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Comment déduire ses frais professionnels pour payer moins d'impôts ?

Chloé Durand
par Chloé Durand Publié le 4 avril 2018Mis à jour le 6 décembre 20226 min. de lect

Bonne nouvelle ! Être indépendant·e ne signifie pas forcément payer plus d’impôts : il est possible de déduire le prix de certains frais professionnels de votre chiffre d’affaires. Cela ne revient pas à un remboursement intégral mais permet de payer moins d’impôts ! 

Alors quelles charges peut-on déduire ? Comment faire ? Qui peut le faire ? Pour le savoir, il faut se référer à l’article 39 du Code général des impôts et à l'article 93 du Code général des impôts. Nous les décryptons pour que vous sachiez tout ce que vous pouvez déduire ou pas en entreprise individuelle !

Sommaire

Qui peut déduire ses frais professionnels ?

Quels frais puis-je déduire de mon bénéfice imposable ?

❌ Les charges non déductibles en entreprise

Comment déduire mes frais professionnels en entreprise individuelle ?

Frais professionnels et micro-entrepreneur : comment ça se passe ?

déduire ses frais professionnels indépendant

Besoin d’aide pour savoir quelles dépenses sont déductibles de votre résultat fiscal ? Rien de plus simple avec le simulateur que nous avons créé avec Indy ! Il vous suffit d’indiquer votre dépense, nous vous répondons et vous expliquons comment la faire apparaître dans vos déclarations.

Qui peut déduire ses frais professionnels ?

Ce n’est pas très compliqué, mais un peu confus. Alors pour clarifier tout ça, voici une petite infographie.

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Rappelons qu’en entreprise individuelle (EI), vous pouvez opter pour deux régimes différents :

  • Le régime de la micro-entreprise ;

  • Le régime « classique » dit régime au réel. 

👉 Nous allons vous expliquer comment ça se passe pour chacune de ces deux options..

Quels frais puis-je déduire de mon bénéfice imposable ?

Dans ce domaine, l’administration fiscale ne fait pas preuve de beaucoup d’humour ou de souplesse, alors attention. Il faut être très précis et tout justifier, factures à l’appui, sous peine de redressement fiscal. 

De plus, si la somme déduite est supérieure à votre bénéfice ou si l’augmentation de la somme déduite est supérieure à l’augmentation de votre bénéfice, attendez-vous à des questions de l’administration. Tenez-vous prêt à sortir tous vos justificatifs en ordre chronologique et jusqu’à trois ans en arrière !

📢

Disclaimer

Le droit français étant ce qu’il est, nous n’aborderons que les déductions fiscales les plus simples et les plus communes. Certaines personnes dans certains cas très spécifiques peuvent ne pas être concernées par ce que nous dirons dans cet article, ou être concernées par d’autres déductions. Toutes nos excuses aux constructeurs navals, raffineurs de pétrole entre 1957 et 1997, et autres exceptions d’exceptions de notre droit national.

Nous avons dressé une liste relativement exhaustive (encore une fois, nous sommes désolés pour les éleveurs d’étalons). Voici les frais pouvant être déduits du bénéfice imposable.

Les frais professionnels généraux de toute nature

Il s’agit de toutes les dépenses professionnelles courantes effectuées dans le cadre de l’exercice de votre activité. 

On pense aux achats de matières premières, à l’achat de matériel, aux fournitures de bureau, etc. Pour les gros achats, il est possible d’amortir sur plusieurs années. 

📍

Exemple :

Vous êtes développeur et vous avez besoin d’un nouveau logiciel. Vous pouvez déduire cette dépense de votre bénéfice. Si vous avez besoin d’un ordinateur à 2000 €, vous pouvez le déduire sur 3 ans, soit 633 € par année.

Les frais de repas

Dans le cas des frais de repas, l’administration applique un barème compris entre 5 € et 19,40 € en 2022

Les repas compris dans cette fourchette de prix peuvent être déduits. Il s’agit des repas pris à l’extérieur : il faut donc évidemment avoir un lieu de travail différent de votre domicile !

