Zoom sur les frais professionnels du président de SASU (+ Ebook 📕)
« Zut ! J’ai oublié la CB du boulot ! » Il arrive parfois que le dirigeant·e de la SASU avance des dépenses professionnelles sur ses fonds propres avant de demander un remboursement à son entreprise via une note de frais.
Mais attention, il n’est pas possible de se faire rembourser n’importe quelle dépense n’importe comment. Que faut-il savoir sur les frais professionnels du président ou de la présidente de la SASU ? Nous vous disons tout !
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Les frais professionnels d’un·e président·e de SASU
Comme c’est le cas pour un·e salarié·e, les frais professionnels d’un·e président·e de SASU doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Le responsable financier de l’entreprise ou l’expert·e-comptable vérifiera que c’est bien le cas.
Voici quelques exemples de frais professionnels d’un·e président·e de SASU !
Les frais de repas
Le président ou la présidente de SASU peut se faire rembourser ses frais de restauration selon le contexte.
Aussi, il faut faire la distinction entre les frais de repas ordinaires et les repas d’affaires :
Les frais de repas dit ordinaires
Ces dépenses concernent les repas pris chaque jour par le ou la président·e de SASU. Il ou elle devra justifier son incapacité à rentrer à son domicile pour déjeuner (exemples : éloignement entre rendant trop long un trajet domicile-travail, horaires, etc.).
Ces frais peuvent être déduits à hauteur de 15,35 € maximum par repas par jour en 2024.
Les frais de repas d’affaires
Ces frais concernent les déjeuners ou les dîners pris avec un collaborateur ou une collaboratrice extérieur·e à l’entreprise et toujours dans l’intérêt de la société (client·e, partenaire, etc.). Ils peuvent entièrement déduits (il n’y a pas de plafonds).
💡Si des boissons alcoolisées sont consommées lors du repas d'affaires, une note de frais spéciale alcool doit être éditée.
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L’utilisation du véhicule
Un·e président·e de SASU se déplace parfois avec son véhicule personnel dans le cadre de ses fonctions pour une utilisation professionnelle ! 🚗
Il ou elle a donc droit à une compensation financière. Ces frais professionnels comprennent les frais de carburant, l’assurance et l’entretien de la voiture. Dans tous les cas, les frais de déplacement professionnel sont à justifier.
L'utilisation du véhicule personnel pour l'activité professionnelle peut être prise en compte via le régime des indemnités kilométriques. Elle repose dans ce cas sur un barème kilométrique prévu par la loi selon le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule utilisé.
Il est également possible de déduire vos frais d'utilisation du véhicule au réel si c'est plus intéressant pour vous.
⚠️ Pour le trajet domicile-travail, seuls 40 km sont pris en compte par l'administration fiscale (soit 80 km aller-retour).
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Exemple : vous avez roulé 10 000 km avec votre voiture de 5 chevaux fiscaux. Le calcul applicable selon le barème 2024 est de (0,357 x 10 000) + 1 395 = 4 965. Vous pourrez donc déduire jusqu’à 4 965 € pour les frais de vos déplacements.
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Les frais lorsque la SASU est domiciliée chez le ou la président·e
Lorsque la SASU est domiciliée chez le ou la président·e, des dépenses courantes sont comptabilisées comme des frais professionnels selon une certaine proportion afin de ne pas confondre les frais professionnels et personnels.
Cette proportion correspond en fait à la superficie occupée par la SASU dans le domicile. Le ou la présidente peut ainsi déduire la quote-part correspondant à son utilisation professionnelle.
Le ou la président·e de la SASU peut donc se faire rembourser une partie :
du loyer ;
des factures d’électricité, de gaz et d’eau ;
des primes d’assurances.
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Par exemple, s’il consacre 20 % de son logement à son activité professionnelle (l’équivalent d’une pièce), il peut déduire 20 % de son loyer ou de ses factures d’énergie.
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Les autres frais du président·e de SASU
Le ou la président·e peut aussi avoir d’autres frais qu’il peut se faire rembourser par sa société. C’est le cas :
des dépenses de formation professionnelle ;
les cadeaux offerts aux client·es s’ils ne sont pas excessifs ;
certains frais de réception (hors dépenses somptuaires)…
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Les frais d’habillement (par exemple, achat d’un costume) sont rarement remboursables par l’entreprise. Il existe des exceptions pour certaines professions comme les médecins ou les avocats.
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Comment se faire rembourser ses frais professionnels en SASU ?
Remboursement au réel ou forfait
Le ou la président·e de SASU peut se faire rembourser ses frais professionnels de deux manières :
au réel en fonction des frais réels engagés ;
ou au forfait grâce à une indemnité forfaitaire.
Certaines dépenses peuvent être chiffrées à l’avance et remboursées au forfait. C’est le cas pour les indemnités kilométriques.
Les autres dépenses peuvent être remboursées au réel. Pour un remboursement des frais professionnels au réel, le ou la président·e de la SASU récapitule l’ensemble des dépenses engagées sur une note de frais à laquelle il joint les pièces justificatives à la note de frais.
Les notes de frais
La rédaction des notes de frais ne doit pas être faite à la légère. Les notes de frais devront comprendre un certain nombre d’éléments :
la date et la nature des dépenses ;
la somme à rembourser ;
la date de réalisation du paiement ;
les observations (motif de la dépense, nom de l’enseigne ou du restaurant, personnes concernées, etc.).
Avec tous ces éléments en sa possession, le responsable RH sera en mesure de valider ou non le remboursement des frais professionnels du ou de la président·e de la SASU.
Les notes de frais ne sont pas des justificatifs en elles-mêmes. Aussi, il faut joindre des factures justificatives. Ces dernières doivent quant à elles mentionner le prix hors taxe, la TVA et le montant TTC.
⚠️ Les notes de frais et les justificatifs sont à conserver. Ces documents seront réclamés en cas de contrôle fiscal par l’administration fiscale ou de contrôle de l’URSSAF par exemple. Pour ne pas vous y perdre, vous devez mettre en place un système de gestion de notes de frais performant.
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Les remboursements de frais professionnels ne sont pas considérés comme étant des éléments de rémunération. Ils ne sont pas imposables sur le revenu et n’impactent pas les charges sociales de l’entreprise.
À retenir sur les frais professionnels du président·e de SASU
Les frais professionnels d’un·e président·e de SASU se gèrent de la même manière que ceux des salarié·es :
le ou la président·e de SASU peut se faire rembourser les frais d’utilisation de son véhicule, de repas, de loyer et d’autres frais liés au fonctionnement de l’entreprise si cette dernière est domiciliée chez lui ;
il ou elle doit établir des notes de frais avec justificatifs à l’appui ;
l'expert-comptable étudie et valide les notes de frais avant de procéder au remboursement ;
il est possible d’utiliser un logiciel dédié pour assurer une bonne traçabilité.
Si vous avez besoin de connaître tous les frais déductibles d’une SASU et pas seulement ceux du président·e de SASU, rendez-vous sur notre article dédié !
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