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Comment optimiser la gestion de ses factures ?

Manon Cauffiez
par Manon Ca Publié le 17 mai 20243 min. de lect

Les client·es répondent présent·es, les commandes s’accumulent et les factures s’empilent sur votre bureau. Que de bonnes nouvelles ! Si la dématérialisation des factures est LA solution pour gagner du temps, d’autres bonnes pratiques peuvent vous aider à gérer au mieux le flux incessant de factures. Faisons le point sur l’optimisation de la gestion des factures ! 🧾

Sommaire
factures-optimisation

1. Utiliser un outil de facturation complet et accessible

Un outil de facturation performant permet de créer des devis et des factures soignées et conformes en illimité. Ces logiciels sont très pratiques pour centraliser tous ses devis et factures en un seul et même endroit. 

Pour vous aider à choisir un outil adapté, nous avons conçu une sélection des meilleurs logiciels de facturation du moment

Le saviez-vous ?💡

La solution de facturation de Shine est directement intégrée au compte pro des dirigeant·es d’entreprise. 

Reçu et facturation Shine
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Je découvre l'outil de facturation Shine avec TVA

C'est parti !

2. Télécharger une application de facturation

En matière de gestion de factures, l’application mobile peut être utile, notamment pour celles et ceux qui sont souvent en déplacement. 

Voici ce qu’une application de facturation vous permet de faire :  

  • suivre le statut de la facturation en temps réel ; 

  • recevoir des notifications relatives au statut sur votre smartphone ;; 

  • permettre aux employé·es d’envoyer une facture sur mobile ; 

  • retrouver l'historique des factures et des encaissements ; 

  • consulter le statut des factures (payée, en attente ou en retard) où que vous soyez.

3. Sauvegarder les prestations récurrentes

Depuis quelques mois ou années, vous êtes le fournisseur d’un·e seul·e et même client·e ? Le moment est peut-être venu d’enregistrer la récurrence de vos ventes ! En fonction des délais de paiement convenus, vos factures sont envoyées de manière automatique. 

4. Réduire les délais de paiement

Optimiser les échéances des factures, c’est l’assurance de recevoir des paiements plus tôt. 

Et donc d’améliorer la gestion de sa facturation. 

Pour cela, voici quelques conseils : 

  • négocier si possible les échéances de paiement à votre avantage ; 

  • envoyer la facture aussi rapidement que possible ; 

  • juste avant l’échéance, envoyer un rappel automatique ; 

  • si pertinent, proposer une facilité de paiement ; 

  • proposer le paiement en ligne et instantané en quelques clics.

Compte pro Shine
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Tous nos articles pour améliorer la gestion de votre entreprise.

5. Automatiser les relances des impayés

Vous souhaitez utiliser un outil de facturation intelligent qui comprend vos besoins ? C’est une bonne idée ! Car l’un des avantages d’une telle solution, c’est la possibilité de paramétrer des rappels automatiques en cas d’impayés. Résultat : l’outil de facturation envoie des rappels automatiques à votre place !

6. Encaisser plusieurs modes de paiement

Un outil de facturation peut vous permettre d’encaisser plusieurs paiements ! C’est en tout cas ce que propose le compte pro Shine

Associées à Mollie, les boutiques en ligne peuvent par exemple encaisser leurs client·es à moindres frais et partout dans le monde. 

Elles intègrent ainsi plus de 20 moyens de paiement parmi lesquels :

Augmentation des opportunités de vente, hausse du chiffre d’affaires… Proposer plusieurs modes de paiement permet aussi l'optimisation de la gestion des factures.

Optimiser la gestion de ses factures : le récap’

Voici nos recommandations pour optimiser (au mieux) la gestion de vos factures : 

  1. utiliser un outil de facturation complet et accessible ; 

  2. accéder à une application mobile ; 

  3. sauvegarder les prestations / ventes récurrentes ; 

  4. réduire les délais de paiement ; 

  5. automatiser les relances pour les factures impayées ; 

  6. encaisser plusieurs modes de paiement.

Pour aller plus loin, nous vous proposons le top 5 des meilleurs logiciels de comptabilité

Et pour aller droit au but, découvrez nos outils d’aide à la comptabilité ! ⚒️ 

Questions fréquentes

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1. Utiliser un outil de facturation complet et accessible
2. Télécharger une application de facturation