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Frais professionnels : définition, fonctionnement & exemples

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par Amandine Dujardin Publié le 30 avril 2024Mis à jour le 2 mai 20249 min. de lect

Les frais professionnels déductibles d’impôt, ce n’est pas un mythe. De nombreuses personnes peuvent déduire leurs frais pros de leur résultat fiscal afin de réaliser une économie conséquente à la fin de l’année. Mais pour cela, il faut respecter les règles du jeu ! 🎳 Voici la définition des frais professionnels et comment les déduire de son impôt simplement. 

Sommaire
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Frais professionnels déductibles : qu’est-ce que c’est ?

Les frais pros déductibles sont des dépenses engagées dans le cadre du travail, pouvant être déduites du résultat fiscal de l’entreprise. 

Plus vous en déclarez, plus votre résultat fiscal diminue, moins vous payez d’impôt.

🚨 Mais attention : en matière de remboursement de frais, des confusions sont souvent faites entre le statut des dirigeant·es d'entreprises et celui des salarié·es. 

Dans ce guide, nous allons nous intéresser aux charges qu’une entreprise peut déduire de son résultat fiscal. 

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Les conditions pour qu’une charge soit déductible

Pour que des charges professionnelles soient déductibles, elles doivent être : 

  • liées à l’exercice de l’activité professionnelle ; 

  • justifiées (accompagnées d’une quittance ou facture) ; 

  • raisonnables (pas de dépenses luxueuses ou somptuaires) ; 

  • comptabilisées dans l'exercice comptable au cours duquel elles ont été engagées. 

Elles doivent également diminuer l’actif net comptable de la société. 

L’exemple concret : un MacBook Pro à 1999 € 💻

Un MacBook Pro acheté dans un but professionnel représente une charge déductible car : 

  • il est indispensable à l’exercice de vos fonctions ; 

  • il s’accompagne d’une facture d’achat ; 

  • il reste raisonnable (alors qu’un PC à 10 000 € poserait question) ; 

  • il diminue l’actif net comptable de la société au moment de l’achat. 

💡

Le montant des charges déductibles détermine le total des bénéfices imposables d’une société : le montant qui pourra être soumis à l'impôt sur le revenu (IR) ou à l’impôt sur les sociétés (IS), selon le régime d’imposition choisi. 

Est-ce que toutes les entreprises sont concernées ?

Non ! 

Les charges de l’auto-entrepreneur·se ne sont pas déductibles d’impôt car l’État anticipe les dépenses des entreprises soumises au régime micro-BIC en leur octroyant un abattement du chiffre d’affaires automatique de : 

  • 34 % pour les micro-entreprises rattachées aux bénéfices non commerciaux (les professions libérales) ;

  • 71 % pour les activités de vente de marchandise ;

  • 50 % pour les activités de prestations de services (commerciaux ou artisanaux).

Exemple 📌

En tant que paysagiste, vous êtes considéré comme un prestataire de services. Avec un chiffre d'affaires de 60 000 € par an, l'abattement de 50 % s’élève à 30 000 €. Votre revenu imposable sera donc de 30 000 € (60 000 € - 30 000 €). L’administration fiscale calculera votre impôt sur une base de 30 000 €.

Comment calculer ses frais professionnels ?

2 modes de calcul sont possibles lorsque l’on parle de frais déductibles :

  • l'abattement forfaitaire de 10 % sur sa rémunération au titre de ses dépenses engagées à titre personnel ; 

  • si le ou la président·e ou gérant·e estime ce montant insuffisant, il ou elle peut opter pour une déduction réelle de ses frais

Cette seconde option implique la conservation de tous ses justificatifs, indispensables en cas de contrôle de l’administration fiscale. 

Pour savoir quelle option choisir, nous vous conseillons de cumuler toutes vos charges professionnelles. Puis, de calculer leur pourcentage vis-à-vis de votre CA. Si le résultat est plus élevé que 10 %, il peut être intéressant d’opter pour la déduction réelle de vos frais. 