Les dépenses de personnel et de main-d’œuvre

Être indépendant c’est génial, mais parfois on a besoin d’un coup de pouce. 

Bonne nouvelle, vous pouvez déduire le salaire de votre salarié du bénéfice imposable, tout comme les charges sociales sur ce salaire. La règle à respecter est que ces rémunérations ne doivent pas être excessives par rapport au service rendu.

📍 

Exemple : 

Vous êtes maçon et pas très bon en peinture ? Si vous engagez un peintre en bâtiment, son salaire peut être déduit de votre bénéfice imposable. Idem si vous êtes développeur et devez recourir aux services d’un graphiste pour vous aider à faire votre site web.

Les charges liées aux locaux professionnels

Vous pouvez par exemple déduire le loyer de votre local professionnel.

C’est aussi vrai pour votre bureau lorsque vous travaillez de chez vous. Mais attention, il s’agit seulement de l’espace dans lequel vous travaillez, pas de l’intégralité de votre logement !

Les frais de réception 

On inclut dans ces frais les restaurants, les spectacles et les cadeaux de toute nature.

Le métier d’indépendant est en bonne partie un travail de commercial, nous le savons. Et cela signifie se vendre, autour d’un repas avec un potentiel client ou par le don d’un objet de votre fabrication afin de démontrer votre talent. Bonne nouvelle, vous pouvez également déduire ces frais.

⚠️ Attention, les objets publicitaires de faible valeur (« goodies ») ne sont pas concernés. Vous ne pouvez par exemple pas déduire le prix de vos stylos imprimés au logo de votre entreprise !

Les remboursements de frais

Si vous ou l’un de vos proches a avancé des frais pour la bonne marche de votre entreprise, le remboursement de ces frais est déduit comme s’il s’agissait du paiement initial. Cela fonctionne dans la limite des cas listés dans cet article bien sûr !

Si vous avancez les frais pour le compte d’un de vos clients est qu’ils sont nécessaires à la réalisation de la prestation, on parle de frais de débours.

📍 

Exemple :

Vous avancez le coût de votre billet de train à votre client. Vous n’aurez plus qu’à lui facturer ce coût pour obtenir le remboursement de vos frais.

Les frais de représentation et les frais de déplacement et de voyage

L’administration a encore une fois fixé une norme pour les frais de déplacement. Un déplacement habituel (et donc déductible) ne peut être de plus de 40 km, donc 80 km aller-retour.

Dans le cas des frais de représentation, seuls les vêtements ne pouvant être portés dans un autre cadre sont concernés. 

📍 

Exemple :

Il est possible de déduire une robe d’avocat, pas un costume et une cravate !

Les frais d’études et de formation

Si vous décidez de suivre une formation, son prix est déductible.

Les dépenses de « sponsoring » 

Ce type de don n’est déductible que dans la mesure où la dépense n’est pas excessive par rapport à la contrepartie attendue.

📍 

Exemple : 

Vous souhaitez financer une cause qui vous tient à cœur comme une association caritative. C’est possible ! Pour autant, votre financement ne doit pas représenter une partie démesurée de votre chiffre d’affaires et doit apporter quelque chose à votre entreprise (par exemple, de la visibilité).

L’achat d’une voiture

L’achat d’une voiture de fonction est déductible mais seulement dans certaines limites : le montant dépend de l’émission de CO2 du véhicule.

Voici les déductions possibles : 

  • Une voiture émettant plus de 140 grammes de CO2 par kilomètre peut être déduite si elle coûte moins de 9 900 € ;

  • Entre 140 à 60 grammes de CO2 par kilomètre jusqu’à 18 300 € ; 

  • Entre 60 à 20 grammes de CO2 par kilomètre jusqu’à 20 300 €, 

  • Jusqu’à 30 000 € si les émissions sont inférieures à 20 grammes de CO2 par kilomètre.

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Les charges non déductibles en entreprise 

Quelques exemples de charges qui ne sont pas admises à la déduction :

  • Les sanctions pécuniaires et pénalités de toute nature (donc vos PV de stationnement ou d’excès de vitesse) ;

  • Les pots-de-vin #nojoke #laloiledit ;

  • Les dépenses « luxueuses » (chasse, pêche, résidence secondaire…) ;

  • Les goodies ;

  • L’indemnité de licenciement pour motif économique.

