E-facturation : comment fonctionne la facture électronique ?
L'e-facturation est un sujet qui prend de plus en plus de place au sein des entreprises. Mais comment fonctionne cette alternative à la facturation traditionnelle ? Quels sont ses avantages ? Quelles sont les exigences à respecter pour une utilisation efficace ? Cet article va éclairer votre lanterne !
Une e-facture, c'est quoi ?
Les avantages d’une facture électronique
Quid de l’e-facture pour les années à venir ?
Facturation électronique : l’heure du récap’
Une e-facture, c'est quoi ?
Une e-facture ou facture électronique est un document généré, transmis, reçu et conservé au format numérique. Toutes les étapes de son cycle de vie sont digitalisées.
La facture électronique est bien plus qu’un simple PDF.
Elle comporte un socle minimum de données sous forme structurée. C’est ce qui la différencie des autres formats de factures. Une facture papier numérisée ou une facture envoyée par e-mail n’est pas considérée comme une e-facture.
Attention donc à ne pas confondre facture dématérialisée et facture électronique !
Pour être valide et avoir la même valeur que le format papier, l’e-facture doit répondre à certaines exigences.
Elle doit être :
lisible (les informations contenues dans le document doivent être clairement énoncées) ;
intégrée (modifier le contenu de la e-facture doit être impossible) ;
authentique (la personne ou l’entité dont émane la facture doit être indiquée).
Pour aller plus loin, voici les types de formats pouvant être utilisés pour la transmission des factures électroniques :
le format Universal Business Language (UBL) ;
le Cross Industry Invoice (CII) ;
le format hybride.
⚠️
Une facture électronique doit comporter les mêmes mentions qu’une facture classique. Nous énumérons les mentions obligatoires que doit contenir une facture dans ce guide.
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Les avantages d’une facture électronique
L’e-facturation présente de nombreux avantages !
En voici quelques-uns :
Un gain de temps et d’argent
Digitaliser le processus de facturation permet de rédiger et d’envoyer des factures en quelques clics. Généralement, un logiciel de facturation est utilisé pour cela. Le temps de traitement est largement diminué et les factures sont encaissées plus rapidement.
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Avec l’e-facturation, les frais d’impression et les frais d’affranchissement s’envolent !
Une pensée pour la planète
Remplacer les factures papier par des factures électroniques est une excellente chose pour l’environnement. Elles réduisent considérablement l’utilisation de papier et d’encre, tout comme des transports physiques (scooters/automobiles des facteurs).
Mais il ne faut pas négliger le coût écologique des serveurs, du stockage de données ou des énergies nécessaires pour faire fonctionner les outils digitaux.
Moins de risques d’erreur
Lorsque les factures sont générées manuellement, les risques d'erreur de saisie ou de mauvaise manipulation existent. Avec l’e-facturation, les risques d’erreur sont considérablement réduits.
Une meilleure traçabilité
Grâce à la digitalisation du processus, toutes les données sont stockées sous la forme numérique. Il est donc facile et rapide d’en assurer le suivi. Si vous cherchez une facture spécifique, vous pouvez la retrouver en seulement quelques clics.
Quid de l’e-facture pour les années à venir ?
La dématérialisation des factures est utilisée par de nombreux pays européens. Outre la simplification administrative, elle permet de lutter efficacement contre la fraude. En France, il s’agit principalement de la fraude à la TVA.
L’e-facturation se généralise peu à peu dans l’Hexagone et devient obligatoire dans certains cas.
Depuis 2017, la facturation électronique est obligatoire lorsqu’une entreprise facture une administration publique. C’est également le cas depuis le 1er janvier 2020, pour les entreprises de moins de 10 personnes.
Entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, l’e-facture sera obligatoire pour les entreprises dans le cas de transactions business to business (B2B).
Voici les étapes à venir :
en 2024 : les entreprises seront obligées d’accepter les factures électroniques et les grandes entreprises d’émettre des e-factures ;
en 2025 : les ETI devront émettre des factures électroniques ;
en 2026 : les TPE et PME devront émettre des factures électroniques.
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Facturation électronique : l’heure du récap’
Voici les éléments à retenir concernant l’e-facture :
elle ne doit pas être confondue avec la facture dématérialisée ;
l’e-facture répond à différents critères et comporte un socle minimum de données sous forme structurée ;
ce mode de facturation écologique fait gagner du temps et de l’argent, il limite les erreurs et facilite la traçabilité ;
il doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture classique ;
l’e-facture devient peu à peu obligatoire afin de limiter le risque de fraude.
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