Zoom sur les frais professionnels du président de SASU

Les frais professionnels d’un·e président·e de SASU

Comme c’est le cas pour un·e salarié·e, les frais professionnels d’un·e président·e de SASU doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Le responsable financier de l’entreprise ou l’expert·e-comptable vérifiera que c’est bien le cas. 

Voici quelques exemples de frais professionnels d’un·e président·e de SASU ! 

Les frais de repas

Le président ou la présidente de SASU peut se faire rembourser ses frais de restauration selon le contexte. 

Aussi, il faut faire la distinction entre les frais de repas ordinaires et les repas d’affaires : 

👉 Les frais de repas dit ordinaires 

Ces dépenses concernent les repas pris chaque jour par le ou la président·e de SASU. Il ou elle devra justifier son incapacité à rentrer à son domicile pour déjeuner (éloignement entre le siège et le domicile, horaires). 

👉 Les frais de repas d’affaires 

Ces frais concernent les déjeuners ou les dîners pris avec un collaborateur ou une collaboratrice extérieur·e à l’entreprise et toujours dans l’intérêt de la société (client·e, partenaire potentiel·le, etc.). 

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L’utilisation du véhicule

Un·e président·e de la SASU se déplace parfois avec son véhicule personnel dans le cadre de ses fonctions ! 🚗

Il ou elle a donc droit à une compensation financière. Ces frais professionnels comprennent les frais de carburant, l’assurance et l’entretien de la voiture. 

S’il s’agit d’un véhicule en leasing, l’entreprise peut éventuellement prendre en charge les frais de location. 

Le calcul des frais professionnels induits par l’utilisation de la voiture personnelle se fait généralement en se basant sur la distance entre le domicile du ou de la président·e et le siège de la SASU. 

Une fois ce chiffre en tête, il faudra multiplier un barème prévu par la loi par le nombre de kilomètres parcourus. Les trajets pour se rendre dans les locaux de l’entreprise sont aussi à prendre en compte. Les autres déplacements sont quant à eux à justifier. 

Les frais lorsque la domiciliation de la SASU est chez le ou la président·e

Lorsque la SASU est domiciliée chez les président·e·s, des dépenses courantes sont comptabilisées comme des frais professionnels selon une certaine proportion afin de ne pas confondre les frais professionnels et personnels. 

Cette proportion correspond en fait à la superficie occupée par la SASU dans le domicile.  

Le ou la président·e de la SASU peut donc se faire rembourser une partie : 

• Du loyer ; 

• De la taxe d’habitation (s’il en paie encore une) ;

• Des factures d’électricité et d’eau ;

• Et des primes d’assurances.

D’autres dépenses incontournables au bon fonctionnement de la SASU peuvent être remboursées comme les emprunts souscrits au nom du ou de la président·e dans l’intérêt de l’entreprise.  

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Comment rembourser ses frais professionnels ?

Les président·e·s de SASU peuvent se faire rembourser leurs frais professionnels de deux manières : au réel ou au forfait. 

Certaines dépenses récurrentes peuvent être chiffrées à l’avance et remboursées au forfait. C’est le cas pour certaines dépenses kilométriques.

Les autres dépenses sont remboursées au réel. Au même titre que les salarié·e·s, pour un remboursement des frais professionnels au réel, le ou la président·e de la SASU récapitule l’ensemble des dépenses engagées sur une note de frais à laquelle il ou elle joint les pièces justificatives. 

Les notes de frais devront comprendre un certain nombre d’éléments : 

• La date et la nature des dépenses ;

• La somme à rembourser ;

• La date de réalisation du paiement ;

• Les observations (motif de la dépense, nom de l’enseigne ou du restaurant, personnes concernées, etc.). 

Avec tous ses éléments en sa possession, le responsable RH sera en mesure de valider ou non le remboursement des frais professionnels du ou de la président·e de la SASU.

Les factures justificatives doivent quant à elles mentionner le prix hors taxe, la TVA et le montant TTC. Les notes de frais et les justificatifs sont à conserver. Ces documents seront réclamés en cas de contrôle fiscal ou de contrôle de l’URSSAF par exemple. 

Récap’ des points essentiels 📝

Les frais professionnels d’un·e président·e de SASU se gèrent de la même manière que ceux des salarié·e·s : 

👉 Le ou la président·e de SASU peut se faire rembourser les frais d’utilisation de son véhicule, de repas, de loyer et d’autres frais liés au fonctionnement de l’entreprise si cette dernière est domiciliée chez lui ou elle ;

👉 Il ou elle doit établir des notes de frais avec justificatifs à l’appui ; 

👉 L'expert·e-comptable étudie et valide les notes de frais avant de procéder au remboursement ;

👉 Il est possible d’utiliser un logiciel dédié pour assurer une bonne traçabilité. 

La gestion des notes de frais n’est pas à prendre à la légère. Il est recommandé d’établir une stratégie efficace pour garantir une bonne traçabilité des documents. Avec le compte pro Shine, simplifiez la gestion de vos finances et gagnez du temps.