E-facturation : comment fonctionne la facture électronique ?
L'e-facturation, et la réforme qui l’accompagne, est un sujet qui va concerner la quasi-totalité des entreprises françaises dès 2024. Mais comment fonctionne cette alternative à la facturation traditionnelle ? Quels sont ses avantages ? Quelles sont les exigences à respecter pour une utilisation conforme ? Cet article va éclairer votre lanterne !
Une e-facture, c'est quoi ?
Les avantages d’une facture électronique
Quid de l’e-facture pour les années à venir ?
Facturation électronique : l’heure du récap’
Une e-facture, c'est quoi ?
Une e-facture ou facture électronique est un document généré, transmis, reçu et conservé dans un format numérique structuré, grâce à des plateformes de dématérialisation accréditées . De fait, toutes les étapes de son cycle de vie sont digitalisées.
Une facture électronique est bien plus qu’un simple PDF.
Elle comporte un socle minimum de données sous forme structurée. C’est ce qui la différencie des autres formats de factures. Une facture papier numérisée ou une facture envoyée par e-mail n’est pas considérée comme une e-facture.
Attention donc à ne pas confondre facture dématérialisée et facture électronique !
Pour être valide, l’e-facture doit répondre à certaines exigences.
Elle doit être :
conforme (les informations contenues dans le document doivent correspondre aux obligations légales) ;
intégrée (son envoi et sa réception passent par une ou plusieurs plateformes de dématérialisation partenaire)
au bon format (la facture doit être envoyée dans un format répondant à la norme EN 16931).
Pour aller plus loin, voici les types de formats pouvant être utilisés pour la transmission des factures électroniques :
le format Universal Business Language (UBL) ;
le Cross Industry Invoice (CII) ;
le format hybride, qui mélange une facture classique au format PDF et un fichier de données techniques structurées (comme Factur-X).
⚠️
Une facture électronique doit comporter les mêmes mentions qu’une facture classique. Nous énumérons les mentions obligatoires que doit contenir une facture dans ce guide.
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Les avantages d’une facture électronique
L’e-facturation présente de nombreux avantages !
En voici quelques-uns :
Moins de risques d’erreur
Lorsque les factures sont générées manuellement et sans garde-fou, les risques d'erreur de saisie, d’oubli de mentions ou de mauvaise manipulation existent. Avec l’e-facturation, l’encadrement des mentions obligatoires et des informations à fournir limite le risque d'erreurs. Les logiciels et plateformes de dématérialisation seront en effet en mesure de vérifier la conformité des factures envoyées. Si certaines informations manquent, votre envoi sera bloqué.
Une meilleure traçabilité
Grâce à la digitalisation du processus et au passage par des plateformes de dématérialisation, il est possible de vérifier le statut d’une facture. Ainsi, vous pourrez vous assurer qu’une facture a été envoyée, mais aussi qu’elle est arrivée chez votre destinataire et que celui-ci l’a bien consultée. Il est donc plus facile et rapide d’en assurer le suivi et cela accélérera les paiements clients.
Et toujours les mêmes avantages que les factures au format numérique
Digitaliser à 100 % votre processus de facturation grâce à la réforme de la facturation électronique permet de rédiger et d’envoyer des factures en quelques clics, par le biais d’un logiciel de facturation, comme celui de Shine. Le temps de traitement est largement diminué et les factures sont encaissées plus rapidement.
Grâce à la dématérialisation de vos factures qu’implique la e-facturation, il n'est plus nécessaire d'imprimer et d'envoyer les factures par la poste. Il n'est plus non plus requis de les stocker. Vous économiserez donc :
du papier ;
des frais d'affranchissement ;
de l'espace physique dédié au stockage (du papier, des imprimantes, des factures...).
Quid de l’e-facture pour les années à venir ?
Quelques pays européens comme l’Italie, la Finlande ou l’Espagne sont déjà passés à la facturation électronique, ou réfléchissent à l’implémenter durablement. Outre la simplification administrative, elle permet de lutter efficacement contre la fraude. En France, il s’agit principalement de la fraude à la TVA.
L’e-facturation n’est pas une innovation totale en France. Elle est en réalité déjà obligatoire depuis janvier 2020 pour toutes les entreprises facturant une administration publique. Il faut alors déposer ses factures sur la plateforme de dématérialisation publique Chorus Pro.
Entre 2024 et 2026, l’e-facture deviendra progressivement obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA dans le cas de transactions business to business (B2B).
Voici les étapes à venir :
en 2024 : les entreprises seront obligées d’accepter les factures électroniques et les grandes entreprises d’émettre des e-factures ;
en 2025 : les ETI devront émettre des factures électroniques ;
en 2026 : les TPE et PME devront émettre des factures électroniques.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article sur la réforme de la facturation électronique.
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Facturation électronique : l’heure du récap’
Voici les éléments à retenir concernant l’e-facture :
elle ne doit pas être confondue avec la facture dématérialisée ;
l’e-facture répond à différents critères et comporte un socle minimum de données sous forme structurée ;
ce mode de facturation écologique fait gagner du temps et de l’argent, il limite les erreurs et facilite la traçabilité ;
il doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture classique ;
l’e-facture devient peu à peu obligatoire afin de limiter le risque de fraude.
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