Mais attention : les frais engagés par votre société ne sont pas forcément tous éligibles à une déduction d’impôt. 

Découvrons ensemble les charges effectivement déductibles ! 

Quelles charges sont déductibles d’impôt ?

Une charge déductible est payée par l’entreprise. Elle permet de réduire le montant du bénéfice imposable et donc l'imposition. 

🚨 Important : votre domicile fiscal doit être situé en France pour pouvoir déduire ces charges. Autre cas de figure possible si vous ne résidez pas en France : vous êtes assimilé·e à une personne fiscalement domiciliée en France au sens du droit interne car vous tirez de la France l'essentiel de vos revenus imposables.

Les frais du quotidien

✅ Matières premières ;  

✅ Produits destinés à la revente (en cas d’achat-revente) ; 

✅ Repas habituels (pris seuls, sous conditions) ; 

✅ Matériel de bureau ; 

✅ Trajets domicile-travail quotidiens avec un véhicule privé ou un véhicule de fonction - frais déductibles dans la limite de 80 km par jour (à l’impôt sur le revenu) ;  

✅ Frais de transport public ; 

✅ Loyer, wifi, téléphonie mobile (de son commercial commercial) ; 

✅ Domiciliation dans un coworking ou une société de domiciliation ; 

✅ Assurance et mutuelle ; 

✅ Tenues de travail (si indispensables à l’exercice professionnel). 

Les frais des pros en voyage

✅ Frais de déplacement dans le cadre professionnel (ex : billet de train) ; 

✅ Frais d’essence, d’assurance et d’entretien de véhicule professionnel ; 

✅ Frais de transport sur place (ex : location de voiture) ; 

✅ Frais de bouches et d’hôtel ; 

✅ Frais d’organisation d’un séminaire d’incentive. 

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Les frais auxquels on ne pense pas

✅ Frais de création d’entreprise ; 

✅ Honoraires des avocats et notaires ; 

✅ Frais de formation professionnelle ; 

✅ Frais de représentation ; 

✅ Frais de déménagement ; 

✅ Frais de communication et de publicité ;

✅ Cadeaux d’affaires ; 

✅ Cotisations sociales obligatoires ; 

Frais de blanchissage (des vêtements nécessaires à l’exercice de la profession comme la blouse d’un avocat, par exemple) ;  

✅ Amortissements des immobilisations professionnelles. 

🦻🏻

Si vous êtes en contact permanent avec la clientèle et “pour remédier à un grave handicap qui, non corrigé, [vous] interdirait l'exercice normal [de votre] activité professionnelle”, vous pouvez aussi déduire vos frais de prothèses dentaires et auditives. 

Zoom sur les frais d'utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles

Les frais liés à l’utilisation d’un véhicule sont déductibles d'après leur montant réel et justifié. Pour cela, ils doivent obligatoirement être engagés dans le cadre de l’exercice de vos fonctions (c’est le cas par exemple lorsque vous quittez le siège de votre société pour aller acheter des matières premières ou pour vous rendre à un rendez-vous client). 

🚗

Si vous êtes soumis·e à l’impôt sur le revenu, vous pouvez y ajouter vos frais de déplacements quotidiens entre le domicile et le lieu de travail dans la limite de 80 km/jour (soit 40 km de distance maximum à l’aller et 40 km de distance maximum au retour). 

Le régime des frais réels pour les charges de véhicule

Pour déduire l’intégralité de vos frais (carburant, entretien, assurance, réparations), le véhicule utilisé doit être affecté à la société

  • soit être loué par l’entreprise ; 

  • soit être inscrit à l’actif du bilan (acquis par le biais d’une immobilisation).

En société, le véhicule devra également posséder une carte grise au nom de la société. 

Le régime des frais réels ne vous permet pas d'obtenir des indemnités kilométriques.

Il est donc particulièrement adapté : 

  • aux BIC ; 

  • aux BNC ; 

  • aux sociétés à l’IS. 

