Zoom sur les moyens de paiement au sein d’une entreprise
Qu’il s’agisse de payer vos billets de train, vos frais pros, vos fournisseurs ou vos salarié·es, vous réalisez de nombreuses dépenses tous les mois. Une question se pose donc : avec quel moyen de paiement régler ces frais ? Pour y répondre, nous allons faire un tour d'horizon des moyens de paiement envisageables au sein d’une entreprise.
1. Les moyens de paiement classiques
Paiement par carte bancaire professionnelle
Hormis les micro-entreprises et les entreprises individuelles, toutes les entreprises sont tenues d’ouvrir un compte bancaire professionnel.
Associée à un compte pro, la carte bancaire professionnelle est adaptée aux besoins spécifiques des entreprises. Par exemple, ses plafonds de retraits sont plus importants, de quelques centaines à plusieurs dizaines de milliers d’euros par mois. Une carte bancaire pro s’accompagne également de produits d’assurance visant à sécuriser l’activité.
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Paiement en espèces pour les entreprises
Le paiement en espèces (pièces et billets de banque) est le moyen de paiement le plus ancien.
Les dépenses opérées via ce moyen de paiement sont plafonnées :
plafond de 1 000 € : pour le paiement en espèces en B2C (particulier à un·e professionnel·le) comme en B2B (entre professionnel·les) ;
plafond de 15 000 € : si le domicile fiscal de l’entreprise est situé à l'étranger.
Paiement par chèque bancaire
Le chèque bancaire est un moyen de paiement encore très utilisé par les petites entreprises.
Le chèque bancaire est valable 1 an et 8 jours, ensuite il n’a plus aucune valeur.
Mieux vaut ne pas les oublier dans un coin !
Lorsque le chèque est encaissé, c’est-à-dire remis à la banque, le montant inscrit sur le chèque est directement débité du compte de l’émetteur. Il est ensuite crédité sur le compte du destinataire du chèque.
Même s’il est encore largement utilisé en France, ce moyen de paiement présente certains inconvénients :
déplacement jusqu’à la banque pour encaisser le chèque (sauf si vous encaissez le chèque auprès de certaines banques en ligne !) ;
risque de ne pas percevoir le paiement : chèque sans provision.
Les effets de commerce papier
Connaissez-vous les effets de commerce ?
Il s’agit de titres négociables représentant une créance. L’échéance de celle-ci est de 90 jours au maximum. Ces effets à payer sont exclusivement utilisés dans le cadre de transactions entre professionnels.
Il existe 2 catégories d’effets de commerce :
la lettre de change (ou traite) ;
le billet à ordre.
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La lettre de change (ou traite)
Voici comment fonctionne la lettre de change :
le “tireur” donne l'ordre au “tiré” (une banque par exemple) de payer à un bénéficiaire une somme déterminée et à une date convenue ;
le débiteur reçoit la lettre de change accompagnée d'une facture ;
le débiteur retourne la lettre de change signée au “tireur” ;
le débiteur paie la somme due à la date convenue.
Aujourd’hui, la lettre de change peut être effectuée sous forme dématérialisée. Il s’agit de la lettre de change relevé (LCR).
Le billet à ordre
Le billet à ordre est un moyen de paiement professionnel peu utilisé. Il s’apparente à une reconnaissance de dettes. Le souscripteur s'engage par écrit à payer au bénéficiaire une somme convenue à une date fixée par les parties.
Le billet à ordre doit porter les mentions suivantes :
la somme due ;
la date de règlement fixée ;
la signature du débiteur (qui doit la somme) ;
la domiciliation du versement (les coordonnées de la banque).
Le billet à ordre ressemble au chèque de banque sauf que la date d’encaissement est connue des 2 parties. Le débiteur sait quand l’argent sera débité du compte bancaire pro.
2. Les moyens de paiement dématérialisés
Le virement bancaire
Après la carte bancaire, il s’agit du moyen de paiement le plus utilisé en Europe.
Le virement bancaire est un ordre donné par un payeur à sa banque de transférer de l’argent vers le compte d’un bénéficiaire.
Les virements émis par les client·es d’une banque sont traités de façon groupée, entre 2 et 8 fois par jour. Le virement peut ainsi mettre 1 à 3 jours ouvrables pour arriver sur le compte du bénéficiaire, dans le cas d’un virement SEPA standard.
Le titre interbancaire de paiement
Il s’agit du fameux “TIP” ! 💡
Comme le virement bancaire, le titre interbancaire de paiement permet de procéder à un paiement directement de banque à banque.
Voici la marche à suivre :
le TIP est émis par l‘entreprise créancière et joint à la facture à régler ;
le débiteur remplit et signe le TIP qu’il renvoie au créancier ;
le créancier remet le TIP à sa banque qui le présente à la banque du débiteur ;
le montant indiqué sur le TIP est alors prélevé sur le compte bancaire du débiteur.
Le TIP donne une autorisation ponctuelle de prélèvement pour le montant indiqué sur la facture.
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3. Le paiement des frais professionnels
La gestion des frais professionnels est un véritable défi pour les entreprises. Plutôt que de passer par des notes de frais, l’entreprise peut mettre à disposition de ses collaborateur·ices des cartes bancaires professionnelles.
La carte de crédit
Il s’agit d’une carte de paiement avec laquelle les paiements ou les retraits d'argent sont débités ultérieurement sur le compte bancaire. La carte de crédit présente donc l’inconvénient majeur de ne pas offrir à l’entreprise une vue en temps réel sur les dépenses engagées par ses équipes.
La carte de débit
Il s’agit d’une carte de paiement avec laquelle les paiements ou les retraits d'argent sont débités du compte quasiment immédiatement. Ayant une vue en temps réel sur les dépenses, l’entreprise est en mesure d’adapter le plafond de paiement et de limiter l’utilisation de la carte.
La carte bancaire prépayée
Pour maîtriser les dépenses des salarié·es, l’entreprise peut opter pour la carte bancaire prépayée. Vous déterminez un plafond de dépenses à l’avance.
La gestion de la comptabilité est facilitée car de cette façon, les frais professionnels sont prévus, anticipés et budgétés avant chaque début de mois ou chaque déplacement.
La carte virtuelle est reliée à une plateforme web. Elle nécessite donc de passer par un service bancaire spécifique.
La carte bancaire virtuelle professionnelle
La carte bancaire virtuelle professionnelle est un mode de paiement dématérialisé qui utilise un système de coordonnées bancaires éphémères.
La carte virtuelle dispose d'un code généré par une plateforme web entièrement sécurisée. L’entreprise crédite la carte bancaire virtuelle du montant nécessaire. Le collaborateur ou la collaboratrice peut réaliser un paiement en ligne. Et pour chaque nouvelle dépense, la carte virtuelle est dotée d'un nouveau code.
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Le récap' des moyens de paiement dans une entreprise
Les professionnel·les disposent de nombreux moyens pour régler leurs dépenses quotidiennes ou ponctuelles :
carte bancaire professionnelle ;
paiement en espèces ;
paiement par chèque ;
les effets de commerce papier : lettre de change et billet à ordre ;
le virement bancaire ;
le TIP (titre interbancaire de paiement) ;
les cartes de paiement pour gérer les dépenses des salarié·es (carte de crédit, carte de débit, carte prépayée, carte bancaire virtuelle).
Pour aller plus loin, voici la définition et le fonctionnement de la trésorerie d’entreprise.
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