Valeur probante d'un reçu professionnel : de quoi s’agit-il ?
La valeur probante d’un reçu garantit qu’un document numérique possède les mêmes droits que ceux de son équivalent sur papier. Elle permet d’assurer l’authenticité d’un document, particulièrement un reçu professionnel tel qu’une facture ou une note de frais. Faisons le point sur la définition de la valeur probante d’un document professionnel.
La valeur probante, qu’est-ce que c’est ?
Commençons par un peu d’étymologie : "probant" est emprunté au latin probare, qui signifie "prouver". La valeur probante est la justification (la preuve) de la légitimité d’un document. Un document "probant" est reconnu comme valide. L’archivage à valeur probante garantit l’enregistrement, le stockage et la restitution de données électroniques en respectant leur intégrité.
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La signature numérique a une valeur probante depuis la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000.
À quoi sert un document à valeur probante ?
La valeur probante s’inscrit dans le cadre de la dématérialisation des données. Celle-ci permet de faire des économies d’espace et de traitement. Elle offre également une solution d’archivage plus sécurisée. Les documents (notes de frais, factures…) circulent plus rapidement et facilement, ce qui limite les pertes et la détérioration des feuilles de papier.
C’est dans le domaine de la comptabilité que les reçus à valeur probante prennent tout leur sens, en particulier pour :
les factures ;
les notes de frais et justificatifs.
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La valeur probante, comment ça marche ?
Avec l’autorisation, en 2017, de stocker les justificatifs des entreprises sur support informatique, la question de l’authenticité s’est posée.
Alors comment donner à un document une valeur probante ?
C’est la loi qui impose les critères à respecter, dans l’arrêté du 22 mars 2017 :
la reproduction doit être faite à l’identique (y compris les couleurs), sans perte en cas de compression ;
le format de conservation est unique : PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) ;
le document doit être assorti d’un cachet et d’une signature électronique conformes, au moins, au RGS (référentiel général de sécurité), d’une empreinte numérique, ou de tout dispositif sécurisé équivalent.
L’archivage à valeur probante se décompose en 6 étapes :
l’obtention du document ;
la détection du document (par simple photographie) ;
la numérisation du document ;
la confirmation de la valeur probante par le service de comptabilité de l’entreprise ;
l’extraction de certaines données, à des fins de gestion de la trésorerie ;
le classement du document.
Pour garantir la valeur probante d’un document, vous devez avoir recours à des outils professionnels spécifiques qui respectent le cadre de la loi.
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Les salarié·es sont autorisé·es, depuis l’arrêté du 23 mai 2019 à jeter leurs documents sur papier, au profit de documents numériques.
Que faire en cas de contrôle fiscal ?
En cas de contrôle fiscal, la procédure est beaucoup plus simple qu’avec un archivage sur papier.
Plus besoin de fouiller dans des classeurs poussiéreux.
Il suffit de donner accès à votre solution de stockage. Cette solution peut être un serveur local ou un cloud.
Pour que l’administration fiscale considère comme valide votre archivage à valeur probante, les pièces doivent être :
authentiques : les informations doivent correspondre en tous points à la version imprimée (créateur, horodatage, contenu…) ;
intègres : chaque document doit être identique à l’original et n’avoir subi aucune modification ;
intelligibles : les documents doivent respecter le format imposé (PDF pi PDF A/3 ISO 19005-3), pour que leur consultation soit pérenne.
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D’après l’article L243-16, les documents à valeur probante doivent être conservés pendant au moins 6 ans.
La valeur probante d'un reçu pro : le récap’
Même si les documents numériques à valeur probante ne sont pas encore obligatoires, ils ont de nombreux avantages dont celui de garantir :
leur authenticité ;
leur intégrité ;
leur intelligibilité.
Si vous n’êtes pas sûr·e de vouloir (ou de pouvoir !) avoir recours à ce système, nous vous recommandons de demander conseil à un·e expert·e-comptable.
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