Comment bien rédiger un devis et des Conditions générales de vente ?

Écrit le mardi 22 septembre 2020 par Claire Fallou
Avec Shine, dites adieu aux lourdeurs bancaires et aux tracas administratifs et comptables.

Vous faites peut-être partie des nombreux travailleur·e·.s indépendant·e·s qui n’établissent pas systématiquement de devis. Pour des raisons d’économie de temps, de confiance en votre client·e ou de flemme administrative, vous choisissez de sauter cette étape. 

Juridiquement, vous n’avez pas tort : le devis n’est pas une obligation, sauf dans quelques cas particuliers. Toutefois, présenter un devis et des conditions générales de ventes (CGV) bien ficelées à votre client·e, et obtenir sa signature, peut vous aider à clarifier vos conditions de travail et vous faciliter la facturation et le paiement. 

Dans cet article, nous vous donnons les clés pour rédiger un devis et des CGV juridiquement solides. En bonus, nous vous proposons en fin d’article des exemples de devis et de CGV pour des clients professionnels ou particuliers.

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Tout savoir sur le devis

Est-il obligatoire de faire un devis ?

L’établissement d’un devis n’est jamais obligatoire dans le cadre de relations entre professionnels. 

Il peut l’être dans certains cas, dans le cadre d’une relation entre un prestataire professionnel et un client particulier : 

  • Pour les assureurs, avant la conclusion d’un contrat.

  • Pour les professionnels de santé, dans le cas d’une prestation dont le coût dépasse d’au moins 70 € le tarif conventionnel fixé par l’Assurance maladie. 

  • Pour les entrepreneurs et les dépanneurs du secteur du bâtiment (maçons, plombiers, électriciens…), dans le cas d’une prestation dont le coût dépasse 150 € ou si le client le demande.

  • Pour les entreprises de déménagement et de pompes funèbres, en amont de toute prestation.

  • Pour tout service à la personne dépassant un montant de 100 € TTC ou si le client le demande. 

Les entreprises qui n’ont que des clients professionnels ou qui n’interviennent pas sur ces secteurs ne sont jamais tenues de soumettre de devis à leurs client·es. 

Pourquoi rédiger un devis, si je n’y suis pas tenu·e ? 

Parce que c’est un document qui vous protège. Avec lui, vous informez votre client·e des modalités et du coût de votre prestation. Lorsque votre client·e l’a accepté, il ou elle se trouve juridiquement engagé·e dans une collaboration avec vous et renonce à toute contestation ultérieure du tarif annoncé. 

Il vous permet donc de commencer à travailler en ayant  l’assurance que :

  • vos conditions ont été lues et validées

  • vous pourrez faire valoir vos droits en cas de litige après l’exécution. Disposer d’un devis signé permet notamment de renforcer votre position en cas d’impayé. 

😀

Vous avez un problème de facture impayée ? Lisez tous nos conseils ici pour recouvrer votre dû ! 

Que doit contenir un devis ? 

Le devis entre professionnels n’étant pas obligatoire, vous pouvez y faire figurer toutes les mentions que vous souhaitez si votre client est une entreprise. 

Si votre client est un particulier, et si vous êtes concernés par les cas où l’établissement d’un devis est obligatoire, les mentions à faire figurer sont les suivantes

  • la date du devis et la durée de validité de l'offre ;

  • le nom, la raison sociale et les coordonnées de l’entreprise ;

  • le statut et la forme juridique de l'entreprise ;

  • pour un commerçant : le numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation ;

  • pour un artisan : le numéro au Répertoire des métiers 

  • le numéro de TVA

  • le  nom et l’adresse du client ;

  • la date de début et la durée estimée de la prestation

  • le décompte détaillé et la description de la prestation, en quantité et en prix unitaire ;

  • le prix de la main d'œuvre ;

  • les éventuels frais de déplacement ;

  • la somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables.

= > Astuce : cette liste peut vous servir de modèle lors de l’établissement d’un devis non-obligatoire entre professionnels ! 

Votre devis peut en outre contenir toutes les informations qui vous paraissent utiles, comme le délai de paiement, le montant des pénalités de retard, ou la durée de validité du devis. Vous pouvez même y faire figurer l’ensemble de vos CGV (cf plus bas) pour être sûr·e que votre client·e les connaisse avant de s’engager avec vous. 

A quel moment un devis devient-il engageant ? 

⚠️

Attention: il existe un certain flou juridique sur la valeur d’un devis entre professionnels. Nous vous indiquons ici le cadre légal qui concerne les relations entre un particulier et un professionnel. Nous estimons qu’il constitue un bon repère pour guider les relations entre professionnels. 

Lorsque vous envoyez un devis à votre client·e, il ne s’agit pour lui que d’une information : rien ne l’oblige à accepter la prestation. 

La relation commerciale est établie dès lors que votre client·e appose sa signature au document : vous êtes alors tenu·e de réaliser la prestation et votre client·e de vous la payer.

Une simple signature peut suffir pour engager votre client·e. Vous pouvez lui demander d’ajouter la date ou la mention “bon pour accord” si vous le souhaitez. 

Un devis peut-il être résilié par le client ou par vous-même en cas de force majeure ? 

