Comment savoir si une facture a été acquittée ?
Une facture acquittée, c’est une preuve de réception du règlement par un fournisseur (le créancier). Elle réduit les risques financiers et renforce la crédibilité de votre entreprise. Vous vous demandez comment savoir si une facture a été acquittée ? Qui peut s’en charger ? Et quelles mentions doivent figurer sur une telle facture ? Notre article va tout vous expliquer !
Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?
Une facture acquittée est une facture sur laquelle est apposée la mention “acquittée”. C’est une preuve de réception du règlement pour une transaction donnée. Elle confirme que l’émetteur de la facture a bien reçu les fonds.
Cette mention est à ajouter sur une facture existante.
Bien que facultative, elle est vivement recommandée, surtout en cas de litige. C’est une preuve recevable au tribunal.
Une facture acquittée renforce la transparence et la traçabilité des transactions. Elle facilite le suivi du flux de trésorerie en simplifiant l'identification des factures réglées.
Enfin, elle peut être exigée par votre banquier·e pour le financement d’un emprunt ou par des organismes publics pour le versement de subventions.
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Dans le domaine du BTP, il est courant de demander une facture acquittée. Étant donné que les paiements sont effectués au fil de l'avancement des travaux, cette preuve de paiement facilite la gestion financière.
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Qui acquitte une facture ?
L'acquittement par le ou la fournisseur·se
Le ou la fournisseur·se transmet des biens ou services en échange d’une somme d’argent. L’édition et l’émission de la facture lui reviennent.
Une fois qu’il ou elle a reçu la somme due par son ou sa client·e, il ou elle peut l’indiquer sur la facture. En apposant la mention "acquittée" sur ce document, le ou la fournisseur·se atteste de son paiement.
S’il ou elle le souhaite, il peut ensuite envoyer la facture acquittée à son ou sa client·e.
L'acquittement par le ou la client·e
Le ou la client·e, destinataire de la facture, doit régler le montant de la transaction à la date convenue. Une fois le débit de son compte bancaire effectué pour le règlement, il ou elle peut certifier ce paiement en acquittant la facture.
Il ou elle peut ensuite l’envoyer au ou à la fournisseur·se pour confirmer le paiement. Une copie de son relevé de compte bancaire doit également être transmise. Le montant débité doit être clairement visible.
Les mentions obligatoires
Pour qu’une facture acquittée soit valable, elle doit comporter différentes mentions obligatoires :
la mention “acquittée”, clairement visible ;
la date du règlement ;
le mode de paiement utilisé (virement, carte bancaire, chèque…) ;
la référence du paiement ;
la signature de l’entreprise émettrice.
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Pour créer vos factures, vous pouvez vous servir d’un outil de facturation. Simple à utiliser, il vous permet de gagner du temps dans l’édition de vos factures. C’est aussi l’assurance de transmettre des documents conformes et valables.
Les alternatives existantes
Pour prouver la réalisation d’un paiement, d’autres solutions existent :
En cas de paiement par chèque
Le paiement a été effectué par chèque ? Grâce aux talons du chéquier, vous pouvez contacter votre banque pour lui demander de vérifier l'identité du ou de la bénéficiaire.
En cas de paiement par virement bancaire
Il est possible de se rapprocher de la banque afin d’obtenir une attestation confirmant l’origine/la destination des fonds du virement. Les relevés bancaires comportent toutes les informations nécessaires.
En cas de paiement par carte bancaire
Le nom de l'entité apparaît automatiquement dans le libellé de la transaction. En éditant un relevé de compte, vous pouvez donc prouver le paiement.
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La certification d’un récapitulatif des dépenses
Ce document est émis directement par un ou une commissaire aux comptes, ou par un ou une expert·e-comptable.
Le recours à un ou une huissier·e de justice est nécessaire si les alternatives précédentes sont insuffisantes. En faisant appel à ses services, vous obtiendrez un constat qui établit de manière incontestable le règlement de la facture. C’est une preuve solide.
Quid du paiement en espèces ? 💸
Lorsque le paiement est réalisé en espèces, il est difficile de le prouver. Dans ce cas, la facture acquittée est plus que recommandée.
Facture acquittée : l’heure du récap’
Voici les principaux éléments à retenir concernant la facture acquittée :
une facture acquittée permet de prouver qu’un règlement a bien été réalisé ;
le ou la fournisseur·se et le ou la client·e peuvent acquitter une facture ;
une facture acquittée doit comporter des mentions obligatoires.
Pour aller plus loin, voici tout ce qu’il faut savoir sur l’annulation d’une facture déjà transmise.
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