À noter que les BNC doivent obligatoirement opter soit pour ce régime soit pour celui du forfait kilométrique. 

⚠️

Si vous utilisez ce véhicule à des fins personnelles à côté du travail, un avantage en nature sera calculé. Vous devrez alors calculer avec précision la part réelle d’utilisation du véhicule qui incombe à l’entreprise en vous appuyant sur vos justificatifs et factures.  

Le régime du forfait kilométrique

Le régime du forfait kilométrique s’applique lorsque vous utilisez un véhicule privé pour les besoins de l’exercice de vos fonctions. Si vous souhaitez en bénéficier, sachez qu’il est indispensable de conserver précieusement dans un carnet ou dans un fichier les dates, lieux et objets des déplacements professionnels. 

Exemple : le 16 juin 2024 - rencontre avec notre partenaire SumUp à Lyon. 

Les frais sont alors soumis au barème kilométrique défini par l’administration fiscale. Ce dernier peut changer d’une année sur l’autre.

L’avantage du régime du forfait kilométrique est qu’il ne prend pas simplement en compte l’essence utilisée mais l’usure, l’entretien, les petites réparations, les frais liés à l’assurance, les frais de parking (à condition de disposer des justificatifs). Tout est inclus dans les indemnités kilométriques (IK). 

💡 Ce régime concerne les entreprises soumises à l’IS et les BNC.

Le forfait carburant des BIC à l’IR 🔎

Les professionnels qui relèvent de l’IR et qui réalisent des BIC sont exclu·es du barème des indemnités kilométriques. En compensation, ils peuvent avoir recours au régime du forfait carburant pour les charges de véhicule. Ce dernier s’appuie sur un barème spécifique établi en fonction du nombre de kilomètres parcourus et du nombre de chevaux fiscaux du véhicule. Il peut évoluer d’une année sur l’autre. 

Quelles charges ne sont pas déductibles ?

Voici la liste non exhaustive des charges non déductibles d’impôt : 

❌ Séances chez le coiffeur ; 

❌ Dépenses somptueuses ou luxueuses ;

❌ Taxe foncière ; 

❌ Certaines taxes et impôts (notamment l’impôt sur les sociétés et l’impôt sur le revenu) ; 

❌ Pénalités et amendes ; 

❌ Intérêts sur emprunts et agios sur découverts ; 

❌ TVA sur les frais de taxi, métro, avion, train, hôtel et sur l’achat d’un véhicule de tourisme ; 

❌ Certaines provisions (provisions pour engagement de retraite ou pour licenciement économique…) ; 

❌ Coût d’acquisition de votre clientèle ; 

❌ Redevance de crédit-bail ; 

❌ Certains contrats d’assurance-vie ; 

❌ Taxe foncière afférente à un immeuble non inscrit au bilan ;

❌ Part non déductible de la CSG et de la CRDS ; 

❌ TVS (taxe sur les véhicules de société) ;

❌ Abandons de créance

❌ Abonnements à Spotify, Soundcloud, Apple Music, Netflix, OCS, Deezer ; 

❌ Dons versés à des partis politiques ou dépenses de mécénat au profit de certaines œuvres, car ils sont éligibles à une réduction d’impôt. 

💡

Les dépenses dites “somptuaires” sont liées à l’exercice de la chasse, à l’exercice non professionnel de la pêche, aux résidences de plaisance ou d'agrément, aux yachts et autres bateaux à moteur ou à l’amortissement excédentaire des voitures particulières.

Quelles charges déductibles peuvent être controversées ?

La déductibilité de certaines charges peut être controversée. Les voici. 

Les frais de repas/restaurant

Les travailleurs indépendants soumis à l'IR sous le régime des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices non commerciaux (BNC) peuvent déduire les frais supplémentaires de repas de leurs résultats, à quelques conditions près. 

Pour être déductibles, les frais de repas doivent : 

  • être nécessaire à l’exercice de vos fonctions (ex : un repas pris sur un salon professionnel) et non par des convenances personnelles ; 

  • s’accompagner d’une pièce justificative (facture, note de restaurant ou de traiteur) ; 

  • être justifiés par la distance entre le lieu d'exercice et le domicile. 

