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Quel est le meilleur logiciel de notes de frais ?

par Justine Sudraud Publié le 24 novembre 20223 min. de lect

Les notes de frais peuvent concerner toutes les entreprises. Ces documents permettent de rembourser les dépenses avancées par les salarié·e·s dans le cadre de l'activité professionnelle. La gestion des notes de frais doit donc être réalisée avec précision. À l'ère du numérique, de multiples logiciels de notes de frais peuvent aider votre service comptabilité à réaliser cette tâche administrative !

Sommaire

Rappel : qu'est-ce qu'une note de frais ?

Tour d'horizon des meilleurs logiciels de notes de frais

Les autres outils de notes de frais en lice 🔎

Logiciel de notes de frais : place au verdict !

frais-pro-logiciel-choix

Rappel : qu'est-ce qu'une note de frais ?

Une note de frais présente les dépenses engagées par un·e salarié·e dans le cadre de son activité de l'entreprise. Lorsqu’un collaborateur ou une collaboratrice remplit une note de frais, son objectif est de se faire rembourser les frais avancés.

Pour être éligible au remboursement, les frais doivent être absolument nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. 

Il s'agit par exemple de frais : 

  • De déplacement ;

  • D'hébergement ;

  • Des frais de repas ;

  • D'achat de matériel, etc. 

Évidemment, chaque note de frais doit être accompagnée de son justificatif de notes de frais (facture ou autre), physique ou dématérialisé.

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Tour d'horizon des meilleurs logiciels de notes de frais

Pour vous aider à choisir LE logiciel de notes de frais idéal, voici une sélection d'outils qui ont fait leurs preuves.

1. Spendesk : un logiciel de notes de frais 7-en-1

Spendesk

Spendesk est une solution de gestion des dépenses professionnelles. En plus de la gestion des notes de frais, Spendesk permet de suivre l'ensemble des achats de l'entreprise. Il est aussi possible de mettre à disposition de chaque salarié·e une carte bancaire dématérialisée afin de sécuriser les dépenses professionnelles.

Prix de Spendesk

Non disponible publiquement. Le prix est calculé selon votre utilisation et le nombre de transactions effectuées par votre équipe sur la plateforme.

2. Expensya : l’outil de notes de frais qui s’adresse à toutes les entreprises

Expensya-outil-notes-frais

Expensya s'adresse aux indépendants, TPE, startups, PME et grandes entreprises. L'outil facilite la gestion de toutes les dépenses de l'entreprise, y compris les notes de frais. Avec plus d'un demi-million d'utilisateurs, la plateforme est en pleine croissance internationale.

Prix d’Expensya

Deux formules sont possibles : Silver et Gold (les tarifs évoluent en fonction du nombre de licences). L'offre commence à 4 € par mois et par utilisateur.

3. N2F : le logiciel de notes de frais ZÉRO papier 

N2F-logiciel-notes-frais

N2F est un logiciel de gestion de notes de frais 100% dématérialisé et c’est ce qui fait tout son charme ! L'outil scanne les justificatifs et génère automatiquement la note de frais correspondante. Disponible sur iOS et Android, l'application peut être utilisée par les entreprises de toutes tailles.

Prix de N2F

👉 Un plan “Business” à 3,60 € par utilisateur et par mois ;

👉 Un plan “Entreprise” à 5,10 € par utilisateur et par mois ;

👉 Un plan “Advanced” sur devis.

4. Cleemy : l’outil de notes de frais par Lucca

Cleemy

Cleemy Notes de frais est une des solutions éditées par Lucca, spécialiste des solutions RH et administratives. L'outil permet aux utilisateurs et utilisatrices de dématérialiser leurs notes de frais et collecter automatiquement les justificatifs. D’ailleurs, Lucca propose aussi l’un des meilleurs logiciels de paie.

Prix de Cleemy Notes de frais

4,95 € par utilisateur et par mois pour le logiciel à la carte (d'autres formules existent selon vos besoins).

5. Jenji : un logiciel de notes de frais de génie 🧞

Jenji

Jenji promet une nouvelle manière de gérer vos dépenses professionnelles, des notes de frais aux indemnités forfaitaires. Zéro papier, l'application permet d'intégrer automatiquement les notes de frais à vos autres outils.

Prix de Jenji

👉 Un plan gratuit avec fonctionnalités limitées ;

👉 Un plan “Team” à 5 € par utilisateur et par mois ;

👉 Un plan “Entreprise” sur devis.

Les autres outils de notes de frais en lice 🔎

Nous ne pouvons pas vous parler de toute l'offre de logiciels de notes de frais. Mais nous vous invitons à jeter un œil à ces autres outils avant de faire votre choix :

  • ONexpense ;

  • iZyFrais ;

  • Expensify ;

  • Concur ;

  • Rydoo.

Logiciel de notes de frais : place au verdict !

Se tourner vers un outil de gestion des notes de frais est un véritable gain de temps pour les salarié·e·s, pour les managers et pour le service comptabilité. Chacun des outils que nous vous avons présentés est reconnu pour son efficacité et sa popularité.

À vous de sélectionner celui qui sera le plus adapté à vos besoins !

Et pour continuer votre apprentissage, découvrez comment calculer simplement des frais de déplacement pro.

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