Comment déduire ses charges professionnelles en entreprise individuelle ?
Publié le 10 janvier 2022
Mis à jour le 3 mars
7 min. de lecture
Publié par Amandine Dujardin
Relu par Victoria Grimaldi
Mis à jour le 3 mars
7 min
Bonne nouvelle ! Être indépendant·e ne signifie pas forcément payer plus d’impôts : il est possible de déduire le prix de certains frais professionnels de votre chiffre d’affaires en entreprise individuelle (EI). Cela ne revient pas à un remboursement intégral mais permet de payer moins d’impôts !
Alors quelles charges peut-on déduire ? Comment faire ? Qui peut le faire ? Pour le savoir, il faut se référer au Code général des impôts. Nous vous décryptons tout ça pour que vous sachiez tout ce que vous pouvez déduire ou pas en entreprise individuelle !
Pouvez-vous déduire vos frais professionnels en entreprise individuelle ?
Ce n’est pas très compliqué, mais un peu confus. Alors pour clarifier tout ça, voici une petite infographie.
Pour résumer, en entreprise individuelle (EI), vous pouvez opter pour deux régimes différents :
le régime de la micro-entreprise ;
le régime « classique » dit régime au réel.
En micro-entreprise, c'est simple : il n'y a pas de déduction des charges. À la place, vous avez un forfait automatiquement déduit de vos chiffre d'affaires par l'administration fiscale.
En entreprise individuelle au régime réel, vous pouvez déduire certaines charges pour faire baisser votre bénéfice imposable.
👉 Nous allons vous expliquer comment ça se passe concrètement pour chacune de ces deux options.
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Qu'est-ce qu'une charge déductible ?
Avant de rentrer dans le vif du sujet, voici la définition précise d'une charge déductible :
Une charge qui est directement utile à l'entreprise et à son développement normal (ce n'est pas une dépense personnelle et privée).
Elle est comptabilisée pour l'année où la dépense a été effectuée.
C'est une charge effective qui n'est pas excessive ou fictive.
Elle peut être appuyée par un justificatif (factures, etc.).
✅ Les frais déductibles en entreprise individuelle
Dans ce domaine, l’administration fiscale ne fait pas preuve de beaucoup d’humour ou de souplesse, alors attention. Nous avons dressé une liste relativement exhaustive des frais pouvant être déduits du bénéfice imposable en EI au régime réel.
Disclaimer 📢
Le droit français étant ce qu’il est, nous n’aborderons que les déductions fiscales les plus simples et les plus communes. Certaines personnes dans certains cas très spécifiques peuvent ne pas être concernées par ce que nous dirons dans cet article, ou être concernées par d’autres déductions. Toutes nos excuses aux constructeurs navals, raffineurs de pétrole entre 1957 et 1997, et autres exceptions d’exceptions de notre droit national.
Le matériel nécessaire à l'activité professionnelle
Il s’agit de toutes les dépenses professionnelles courantes effectuées dans le cadre de l’exercice de votre activité.
Par exemple :
les achats de matières premières ;
l’achat de matériel divers (y compris informatique) ;
Internet et votre forfait téléphonique ;
les envois postaux ;
les fournitures de bureau et le petit mobilier, etc.
Pour les gros achats, il est possible d’amortir sur plusieurs années.
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Exemple : vous êtes développeur et vous avez besoin d’un nouveau logiciel. Vous pouvez déduire cette dépense de votre bénéfice. Si vous avez besoin d’un ordinateur à 2000 €, vous pouvez le déduire sur 3 ans, soit 666 € par année.
Les frais de repas
Dans le cas des frais de repas, l’administration applique un barème.
la valeur d'un repas est fixée à 5,45 € ;
la limite d'exonération par jour est de 21,10 €.
Les repas compris dans cette fourchette de prix peuvent être déduits. Il s’agit des repas pris à l’extérieur (et non des repas pris à domicile).
Les dépenses de personnel et les charges sociales
Être indépendant·e c’est génial, mais parfois on a besoin d’un coup de pouce.
