, la facture électronique contient un fichier informatique crypté dans un format bien précis.
Il ne sera donc bientôt plus possible d’envoyer des factures dématérialisées en format PDF par courrier électronique.
Bien que ces méthodes soient encore largement utilisées, elles ne répondront plus aux normes exigées par la Direction générale des finances publiques.
Les entreprises auront 2 options :
utiliser un logiciel de facturation qui crée automatiquement et rapidement des factures électroniques ;
transformer les factures Excel en format hybride pour qu’elles soient conformes et obtenir le format requis.
En cas de non-respect de ces obligations, des amendes dissuasives seront attribuées.
Nos ressources pour vous aider dans votre quotidien d'entrepreneur·e.
Vrai outil de facturation VS tableur Excel : le recap’
Voici les éléments à prendre en compte pour choisir entre un outil de facturation et un tableur Excel :
l’outil de facturation limite les erreurs et accélère le processus de facturation ;
le tableau Excel n’est pas initialement conçu pour gérer la facturation d’une entreprise et peut faire perdre du temps à l’entrepreneur·se ;
l’outil de facturation garantit la conformité à la loi des documents ;
des évolutions législatives sont à venir (la facturation électronique va devenir peu à peu obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA) ;
l’utilisation du tableau Excel va de plus en plus compliquer la tâche des entrepreneur·ses.
Pour en savoir plus, voici un guide sur le fonctionnement de la e-facturation.
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