Nous avons rédigé un article dans lequel nous vous expliquons quels sont vos droits, et ceux de votre client·e, si la crise sanitaire pousse l’un ou l’autre à demander l’annulation un devis. Il est valable pour tous les cas de force majeure en dehors de la crise du Covid, n’hésitez pas à le consulter ! 

Peut-il y avoir une différence entre le devis et la facture finale ? 

Il peut arriver que le devis comporte une mauvaise estimation du temps ou des moyens à engager pour exécuter la mission demandée. Cela ne vous donne pas le droit de modifier le devis sans consulter votre client·e. Vous pouvez rédiger un avenant, mais vous devez alors recueillir l’assentiment signé du client sur vos nouvelles conditions. 

==> En l’absence d’un avenant, la facture finale doit impérativement reprendre tous les points du devis, sans y apporter de modification. 

Le guide complet des Conditions générales de vente

Les CGV, qu’est-ce que c’est ? 

Il s’agit de l’ensemble des vos modalités de vente. Elles constituent le socle de la relation commerciale. 

Il existe deux types de CGV : celles qui sont destinées à des clients professionnels et qui sont régies par le Code du commerce, et celles qui sont destinées à des clients particuliers et dépendent du Code de la consommation. 

Le guide des CGV entre professionnels 

Est-il obligatoire de rédiger des CGV lorsque l’on a des entreprises pour clients ? 

Aucun·e professionnel·le n’est formellement tenu·e de rédiger des CGV dans le cas de relations commerciales en B2B. Il/elle doit cependant pouvoir les communiquer à tout·e client·e qui en fait la demande. La nuance est donc assez fine ;). 

Attention, un·e professionnel·le qui n’est pas en mesure de communiquer ses CGV s’expose à une amende. Nous vous conseillons donc d’établir les vôtres dès le début de votre activité afin de pouvoir réagir rapidement en cas de sollicitation du client. 

Il est possible de rédiger des CGV différentes selon les clients : par exemple, un web-développeur peut ne pas pratiquer les mêmes tarifs pour un client grand compte et pour une association. 

Que doivent comporter des CGV dans les relations entre professionnels ? 

Vous pouvez y faire figurer toutes les mentions qui vous paraissent utiles pour communiquer à votre client les modalités de votre prestation. 

Cela doit obligatoirement comprendre :

  • Tous les éléments qui concernent vos conditions de règlement, dont le taux et la date d’application des pénalités et de l’indemnité forfaitaire de retard. 

  • les éléments de détermination de votre prix, tels que le barème des prix unitaires et les éventuelles réductions de prix.

Cela peut également comprendre, par exemple : 

  • Les modalités de délai de prestation de service ou de livraison

  • Le droit de rétractation

  • Différentes garanties ou limitations de responsabilités

  • etc… 

Où faut-il afficher les CGV ? 

Vous n’êtes pas tenu·e de les afficher où que ce soit. En revanche, vous êtes libre de les faire figurer sur tous les supports qui vous semblent appropriés : sur votre site internet ou sur vos propositions de devis, par exemple. 

Lorsque les CGV sont communiquées en accompagnement d’une vente (et non pas à simple titre informatif), il est utile de s’assurer que le client en a pris connaissance. Vous pouvez par exemple l’inviter à parapher la page concernée dans un contrat ou un devis, ou à cocher une case lors d’une vente en ligne. 

Le guide des CGV dans les relations avec des particuliers 

Est-il obligatoire de rédiger des CGV lorsque l’on a des particuliers pour clients ? 

La réponse est oui. Le Code de la consommation vous impose d’établir des CGV et de les communiquer à votre client·e en amont de toute vente.

Si vous ne respectez pas cette obligation, vous vous exposez à une amende pouvant atteindre 15 000 €. 

Que doivent comporter des CGV dans les relations avec des particuliers ? 

Vous devez obligatoirement y faire figurer : 

  • Vos informations légales : raison sociale, coordonnées… 

  • Les caractéristiques essentielles du bien ou du service vendu

  • Le prix du bien ou du service

  • La date ou le délai à laquelle vous vous engagez à livrer le bien ou à exécuter le service

  • Toutes les informations concernant la garantie sur les produits ou services que vous vendez

  • La possibilité de recourir à un médiateur de la consommation en cas de litige. 

Où faut-il afficher les CGV ? 

Vous devez obligatoirement les faire figurer dans un endroit accessible aux client·e·s. Si vous utilisez un site internet pour vendre vos produits et vos services, vous êtes obligé·e de faire figurer vos CGV sur une page clairement identifiée de ce site.  

Il est utile de s’assurer que le·la client·e a pris connaissance de vos CGV. Vous pouvez par exemple l’inviter à parapher la page concernée dans un contrat ou un devis ou à cocher une case lors d’une vente en ligne. 

Conclusion : Que vous travailliez en B2B ou en B2C, nous vous conseillons de rédiger vos CGV de la manière la plus complète possible. Plus vous communiquez d’informations à votre client·e, moins celui-ci peut contester votre prestation par la suite ! 

Voici à télécharger :

Nous espérons que ces informations vous aideront à gérer au mieux vos relations avec vos clients. Si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à solliciter la Shine Community !  

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