Tout ce que vous devez savoir sur le contrôle URSSAF
Ah, le contrôle URSSAF ! Entre légendes urbaines, panique et méconnaissance totale, cette formalité administrative est la hantise de beaucoup d’entrepreneurs. Pourtant, si vous tenez une comptabilité dans les règles de l’art et que vous n’avez rien à vous reprocher, vous n’avez aucun soucis à vous faire.
💆♂️ Faisons le point et dédramatisons ensemble le contrôle URSSAF.
Un contrôle URSSAF, à quoi ça sert ?
Qu’est-ce qu’un contrôle URSSAF ?
Commençons par poser les bases.
L’URSSAF, c’est l’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales. Il est chargé par l’État de collecter les cotisations sociales des entreprises pour le bon fonctionnement de la Sécurité Sociale.
Le contrôle URSSAF sert à vérifier que votre entreprise a payé correctement ses cotisations sociales. Si ce n’est pas le cas, le contrôle URSSAF a pour but de rectifier les erreurs de paiement de cotisations dues.
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Attention à ne pas confondre : contrôle fiscal (= vérification des impôts et taxes) et contrôle URSSAF (= vérification des cotisations sociales). Si vous êtes micro-entrepreneur, vous pouvez consulter nos articles dédiés sur vos obligations en matière d'impôts et taxes et de cotisations sociales.
Quelles cotisations sont concernées ?
Toutes les cotisations et contributions sociales exigibles par l’URSSAF au cours des trois dernières années.
Par exemple, si vous êtes contrôlé.e en octobre 2022, le contrôle portera sur les cotisations exigibles de 2019, 2020 et 2021.
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Attention : si le contrôle porte sur une enquête pour travail dissimulé ou illégal, la période de contrôle est de 5 ans.
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Qui peut être soumis à un contrôle URSSAF ?
Toute personne morale ou physique qui fait une déclaration sociale et/ou qui paie des cotisations peut être soumise à un contrôle URSSAF :
Employeur (personne morale ou physique, entreprise individuelle, société, etc.) ;
Travailleur indépendant ;
Association ;
Professionnel de santé, etc.
Où se passe le contrôle URSSAF ?
Il existe deux types de contrôles URSSAF.
Le contrôle sur pièces
Pour les indépendants et les entreprises comportant 11 employés ou moins au 31 décembre de l’année précédant le contrôle, un contrôle sur pièces sera effectué.
Autrement dit, vous serez convoqué.e dans les bureaux de l’URSSAF (ou de la CGSS).
Votre présence sur place n’est pas nécessaire durant tout le contrôle, vous devrez simplement apporter toutes les pièces justificatives et les documents nécessaires à la vérification.
Le contrôle sur place
Pour les plus grosses entreprises, le contrôle URSSAF aura lieu dans vos locaux ou éventuellement dans ceux de votre expert-comptable si vous le souhaitez.
Comment se passe concrètement un contrôle URSSAF ?
Voici les cinq étapes qui composent tous les contrôles URSSAF.
Étape 1 : l’avis de contrôle 📩
Ce n’est pas le courrier le plus agréable à ouvrir, nous vous le concédons… ! Mais il a le mérite de vous prévenir 30 jours à l’avance que vous allez être contrôlé.e.
Ce courrier comporte :
La date du contrôle ;
L’identité du contrôleur ;
La liste des documents à rassembler.
Seul cas pour lequel vous ne recevrez pas d’avis de passage : si le contrôle URSSAF a lieu suite à une suspicion de travail dissimulé.
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Note : dès lors que vous êtes désigné pour faire l’objet d’un contrôle URSSAF, toute tentative d’évitement ou de mensonge sera considérée comme un obstacle à contrôle et peut faire l’objet de pénalités financières.
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Étape 2 : le contrôle en lui-même 📆
L’agent de contrôle va passer au peigne fin tous les documents nécessaires au calcul du taux et de l’assiette des cotisations sociales de votre entreprise pour vérifier l’exactitude :
Des montants de cotisations payés ;
Des rémunérations soumises à cotisations ;
Des frais professionnels déductibles des cotisations ;
De la mise en application des mesures d’exonération de cotisations en faveur de l’emploi.
Quelques exemples de documents à fournir :
Avis d’imposition ;
Statuts de l’entreprise ;
Factures ;
Déclaration sociale ;
Bulletins de salaire ;
Contrats de travail ;
Documents comptables (bilans, grands livres comptables…), etc.
➡️ En bref, tout document qui donne une information sur le montant, le taux et le calcul de vos cotisations sociales.
🔒
Note : c’est notamment la raison pour laquelle vous êtes dans l’obligation de conserver pendant au moins 6 ans toute pièce justificative, physique ou dématérialisée, qui rentre dans l’assiette de calcul des cotisations sociales.
Le contrôle est réalisé par un ou plusieurs agents de recouvrement qui vont se rendre sur le lieu de votre entreprise ou que vous rencontrerez à l’URSSAF en fonction du type de contrôle (sur place ou sur pièces).
Ces inspecteurs sont agréés par l’URSSAF pour intervenir sur tout le territoire français et sont soumis au secret professionnel.
