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Quels sont les frais déductibles en SASU ?

Pierre Ecuvillon
par Pierre Ecuvillon Publié le 26 janvier 2023Mis à jour le 27 novembre 20235 min. de lect

La Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU) permet à sa présidente ou à son président de déduire de nombreuses charges. Mais pas n'importe comment ! Certaines pratiques pourraient vous mener tout droit au redressement fiscal. Pour déduire vos frais professionnels dans les règles de l'art, nous vous présentons en détail les différents frais déductibles en SASU et les grands principes à respecter.

Sommaire

Frais professionnels en SASU : définition & conditions

Les frais de déplacement déductibles en SASU

Les frais de restauration déductibles en SASU

Les frais d’une SASU domiciliée chez le ou la président·e

Les autres frais professionnels déductibles en SASU

Modalités de déduction des frais en SASU

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Frais professionnels en SASU : définition & conditions

Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par un·e salarié·e au cours de son activité professionnelle et pour les besoins de celle-ci. Dans le cas d’une SASU, il peut également s’agir des dépenses réalisées par la ou le président·e.

👉 3 conditions rendent un frais professionnel remboursable :

1️⃣ La dépense est nécessaire à l’activité professionnelle.

2️⃣ Son montant est raisonnable et proportionné à certaines limites.

3️⃣ La dépense est justifiée avec une facture et/ou note de frais.

Une fois remboursés par l’entreprise, les frais sont considérés comme des charges sur le plan comptable. La SASU peut déduire ces charges de son résultat imposable afin de faire baisser ses impôts. 

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Les frais de déplacement déductibles en SASU

Ils relèvent de l’utilisation d’un véhicule privé ou d’un véhicule de fonction.

Les frais de déplacement pour un véhicule personnel 🚙

Si vous utilisez votre propre véhicule en tant que président·e de SASU, vous avez le droit à une indemnité financière. Vous avez le choix entre :

  • la déduction des dépenses réelles ;

  • l’utilisation du barème kilométrique mis en place par l’administration.

👉 Cette indemnité concerne les dépenses liées : 

  • au carburant ;

  • à l’entretien ;

  • à l’assurance…

L’indemnité concerne les frais des déplacements professionnels mais peut également s’appliquer au trajet domicile-lieu de travail

⚠️

L’administration fiscale limite la déduction des frais sur le trajet domicile-lieu de travail à un maximum de 40 kilomètres (soit 80 km aller-retour).

Les frais de déplacement pour un véhicule de fonction 🚗

Votre SASU possède un véhicule ? Dans ce cas, les frais de carburant, d’entretien et d’assurance du véhicule de fonction sont à la charge de la SASU

Ils font partie des frais déductibles. La part à déduire est à calculer suivant le barème kilométrique établi chaque année par l’État.

👉 Voici le barème kilométrique 2023 pour un véhicule de 5 chevaux fiscaux : 

  • jusqu’à 5 000 km : distance x 0,636 € ;

  • entre 5 001 et 20 000 km : distance x 0,357 € + 1 395 € ;

  • au-delà de 20 000 km : distance x 0,427 €.

Le barème kilométrique évolue suivant le nombre de chevaux fiscaux de votre voiture. Il est également différent pour les deux-roues.

L’exemple concret 🔎 

Si vous avez roulé 4 500 kilomètres avec votre véhicule de fonction, vous pourrez déduire des frais de 2 862 €.

Voici le calcul à effectuer : 4 500 x 0,636 = 2 862 €.

Les frais de restauration déductibles en SASU

Il y a deux types de frais de restauration : les repas quotidiens pris dans l’entreprise et les repas professionnels.

Les frais des repas quotidiens 🍽️

Pour que les dépenses occasionnées par ces repas soient considérées comme des frais professionnels, le ou la président·e de la SASU doit :

  • Prouver son incapacité à se rendre à son domicile pour se restaurer (contrainte liée aux horaires, éloignement…).

  • Joindre un justificatif à la note de frais.

La dépense déductible correspond alors à la différence entre les frais de repas dépensées et le forfait correspondant à un avantage en nature. 

Ce forfait est fixé à 5,20  pour un repas par jour pour 2023. Le forfait pour deux repas par jour s’élève donc à 10,40 €.

Il existe également une limite d’exonération de 20,20 € par jour : les frais au-dessus de cette somme ne sont pas pris en charge. Autrement dit, vous ne pouvez pas déduire plus de 15 € par repas.

⚠️ Attention : la valeur d’un repas que vous avez vous-même préparé n’est pas déductible !

L’exemple concret 🔎

Pour 200 repas d’une valeur de 11 € pris sur l’année, vous pourrez déduire des frais réels de 1 160 €.

