Quels justificatifs pour une note de frais ?
Que l’on soit salarié ou indépendant, il n’est pas rare de dépenser dans le cadre de son activité professionnelle. Transport, logement ou même nourriture, les montants peuvent vite s’accumuler pour faire grimper la note. Alors, comment doit-on s’y prendre pour se faire rembourser ces frais ?
Toutes les informations que vous devez connaître sur la note de frais, c’est juste ici ! ⬇️
Une note de frais, c’est quoi ? 👀
Il s’agit d’un document papier ou dématérialisé établi par un salarié ou un indépendant afin de justifier des dépenses effectuées dans un cadre professionnel. Elles peuvent prendre plusieurs formes et concerner toutes sortes de frais : déplacements, restauration, hébergement…
Le but ? Se faire rembourser par son employeur ou déduire ces frais de vos impôts.
Pour qui ? 👥
La question des notes de frais peut se poser aussi bien aux salariés qu'aux dirigeants d’entreprise. Indépendants, TPE, startups ou associations, il vous est possible d’avoir recours à la note de frais pour la prise en charge de vos frais professionnels.
Les conditions de prise en charge ✅
Le remboursement de vos dépenses professionnelles est relativement simple.
Pour être prise en charge, la note de frais doit être :
Engagée dans l’intérêt de l’entreprise ;
Raisonnable ou proportionnée ;
Justifiée.
🚨
Pour les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs), il n’est pas possible de déduire des frais professionnels. Ce régime bénéficie d’un abattement forfaitaire automatique qui varie en fonction de la nature de votre activité.
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Les informations à fournir 📄
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Pour être valide il faut que votre note de frais soit accompagnée de certaines informations :
Nom et prénom de la personne concernée ;
Date de la dépense ;
Date de la demande de remboursement ;
Montant de la dépense : HT, TTC, TVA le cas échéant ;
Type de dépense : déplacement, nourriture, pressing… ;
Moyen de paiement utilisé ;
Justificatif original mentionnant le nom du fournisseur, la date, le montant, ainsi que la description des frais engagés.
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Vous êtes indépendants et souhaitez obtenir d’autres informations sur vos moyens de payer moins d’impôts ? N’hésitez pas à consulter notre article sur la déduction des frais professionnels.
Les cas particuliers ⚠️
Certains types de dépenses nécessitent d’être davantage détaillés. Il faut donc que le justificatif correspondant comporte des informations supplémentaires, sous peine de ne pas voir votre demande aboutir.
Les frais kilométriques 🚗
Afin de justifier vos frais kilométriques, vous devez mentionner la raison de votre déplacement professionnel, les noms et adresses des lieux visités et le nombre de kilomètres parcourus. Joignez également une copie de la carte grise mentionnant le nombre de chevaux fiscaux du véhicule, et éventuellement les tickets de péage, les reçus des pleins de carburant et autres frais annexes.
Les frais de nourriture 🍽️
Un repas au restaurant pour célébrer un nouveau deal ? Pour le justifier à votre employeur ou à l’Administration fiscale, il vous faut préciser, en plus des principales informations à fournir, votre fonction au sein de l’entreprise, le nom de vos collègues présents, le nom et l’entreprise de la personne avec laquelle vous partagez ce repas ainsi que la nature de votre rencontre.
Les frais d’hébergement 🏨
Vous avez dû loger ailleurs dans le cadre de votre activité ? Pour réaliser votre note de frais, vous aurez besoin de préciser le nombre de nuits que vous avez passé à l’hôtel, ainsi que la catégorie de la chambre louée, en plus de la facture traditionnelle.
💡
Le remboursement de frais annexes peuvent également être prévus par votre entreprise. Pour le savoir, référez-vous à sa politique de remboursement des frais professionnels.
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Que faire en cas de perte de justificatif de note de frais ? 🤔
En cas de perte de justificatif, vous pouvez tout de même tenter de présenter exceptionnellement à votre employeur des preuves alternatives comme un duplicata, un relevé de compte bancaire ou une attestation sur l’honneur exposant clairement les motifs de votre demande. À savoir que votre employeur n’est pas tenu d’accepter systématiquement les notes de frais sans justificatif. Il faut donc garder à l’esprit que votre demande de remboursement peut potentiellement être refusée.
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Vous avez tendance à perdre vos justificatifs ? Pas de panique !
Pour chaque dépense effectuée avec la carte Shine, vous recevez une notification. Vous n’avez plus qu’à prendre votre justificatif en photo, Shine le conserve et calcule la TVA sur cette dépense.
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