Comment déduire mes frais professionnels en entreprise individuelle ?

Voici la marche à suivre :

  • Toute l’année (ou pendant la durée de votre exercice comptable), vous gardez précieusement toutes les factures ou notes de frais liées à vos dépenses. 

  • Au moment de faire votre déclaration de revenus, vous déduisez de votre bénéfice le montant de toutes ces factures.

Et voilà, vous avez déduit vos frais 👏 !

L’intérêt de Shine, c’est que pour chaque dépense effectuée avec la carte Shine, vous recevez une notification. Il vous suffit de glisser votre doigt sur la droite, l’appareil photo s’ouvre, vous n’avez qu’à prendre votre justificatif en photo. Shine le conserve et calcule la TVA sur cette dépense.

Ça évite de courir après vos notes de frais et les erreurs de comptabilité, et à vous les déductions d’impôts !

Pour les micro-entrepreneurs, la déduction des frais est automatique, il n’y a rien à faire.

⚠️

Le principal est de toujours pouvoir tout justifier, et d’être raisonnable et cohérent dans ses dépenses. Cela signifie conserver tous les justificatifs d’année en année, ne pas déclarer des achats sans lien avec ton activité, de ne pas trop en faire. La rigueur est de mise, parce qu’il n’y a pas plus rigoureux que le fisc le jour d’un redressement… Mieux vaut parfois laisser échapper des euros non déduits si l’on ne peut pas les justifier !

Frais professionnels et micro-entrepreneur : comment ça se passe ?

Pour les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs), la déduction des frais professionnels est forfaitaire et automatique : c’est le même pourcentage pour chaque catégorie d’activité, peu importe vos dépenses ! 

En conséquence, on ne parle donc pas de déduction des frais à proprement parler mais d’un « abattement forfaitaire pour frais professionnels ».

Quel est votre type d’activité ? Les 3 catégories d’activité en micro-entreprise sont l’achat-vente de marchandises, les prestations de services commerciales et artisanales et les professions libérales. Nous vous conseillons la lecture de notre article pour savoir quelle est votre catégorie.

L’abattement forfaitaire est de :

  • 71 % pour les auto-entrepreneurs pratiquant une activité d’achat-revente ou de fourniture de logement ;

  • 50 % pour les prestations de services de nature artisanales et commerciales relevant des BIC (bénéfices industriels et commerciaux) ;

  • 34 % pour les professions relevant des bénéfices non commerciaux (professions libérales, par exemple).

L’abattement minimum déduit est de 305 €. 

Il est aussi possible d’opter pour le prélèvement libératoire. Dans ce cas, l’abattement forfaitaire ne s’applique pas mais votre taux d’impôt sur le revenu est adapté. 

Il est prélevé directement sur votre chiffre d’affaires et son taux varie selon la nature de votre activité :

  • 1 % pour les entreprises de vente ou de fourniture de logement ;

  • 1,7 % pour les entreprises réalisant des prestations de services ;

  • 2,2 % pour les titulaires de bénéfices non commerciaux.

Résumé : les frais déductibles en entreprise individuelle

👉 Les entreprises individuelles au régime réel peuvent déduire leurs frais professionnels (achat d’une voiture, de matériel, repas, frais de représentation…) pour payer moins d’impôts. Tous les frais ne sont cependant pas déductibles, nous vous renvoyons à notre liste !

👉 Les entreprises individuelles au régime de la micro-entreprise ne peuvent pas déduire leurs frais professionnels. Mais à la place, elles ont le droit à un abattement forfaitaire pour frais professionnels appliqué automatiquement par l’administration fiscale.

Pour savoir quoi conserver comme justificatifs de notes de frais, notre article sur le sujet est tout indiqué ! Des questions sur cet article, ou sur d’autres démarches administratives ? Consulte notre FAQ ou rejoins notre groupe d’entraide Shine Community. Nous sommes là pour répondre à toutes tes questions !

Questions fréquentes

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