Voici le calcul à effectuer : (200 x 11) - (200 x 5,20) = 1 160 €.

Et si vous déjeunez pour 30 €, vous pourrez déduire uniquement 15 € par repas.

Les frais pour les repas professionnels🍴

Ils correspondent à l’invitation d’un·e client·e ou à des repas pris lors de déplacements professionnels ou d’une formation. On parle aussi de "repas d'affaires".

👉 Ces frais sont entièrement déductibles à condition que vous puissiez :

  • produire les notes de frais correspondantes ; 

  • joindre les justificatifs ;

  • montrer dans quelle mesure ils sont nécessaires à l’activité professionnelle.

Les frais d’une SASU domiciliée chez le ou la président·e

Si l'adresse de domiciliation de la SASU se situe chez vous, une partie des dépenses courantes peut être déclarée en frais professionnels. On les appelle les « charges mixtes ».

👉 Il peut s’agir : 

  • du loyer ;

  • des frais d’eau, d’électricité ou de gaz ;

  • des forfaits téléphoniques ou Internet ;

  • des primes d’assurance.

Pour estimer ces frais professionnels et ne pas les confondre avec les dépenses personnelles, l’administration fiscale prend en compte un prorata relatif à la superficie effectivement occupée par la SASU.

L’exemple concret 🔎

Vous payez 100 € par mois pour le chauffage et l’électricité de votre appartement de 80 m2, soit 1 200 € annuels. Dans cet appartement se trouve une pièce de 10 m2 consacrée entièrement à votre activité professionnelle.

On peut donc considérer que vous utilisez 12,5 % de votre logement pour votre activité professionnelle (10/80 x 100).

Vous pouvez déduire 12,5 % x 1 200 = 150 € pour vos dépenses d’énergie.

Vous pouvez faire le même calcul pour votre loyer si vous êtes locataire.

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Les autres frais professionnels déductibles en SASU

Toutes les dépenses permettant à la SASU de répondre à ses engagements peuvent également être déduites.

👉 Il peut s’agir :

  • de l’achat de matériel (exemple : un ordinateur, des logiciels, un bureau…) ;

  • des frais de publicité ;

  • de certains frais de contentieux ;

  • de cadeaux faits à des client·es (sous conditions) ;

  • des dépenses liées à des formations professionnelles, etc.

À l’inverse, attention à certains frais qui ne sont a priori pas déductibles en SASU :

  • les dépenses somptueuses ou luxueuses ;

  • la taxe foncière et de nombreux impôts (notamment l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les sociétés) ;

  • les intérêts d’un emprunt (selon les cas) ;

  • les pénalités et amendes…

Modalités de déduction des frais en SASU

Il existe différentes manières de rembourser les dépenses professionnelles engagées par le président ou la présidente de la SASU : 

  • La déduction des frais réels : vous déduisez le montant exact des dépenses réellement engagées.

  • La déduction sur la base d’un forfait : vous déduisez les dépenses sur une base forfaitaire comme pour les dépenses liées aux déplacements professionnels.

  • La déduction forfaitaire de 10 %. Dans ce cas, l'administration applique automatiquement une déduction forfaitaire de 10 % pour frais professionnels à votre salaire. Le plafond maximum des déductions est de 12 000 € environ par an.

Cette dernière solution peut être intéressante en SASU si vous ne vous voulez pas vous embêter à déduire tous vos frais un par un. Mais si vos frais sont plus importants, il est possible d'opter pour la déduction des frais au réel et de renoncer à cette déduction forfaitaire qui sera moins intéressante.

🧾

Chaque dépense doit obligatoirement faire l’objet d’une note de frais accompagnée de pièces justificatives probantes. Dans le cas contraire, l’URSSAF est susceptible de faire un contrôle fiscal pour procéder au redressement de la SASU.

Les frais déductibles en SASU : le récap’

Les frais déductibles en SASU relèvent de l’ensemble des dépenses professionnelles réalisées par la présidente ou le président : 

1️⃣ Frais de déplacement.

2️⃣ Frais de restauration.

3️⃣ Frais spécifiques à la SASU domiciliée chez son président ou sa présidente.

4️⃣ Autres frais engagés par le président ou la présidente et utiles à sa société.

Les frais peuvent être déduits au réel en fonction des dépenses réellement engagées ou au forfait selon le type de dépense.


Vous voulez creuser davantage le sujet des frais professionnels en SASU ? Alors nous vous conseillons la lecture de notre article sur les frais professionnels du président·e de SASU !

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Questions fréquentes

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Sommaire
Frais professionnels en SASU : définition & conditions
Les frais de déplacement déductibles en SASU
Les frais de restauration déductibles en SASU
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Les autres frais professionnels déductibles en SASU
Modalités de déduction des frais en SASU