Bonne nouvelle, vous pouvez déduire le salaire de votre salarié·e du bénéfice imposable, tout comme les charges sociales sur ce salaire. La règle à respecter est que ces rémunérations ne doivent pas être excessives par rapport au service rendu.
Vous pouvez également déduire les cotisations sociales payées à l'URSSAF sur votre propre rémunération.
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Exemple : vous êtes maçon et pas très bon en peinture ? Si vous engagez un peintre en bâtiment, son salaire peut être déduit de votre bénéfice imposable. Idem si vous êtes développeur et devez recourir aux services d’un graphiste pour vous aider à faire votre site web.
Les charges liées aux locaux professionnels
Vous pouvez déduire les charges liées à votre local professionnel. Par exemple :
le loyer de votre local professionnel ;
les dépenses d'énergie comme l'eau, l'électricité ou le chauffage.
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C’est aussi vrai pour votre bureau lorsque vous travaillez de chez vous. Mais attention, il s’agit seulement de l’espace dans lequel vous travaillez, pas de l’intégralité de votre logement.
Les cadeaux et repas d'affaires
Le métier d’indépendant est en bonne partie un travail de commercial, nous le savons. Et cela signifie se vendre, autour d’un repas avec un potentiel client ou par le don d’un objet de votre fabrication afin de démontrer votre talent. Bonne nouvelle, vous pouvez également déduire ces frais.
⚠️
Les cadeaux doivent être offerts dans l'intérêt de l'entreprise et ne pas avoir une valeur excessive.
Le remboursement des frais avancés pour le fonctionnement de l'entreprise
Si vous avez avancé des frais pour la bonne marche de votre entreprise, le remboursement de certains de ces frais peut être déduit comme s’il s’agissait du paiement initial.
Si vous avancez les frais pour le compte d’un de vos clients et qu’ils sont nécessaires à la réalisation de la prestation, on parle de frais de débours.
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Exemple : vous avancez le coût de votre billet de train à votre client. Vous n’aurez plus qu’à lui facturer ce coût pour obtenir le remboursement de vos frais.
Les frais de déplacement et de voyage
Vous pouvez déduire vos déplacements professionnels et le trajet domicile-travail.
L’administration a encore une fois fixé une norme : un barème permet de calculer le montant de la déduction. Il dépend de la puissance fiscale de votre véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.
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Les frais de représentation
Dans le cas des frais de représentation, seuls les vêtements ne pouvant être portés dans un autre cadre sont concernés.
🔎 Pour aller plus loin, voici comment déduire les frais de représentation.
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Exemple : il est possible de déduire une robe d’avocat mais pas un costume et une cravate !
Les frais d’études et de formation
Si vous décidez de suivre une formation, son prix est déductible.
Les dépenses de « sponsoring »
Ce type de dépense de parrainage n’est déductible que dans la mesure où la dépense n’est pas excessive par rapport à la contrepartie attendue.
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Exemple : vous souhaitez financer une cause qui vous tient à cœur comme une association caritative. C’est possible ! Pour autant, votre financement ne doit pas représenter une partie démesurée de votre chiffre d’affaires et doit apporter quelque chose à votre entreprise (par exemple, de la visibilité).
L’achat d’une voiture
L’achat d’une voiture de société est souvent amorti sur plusieurs années. C'est une dépense déductible mais seulement dans certaines limites : le montant dépend de l’émission de CO2 du véhicule.
La déduction de l'amortissement du véhicule est possible dans la limite des plafonds suivants :
plus de 130 grammes de CO2 par kilomètre jusqu'à 9 900 € ;
entre 60 et 130 grammes de CO2 par kilomètre jusqu’à 18 300 € ;
entre 20 et 60 grammes de CO2 par kilomètre jusqu’à 20 300 € ;
jusqu’à 30 000 € si les émissions sont inférieures à 20 grammes de CO2 par kilomètre.
