Déduction des frais de représentation : le guide
En tant que dirigeant·e, vous engagez des dépenses pour promouvoir votre entreprise, rencontrer des client·es et/ou développer votre réseau professionnel. Ces dépenses, appelées frais de représentation, peuvent être déduites de votre résultat fiscal. Dans cet article, nous vous expliquons comment tirer le meilleur parti de cette déduction afin de réaliser de belles économies.
Frais de représentation : qu’est-ce que c’est ?
Que sont les frais de représentation ?
Les frais de représentation englobent toutes les dépenses que vous, en tant que dirigeant·e d'entreprise, ou que vos salarié·es, engagez pour établir des contacts professionnels, conclure des affaires ou participer à des événements.
Exemple : Marc, un consultant en finance, organise chaque mois des déjeuners avec ses client·es pour discuter de leurs besoins financiers. Les frais de ces repas peuvent être considérés comme des frais pros déductibles, car ils contribuent directement à la croissance de son entreprise en renforçant ses relations avec sa clientèle.
Quelles dépenses sont déductibles ?
Les dépenses déductibles doivent être directement liées à l'activité de l'entreprise, excluant ainsi les dépenses personnelles.
Parmi les principales catégories de frais déductibles, on retrouve :
les frais de transport et frais de déplacement (indemnités kilométriques, billets d'avion, de billets de train) ;
les frais de repas, de réception et de représentation (repas d'affaires) ;
les frais d’hébergement (frais d'hôtel) ;
les dépenses liées à l'informatique et à la communication ;
les frais vestimentaires nécessaires à l'exercice de l'activité professionnelle ;
les frais de documentation (achats de livres ou de documents nécessaires à l'entreprise) ;
les frais d’organisation d’un séminaire, etc.
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Conditions de déductibilité des frais de représentation
Pour être déductibles fiscalement, les frais de représentation doivent répondre à plusieurs critères.
Ils doivent :
être directement liés à l'activité de l'entreprise et engagés dans son intérêt ;
être raisonnablement proportionnés par rapport aux avantages commerciaux qu'ils procurent ;
être correctement documentés, avec des factures et des justificatifs à l'appui.
Enfin, les dépenses excessives et somptuaires ne sont pas déductibles. Peuvent être qualifiées de somptuaires les dépenses liées à la chasse et la pêche, à l’achat ou la location de résidences de plaisance ou de bateaux de plaisance, ou à l’amortissement de voitures particulières de luxe.
Exemples de dépenses non déductibles :
un voyage en croisière de luxe, sans lien direct avec une activité professionnelle spécifique ;
des cadeaux coûteux offerts à des clients sans justification commerciale claire ;
des dépenses de loisirs personnelles déguisées en frais de représentation, comme des sorties au théâtre ou des parties de golf non liées à des réunions professionnelles.
Quid de la TVA ? 💡
Si elle est déductible, la TVA attachée aux frais professionnels peut être récupérée. Son montant doit figurer sur la facture d'achat et doit distinguer les prestations ouvrant droit à déduction, des autres.
Comment déduire ses frais de représentation ?
Lorsqu'il s'agit de déduire vos frais de représentation, vous avez généralement 2 options : une déduction forfaitaire ou la déduction des frais réels.
La déduction forfaitaire de 10 %
La déduction forfaitaire est souvent plus simple, car elle vous permet de déduire un pourcentage fixe de vos dépenses sans avoir à justifier chaque dépense individuelle. Cette déduction est appliquée automatiquement par l'administration fiscale. C’est l’option standard qui s’applique si le dirigeant ne choisit pas l’autre possibilité. Il existe un plafond à cet abattement, qui est revalorisé chaque année.
Les frais réels
Opter pour la déduction des frais réels peut être plus avantageux dans certains cas, surtout si vos dépenses dépassent le plafond de la déduction forfaitaire. Si les frais engagés pour votre activité sont supérieurs à 10 %, vous aurez également tout intérêt à choisir cette option.
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Comment comptabiliser les frais de représentation ?
Chaque dépense liée à la représentation est affectée à un compte dédié dans votre comptabilité :
les déplacements sont enregistrés sur le compte 6251 ;
les frais de séjour professionnel, comme les participations à des congrès, figurent sur le compte 6256 ;
les billets pour des colloques sont consignés sous le compte 6183.
Les remboursements effectués au dirigeant sont inscrits sur le compte 108 "compte de l'exploitation" ou le compte 4551 "compte courant d'associé". Votre entreprise rembourse des frais engagés par un salarié ? Ces sommes sont enregistrées sur le compte 467 "autres comptes débiteurs ou créditeurs".
Intégrer correctement les frais de représentation dans votre comptabilité implique de respecter quelques étapes :
enregistrer la note de frais dans le journal des achats ;
débiter les comptes de charges correspondant à chaque dépense mentionnée ;
déduire la TVA déductible, le cas échéant ;
procéder au remboursement du collaborateur concerné, si nécessaire.
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Déduire ses frais de représentation : le récap’
Pour optimiser votre fiscalité tout en développant votre activité, déduire vos frais de représentation est une option intéressante !
Voici 3 conseils à retenir :
veiller à ce que les dépenses soient directement liées à l’activité ;
choisir la déduction forfaitaire ou au réel selon le montant des dépenses ;
éviter les dépenses excessives ou somptuaires.
Et maintenant, voici comment déduire ses frais de blanchissage.
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