Que choisir entre un outil de facturation et un tableur Excel ?
Publié le 21 août 2023
par Anais Robin
Mis à jour le 15 octobre
4 min. de lecture
Publié par Anais Robin
Relu par Amandine Dujardin
Mis à jour le 15 octobre
4 min
Vous voilà face à un dilemme : continuer à créer vos factures sur votre tableur Excel ou passer à un outil de facturation. Avant toute chose, sachez que l'utilisation d'Excel pour éditer ses factures est interdite par la RFE si vous gérez une grande entreprise ou une ETI. Et cette interdiction s'étendra aux micro-entreprises, TPE et PME à partir de septembre 2027. Quant à la réception d'e-factures, elle est déjà obligatoire pour toutes les entreprises. Alors même si l'émission ne vous concerne pas, il peut être plus judicieux d'opter pour un outil de facturation dès maintenant afin de tout faire au même endroit.
Vrai outil de facturation vs Excel : que choisir ?
Excel ou outil de facturation ?
Avantages ✅ | Inconvénients ❌ | |
|---|---|---|
Excel | - Gratuit | - Incompatible avec la facturation électronique |
Outil de facturation | - Adapté à tous les secteurs | - Peut représenter un coût (mais il existe des outils gratuits comme Shine Facture !) |
Je découvre l'outil de facturation Shine avec TVA
Peut-on utiliser Excel pour faire des factures ?
Développé par Microsoft, Excel est un logiciel de tableur qui permet d’analyser et d’explorer des données. De nombreuses entreprises et institutions l’utilisent, par exemple pour planifier des projets ou créer des graphiques ! 📊
Cet outil est également parfois utilisé pour gérer la facturation de certaines entreprises. Cependant, il présente des limites significatives pour la gestion complète d'une activité.
Excel est un outil axé sur le traitement de données. Il n'est pas prévu pour des tâches liées à la facturation d'entreprise. Cela peut engendrer des erreurs et des inefficacités au sein du processus de facturation.
Il ne dispose pas de mécanisme automatisé pour le suivi des factures, ni de système d'alerte en cas de retard de paiement. Cette absence peut engendrer des problèmes de trésorerie et des erreurs administratives qui, à leur tour, peuvent avoir des répercussions financières significatives pour l'entreprise.
Il ne peut pas non plus permettre une collaboration efficace entre les différents départements d’une entreprise.
Peut-on encore envoyer des factures Excel avec la facturation électronique ?
La réponse courte : non, ce n'est plus possible. Pour les grandes entreprises et ETI, les factures doivent déjà transiter par une plateforme agréée ou une solution compatible. Cette obligation s'appliquera aux TPE, PME, micro-entreprises et EI à compter du 1er septembre 2027. Dans certains cas, Excel reste néanmoins possible.
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Une facture électronique n'est pas un simple PDF envoyé par mail.
Elle désigne une facture :
qui est créée, envoyée et reçue sous une forme numérique via une plateforme agréée (comme celle de Shine) ;
qui contient obligatoirement un socle minimum de données présentées de manière structurée.
Il faut donc bien faire la distinction entre facture dématérialisée et facture électronique. Contrairement à la facture dématérialisée, la facture électronique contient un fichier informatique crypté dans un format bien précis.
💡 Quand utiliser Excel après la réforme de la facturation électronique ?
Vous pouvez utiliser Excel pour faire des devis, éditer des bons de commande ou facturer un particulier. Les factures à des particuliers (B2C) restent en effet possibles car il n'existe une d'obligation d'émission de factures électroniques qu'entre professionnels assujettis à la TVA.
Le calendrier de mise en place de la facturation électronique
Le calendrier de la réforme de la facturation électronique est désormais certain. Voici les échéances concernant la e-facturation :
depuis le 1er septembre 2026, vous devez pouvoir recevoir des e-factures de vos client·es ou partenaires ;
depuis le 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent systématiquement émettre des factures électroniques et/ou effectuer un e-reporting ;
au 1er septembre 2027, ce sera au tour des petites et moyennes entreprises (y compris les micro-entreprises) d'émettre des e-factures et/ou d'effectuer un e-reporting.
Nos ressources pour vous aider dans votre quotidien d'entrepreneur·e.
L'alternative à Excel : zoom sur les avantages d’un outil de facturation
Fonctionnalités utiles
Un outil de facturation permet de sauvegarder et de créer des factures ainsi que d’autres documents, comme des devis et des factures d’avoir. Cette solution dématérialisée facilite l'automatisation du processus de facturation et simplifie la gestion de vos activités.
Elle vous permet de détecter en un clin d'œil les factures impayées et la situation financière de votre entreprise. Certains logiciels envoient même des relances automatiques aux client·es en retard.
Compatible facturation électronique
Un outil de facturation adapté vous permet également de vous mettre en conformité avec la réforme fiscale sur la facturation électronique s'il est plateforme agréée (PA) ou solution compatible (SC). C'est grâce à l'un de ces systèmes que vous pourrez recevoir, éditer, envoyer et archiver vos e-factures.
Autres avantages de l'outil de facturation
Enfin, un outil de facturation :
limite le risque d’erreurs comme des doublons dans le numéro de facture ou de TVA ;
est adapté à tous les secteurs d’activité et conforme aux normes ;
facilite les tâches administratives ;
permet de réduire l'utilisation de papier et le coût d'envoi des factures ;
représente un gain d’argent et d’efficacité évident.
Bref, c’est un gage de professionnalisme !
Comment choisir son outil de facturation ?
Pour choisir un outil de facturation adapté aux besoins de son entreprise, il est important de prendre en compte différents facteurs comme :
sa compatibilité avec la réforme de la facturation électronique ;
la taille de la société ;
les fonctionnalités proposées (devis, relances automatiques, etc.) ;
les intégrations possibles ;
la facilité de prise en main ;
le tarif de l'abonnement ;
la qualité du service client et de l'assistance technique.
🚀 Shine vous propose un outil de facturation gratuit accessible indépendamment de votre compte pro. Avec lui, vous pourrez recevoir et émettre vos factures électroniques.