Il est important de connaître les différents droits de l’agent de contrôle :
Lors d’un contrôle sur place, il a le droit, avec votre accord, d’utiliser votre matériel informatique pour accéder à d’éventuels documents dématérialisés. Vous avez 15 jours après l’avis de contrôle pour refuser l’accès à votre matériel informatique et proposer une alternative à l’agent de contrôle.
L’agent de contrôle a le droit d’interroger vos salariés et toutes les personnes rémunérées par l’entreprise pour récolter des informations utiles au contrôle. Vous n’avez pas le droit de vous y opposer.
La durée du contrôle URSSAF est limitée à 3 mois pour les entreprises de moins de 20 employés. C’est-à-dire qu’il peut s’écouler au maximum trois mois entre le début du contrôle et l’envoi de la lettre d’observation.
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Vous préparer au contrôle
L’URSSAF met à votre disposition la charte du cotisant contrôlé. C’est un document qui récapitule toutes les informations à connaître sur le contrôle URSSAF.
Étape 3 : la lettre d’observations 📫
Vous recevrez par voie postale les conclusions du contrôle URSSAF.
Cette lettre contient les informations suivantes :
L’objet du contrôle ;
Les documents contrôlés ;
La période vérifiée ;
La date de fin du contrôle ;
Les modalités et délais de réponse (y compris la possibilité de vous faire assister par un conseil de votre choix).
S’il y a un redressement suite au contrôle, c’est dans ce document que sont précisés la nature du redressement, son montant et le mode de calcul.
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Étape 4 : la période contradictoire ✍️
Vous avez un droit de réponse à cette lettre pour faire valoir votre position si vous n’êtes pas d’accord avec l’un des éléments présentés dans la lettre d’observation.
Vous avez 30 jours pour répondre à ce courrier par écrit et faire part de vos remarques. Vous pouvez demander 30 jours supplémentaires au besoin.
L’agent de contrôle doit ensuite vous répondre en signifiant si sa décision de redressement est maintenue ou non. Si elle est maintenue, il transmet son procès-verbal de contrôle à l’URSSAF.
Étape 5 : le rapport de contrôle 🤝
C’est le courrier qui présente la décision finale du contrôle.
3 issues sont possibles :
Pas de redressement : aucune mesure n’est prise, vous avez payé exactement les cotisations que vous deviez.
Le contrôle conclut qu’un crédit doit être versé à la personne contrôlée.
Le contrôle conclut à un redressement et une somme à payer.
Si un recouvrement des cotisations est décidé par l’URSSAF, vous ferez l’objet d’une régularisation. Vous recevrez une mise en demeure pour le recouvrement des cotisations.
Vous devrez payer les cotisations normalement dues assorties de majorations de retard initiales et complémentaires sur les sommes redressées (sauf si vous bénéficiez d'une remise gracieuse).
Vous aurez dès lors un mois pour régler cette somme.
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Et si vous n’êtes pas d’accord ?
À cette étape, si vous n’êtes pas en accord avec la décision, il est encore possible de la contester grâce à la commission de recours amiable (CRA). Vous avez 2 mois pour le faire à compter de la notification de la décision.
Pourquoi êtes-vous soumis à un contrôle URSSAF ?
La dénonciation à l’URSSAF est l’une des légendes urbaines du monde de l’entreprise.
Faire l’objet d’un contrôle URSSAF ne signifie pas nécessairement que vous avez fait quelque chose de mal, ou de suspect, ou même que quelqu’un vous a dénoncé !
Pas de panique, le contrôle URSSAF est une étape obligatoire dans la vie d’une entreprise, surtout lorsqu’elle prend de l’âge et que son chiffre d’affaires progresse. Ne prenez aucun risque et partez du principe que vous y passerez un jour !
Cependant, certains facteurs peuvent augmenter votre probabilité de faire l’objet d’un contrôle :
Il se peut que l’URSSAF repère des incohérences dans votre déclaration sociale et souhaite donc venir vérifier de quoi il s’agit.
Si vous faites du B2B et que l’un de vos clients est contrôlé, il est possible que l’URSSAF réclame un contrôle de votre entreprise également pour pouvoir « croiser les données ».
Si vous avez fait l’objet d’un redressement du fisc, l’URSSAF viendra probablement vérifier vos déclarations sociales.
💡
Le saviez-vous ? Vous pouvez anticiper et demander volontairement à faire l’objet d’un contrôle URSSAF. Dans ce cas, si des irrégularités dans le paiement des cotisations sont découvertes vous devrez bien sûr payer ce que vous devez à l’URSSAF mais vous serez dispensé.e des pénalités supplémentaires. Si vous avez un doute dans le paiement de vos cotisations cela peut donc valoir le coup de jouer le bon élève !
En bref : les étapes du contrôle URSSAF
L’avis de contrôle vous informant du contrôle
Le contrôle en lui-même (sur pièces ou sur place)
La lettre d’observations présentant les conclusions du contrôle
La période contradictoire pour opposer vos objections
Le rapport de contrôle présentant la décision finale du contrôle
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