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Prenez de l'avance sur votre comptabilité.

Les vêtements

La déductibilité des vêtements n’est pas automatique. Comme pour toutes vos charges déductibles, vous devrez garder une preuve de paiement (ex : ticket de caisse). De plus, ces habits doivent être indispensables à l’exercice de vos fonctions. 

Exemples de vêtements déductibles d’impôt : 

  • bleu de travail (mécaniciens) ; 

  • robe d’avocat ; 

  • gants de sécurité ; 

  • combinaisons de ski (moniteurs de ski) ; 

  • chaussures de sécurité… 🥾

Une portion de son loyer (en cas de domiciliation chez soi)

Déduire une portion de son loyer et de ses charges (électricité, internet, chauffage, eau) est très tentant lorsque l’on domicilie sa société chez soi. Mais il est très important de faire preuve de vigilance lors de cette opération. En effet, une convention de mise à disposition de locaux doit être rédigée afin de pouvoir bénéficier de cet avantage (à ne pas confondre avec la convention de mise à disposition d’un salarié).  

🚨

Pour être certain·e de suivre les règles fiscales en vigueur, nous vous recommandons de faire appel à un·e expert·e-comptable

Les cadeaux

Les cadeaux que vous offrez à vos client·es et partenaires doivent être proportionnels

Cela signifie que si un prescripteur vous fait gagner 5 000 € de chiffre d’affaires, vous ne pouvez pas lui offrir un séjour à New York à 4 000 €. Cela serait totalement disproportionné et l'administration fiscale ne l'autoriserait pas. De plus, chaque cadeau doit être justifié (Pour qui ? Pourquoi ? Combien est-ce que cela a coûté ?) et doté d’une pièce justificative (facture d’achat).  

Gardez en tête qu’en cas de contrôle fiscal, l’objectif sera de prouver votre bonne foi. Tous les justificatifs et preuves visuelles sont donc bienvenus. 

Comment déduire ses frais professionnels ?

Pour déduire une charge engagée par la société, celle-ci doit être réellement constatée en comptabilité. 

Pour cela, il existe différentes catégories de frais pros auxquelles vous pouvez rattacher une dépense : 

60. Achats et variation de stocks

61. Achats de sous-traitance et services extérieurs

62. Autres services extérieurs

63. Impôts, taxes et versements assimilés

64. Charges de personnel

65. Autres charges de gestion

Les comptes 60 à 65 (appartenant à la classe 6) sont destinés aux charges relatives au fonctionnement de votre entreprise au cours de l’exercice. Chaque type de dépense (restauration, parking, achat de matériel…) correspond à une catégorie de charges. En les classant dans les bonnes catégories, vous simplifiez la production de votre bilan.

Pour aller plus loin, voici comment déduire ses frais réels de son impôt

⚠️

Les charges de la classe 6 sont enregistrées soit hors taxes (HT) soit toutes taxes comprises (TTC) selon qu'il s'agisse d'opérations soumises ou non à la TVA ou ouvrant, ou non, droit à déduction de la TVA.

Déduction de ses frais professionnels : en bref

Pour récapituler, une charge déductible est une dépense engagée dans le cadre de son activité professionnelle. 

Il est possible de bénéficier d’un abattement forfaitaire de 10 %. Mais si cela est insuffisant, vous pouvez cumuler toutes vos charges professionnelles afin de déduire leur montant réel. 

Auquel cas, vous devrez rattacher chaque dépense à la catégorie de frais à laquelle elle appartient.

Et maintenant que vous savez tout sur les frais professionnels, voici nos ressources pour les gérer au mieux

Vous avez peur de faire une erreur lors de la déduction de vos frais pros à la fin de l’année ? Notre partenaire Keobiz se fera un plaisir de vous accompagner dans cette mission fastidieuse

Questions fréquentes

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