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❌ Les charges non déductibles en entreprise individuelle
Quelques exemples de charges qui ne sont pas admises à la déduction :
les sanctions pécuniaires, les amendes et pénalités de toute nature (PV de stationnement ou d’excès de vitesse, pénalités de retard de paiement à l'Urssaf...) ;
les pots-de-vin #nojoke #laloiledit ;
les dépenses « luxueuses » (chasse, pêche, résidence secondaire…) ;
l'impôt sur les bénéfices (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés) et certaines taxes...
Comment déduire vos frais professionnels en entreprise individuelle ?
Il faut être très précis et tout justifier, factures et justificatifs à l’appui, sous peine de redressement fiscal.
Voici la marche à suivre :
Toute l’année (ou pendant la durée de votre exercice comptable), vous gardez précieusement toutes les factures ou notes de frais liées à vos dépenses.
Au moment de faire votre déclaration de revenus, vous déduisez de votre bénéfice le montant de toutes ces factures.
Et voilà, vous avez déduit vos frais 👏 !
L’intérêt de Shine, c’est que pour chaque dépense effectuée avec la carte Shine, vous recevez une notification. Il vous suffit de glisser votre doigt sur la droite, l’appareil photo s’ouvre, vous n’avez qu’à prendre votre justificatif en photo. Shine le conserve et calcule la TVA sur cette dépense.
Ça évite de courir après vos notes de frais et les erreurs de comptabilité, et à vous les déductions d’impôts !
Et la bonne nouvelle dans tout ça ? Cette fonctionnalité est aussi accessible dans notre formule à 0 € ✨ ! Cette offre découverte vous permet de profiter des essentiels de Shine à moindre coût.
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Le principal est de toujours pouvoir tout justifier, et d’être raisonnable et cohérent dans ses dépenses. Cela signifie conserver tous les justificatifs d’année en année, ne pas déclarer des achats sans lien avec ton activité, de ne pas trop en faire. La rigueur est de mise. Mieux vaut parfois laisser échapper des euros non déduits si l’on ne peut pas les justifier !
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Déduction des frais professionnels du micro-entrepreneur : comment ça se passe ?
Pour les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs), le régime fiscal est différent : ils sont assujettis au régime micro-fiscal.
L'une des caractéristiques de ce régime est que la déduction des frais professionnels est forfaitaire et automatique. Le pourcentage déductible varie pour chaque catégorie d’activité mais il reste fixe, peu importe vos dépenses !
En conséquence, vous ne pouvez pas déduire vos dépenses réelles une à une. On ne parle donc pas de déduction des frais à proprement parler mais d’un « abattement forfaitaire pour frais professionnels ».
L’abattement forfaitaire est de :
71 % du CA pour les auto-entrepreneurs pratiquant une activité d’achat-revente ou de fourniture de logement ;
50 % du CA pour les prestations de services de nature artisanales et commerciales relevant des BIC (bénéfices industriels et commerciaux) ;
34 % du CA pour les professions relevant des bénéfices non commerciaux (professions libérales, par exemple).
L’abattement minimum est de 305 €.
❓
Quel est votre type d’activité ? Les 3 catégories d’activité en micro-entreprise sont l’achat-vente de marchandises, les prestations de services commerciales et artisanales et les professions libérales. Nous vous conseillons la lecture de notre article pour savoir quelle est votre catégorie.
Récap' : les frais déductibles en EI
👉 Les entreprises individuelles au régime réel peuvent déduire leurs frais professionnels (achat d’une voiture, de matériel, repas, frais de représentation…) pour payer moins d’impôts. Tous les frais ne sont cependant pas déductibles, nous vous renvoyons à notre liste !
👉 Les entreprises individuelles au régime de la micro-entreprise ne peuvent pas déduire leurs frais professionnels. Mais à la place, elles ont le droit à un abattement forfaitaire pour frais professionnels appliqué automatiquement par l’administration fiscale.
Micro-entreprise ou EI, vous hésitez encore ? Notre article sur le sujet vous aidera peut-être à vous décider !
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