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Tout savoir sur les notes de frais téléphone

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par Pascale Joyner Publié le 18 juin 2024Mis à jour le 23 juillet 20242 min. de lect

Dans le cadre de votre activité professionnelle, vous pouvez avoir besoin de passer des appels téléphoniques. Si votre employeur·se ne vous a pas fourni de téléphone professionnel, vous devrez lui présenter des notes de frais pour qu’il ou elle vous rembourse vos dépenses. Vous vous posez des questions à ce sujet ? Voici un guide complet sur les notes de frais téléphone

Sommaire
Comment déterminer l’utilisation professionnelle du téléphone ?
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Comment déterminer l’utilisation professionnelle du téléphone ?

Si l’employeur·se ne peut pas évaluer la fraction d’appels professionnels, c’est aux salarié·es de déterminer ce nombre d’heures. 

Cela se manifeste sous la forme d’un pourcentage et l’entreprise doit alors rembourser la part équivalente du forfait total. 

Cependant, cette part remboursable est limitée à 50 %, même si l’employé·e estime qu’elle est supérieure. 

En revanche, si l’employeur·se peut prouver qu’elle dépasse 50 %, la partie au-dessus de ce seuil peut être exempte d’impôts.

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Quels justificatifs pour une note de frais de téléphone ?

Comme pour n’importe quelle note de frais, celles qui concernent les dépenses téléphoniques doivent être accompagnées d’un justificatif, sous la forme d’une facture acquittée originale.

💡

D’après l’arrêté du 20 décembre 2002, les dépenses téléphoniques doivent être remboursées sur la base des frais réels.

Que doit comporter cette note de frais ?

Comme toutes les notes de frais, celles qui concernent les dépenses de téléphone doivent contenir : 

  • le nom de l’entreprise ; 

  • le nom de l’employé·e ; 

  • la date d’utilisation du téléphone ; 

  • le montant total ;

  • le mode de paiement

Le formalisme spécifique des notes téléphoniques est déterminé par la politique de dépenses professionnelles qui a été mise en place par l’entreprise.

Et pourquoi pas un téléphone professionnel ?

Pour simplifier la gestion des notes de frais de téléphone, l’entreprise peut fournir à ses salarié·es un téléphone de fonction. Dans ce cas, les factures sont intégralement prises en charge par l’employeur·se, sans notes de frais. Attention cependant, si le téléphone a également un usage personnel, il s’agit d’un avantage en nature qui, contrairement au téléphone de fonction, est redevable de cotisations sociales.

Note de frais téléphone : en bref !

Pour vous faire rembourser les frais téléphoniques professionnels que vous avez engagés sur votre téléphone personnel, vous devez : 

  • indiquer à votre employeur·se la part d’appels professionnels sur le total du forfait ;

  • joindre un justificatif (facture de votre opérateur) ;

  • établir une note de frais en bonne et due forme.

Pour en savoir plus sur la façon d’éditer des notes de frais, nous vous invitons à consulter notre dossier complet sur la rédaction des notes de frais.

Et pour recevoir davantage de conseils pour entrepreneur·es éclairé·es, abonnez-vous à notre newsletter La Lanterne

Questions fréquentes

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