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5 astuces simples pour mieux gérer votre comptabilité

Ecrit le mardi 17 décembre 2019 par Flore Campestrini
Avec Shine, dites adieu aux lourdeurs bancaires et aux tracas administratifs et comptables.

La comptabilité vous permet de prendre les bonnes décisions pour la gestion de votre entreprise et de vous assurer de sa bonne santé

Vous pensez que la compta est un monde hostile auquel il vaut mieux se confronter le moins possible ?

Les 5 astuces qui suivent devraient vous détromper ! 

S’informer, anticiper, s’organiser, bien s’entourer et bien s’équiper : voici les clés pour mieux gérer sa comptabilité. Pour en savoir plus, lisez la suite ! 

Faire des fiches personnalisées pour maîtriser les notions de base de la comptabilité

En matière de comptabilité, connaître les règles du jeu est nécessaire pour triompher !

Dès le lancement de votre activité, prenez soin de bien vous renseigner sur vos obligations comptables. Et, pour ne rien oublier, pensez à faire des “fiches”.

Parler la même langue que votre comptable vous permettra d’échanger plus efficacement et sans stress. 

Sans devenir pour autant un·e expert·e en la matière, vous devez vous familiariser avec :

Les règles de la facturation (mentions obligatoires… etc.)

Les documents comptables et les pièces justificatives (factures, reçus, notes de frais, relevés de compte, bilans, livres comptables… etc.)

Vos droits et obligations légales en matière comptable (durée de conservation des documents, exercices comptables, frais professionnels, frais personnels, déduction des charges… etc.)

Le calendrier de vos déclarations obligatoires.

Attention, les règles peuvent varier en fonction de votre situation. Prenez connaissance des principes généraux mais aussi de ceux applicables à votre profil spécifique. Pour cela, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un·e expert·e comptable.  

🛠

Votre boîte à outils : 

  • Le dossier « Règles comptables » disponible sur le site officiel de l’administration française.

  • La newsletter « Bercy infos entreprises », pour se tenir informé·e régulièrement. 

  • Les ressources documentaires en ligne de l’Ordre des experts comptables, pour les questions plus pointues. 

  • Le blog de Shine, pour des explications simples et précises. 

Avoir son propre calendrier comptable

La bonne idée pour débuter en toute sérénité est de dresser une liste chronologique des déclarations comptables auxquelles vous devrez vous soumettre.

🔧

L’outil : consultez le calendrier fiscal mis en ligne par la Direction générale des finances publiques. 

De cette manière, vous pourrez rassembler les pièces nécessaires en temps et en heure, sans stress. L’anticipation sera votre meilleure alliée pour mieux gérer votre comptabilité. 

💡

L’astuce en plus : n’oubliez pas de vous envoyer des rappels pour ne pas perdre de vue votre calendrier en cours de route. 

Adopter une routine pour effectuer un suivi régulier de sa comptabilité

La régularité est la reine des qualités en matière de comptabilité. 

L’erreur à ne pas commettre : laisser trainer factures, reçus et autres justificatifs. 

Rien de plus stressant que de devoir appeler en urgence ses clients, ses fournisseurs ou encore son banquier pour démêler les fils de sa comptabilité au moment des déclarations clés. 

Pour éviter cette situation angoissante et potentiellement problématique, pensez à :

✔ Demander les factures et reçus à vos fournisseurs immédiatement au moment du paiement.  

✔ Conserver et classer vos justificatifs et vos documents comptables sans attendre (non, les entasser dans votre vide poche, dans votre boite à gants, ou même dans votre boite mail ne compte pas…). 

🚨

Attention : Vous avez l’obligation de conserver vos pièces justificatives et vos documents comptables pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice au cours duquel ils ont été produits. 

✔ Faire des duplicatas de vos documents numériques (utile en cas de perte de votre ordinateur par exemple).

✔ Numériser vos justificatifs si ils vous sont fournis sous forme papier. 

🎉

Bonne nouvelle : vous pouvez conserver vos justificatifs au format numérique !

✔ Rattacher chacun de vos justificatifs à votre compte bancaire professionnel.

Le mieux sera d’effectuer ces tâches au fur et à mesure. 

A défaut, en fonction du nombre de transactions à traiter, imposez vous une session de comptabilité chaque semaine ou chaque mois.

Votre comptable, vos fournisseurs et surtout votre sérénité vous en seront reconnaissants ! 

🎁

Vous êtes tenté·e de repousser votre comptabilité ? N’ayez plus peur !  Shine vous permet de réaliser facilement les opérations liées à la gestion courante de votre comptabilité. 

L'application vous permet de numériser vos reçus, d’éditer et de conserver vos factures, ou encore de les rattacher aux paiements que vous avez encaissés ou réalisés. Nous vous en disons plus ici. 

Déléguer sa comptabilité

Si votre entreprise est relativement « simple » à gérer, et que vous vous en sentez les capacités, vous pouvez envisager de tenir seul·e  votre comptabilité. Pour cela, pensez à bien vous former, à vous informer régulièrement à propos de l’évolution des règles comptables et si besoin à vous équiper d’un bon logiciel de comptabilité. 

Si vous avez une société ou que votre entreprise prend de l’ampleur, il sera probablement plus raisonnable et plus fiable de faire appel aux services d’un·e  expert·e-comptable. Vous pourrez alors vous délester d’une grande charge de travail et gagner en tranquillité. 

Attention cependant, choisissez bien votre expert-comptable. En plus d’être habilité à exercer son activité, celui-ci doit avoir fait la preuve de son sérieux et de son sens du service. 

Votre expert-comptable sera un intermédiaire privilégié dans la gestion de vos affaires :

  • Il vous accompagnera dans l’administration quotidienne de votre comptabilité (saisie comptable, déclarations fiscales, bilans, liasses fiscales… etc.)

  • Il devra également savoir vous conseiller lors de moments clés comme le changement de statut de votre entreprise ou encore la rationalisation du fonctionnement de votre entreprise. 

Pour trouver la perle rare, consultez l’annuaire de l’ordre des experts comptables et collectez des avis auprès d’entrepreneurs ayant des profils similaires au vôtre. 

Une fois votre choix arrêté, pensez également à bien lire la lettre de mission qui vous liera à votre comptable et détaillera la prestation fournie. 

🎁

Vous avez du mal à choisir un expert comptable adapté à vos besoins ?

  • pensez à interroger la Shine Community pour obtenir des avis d’entrepeneur·e·s qui vous ressemblent.

Automatiser sa comptabilité

Bien informé·e, bien organisé·e, bien entouré·e, what else ?

Retenez que travailler avec un expert-comptable compétent ne vous déleste pas de toutes vos obligations ! 

Comme indiqué précédemment, vous devez collecter, classer, rattacher vos justificatifs et transmettre vos documents à votre expert-comptable. 

Ce suivi quasi-quotidien relève de votre responsabilité et permettra à votre comptable de mener à bien sa mission.

Plusieurs solutions s’offrent à vous : un classeur papier bien rangé, un tableau Excel bien maîtrisé, un logiciel de comptabilité… etc. Optez pour la solution qui vous semble la plus pratique. 

🎁

Avec Shine, vos documents comptables et les pièces justificatives que vous rattachez à votre compte sont transmis automatiquement à votre expert-comptable. Vous disposez même d’une interface sécurisée pour communiquer vos documents à votre cabinet comptable. 

Simplicité, organisation et fluidité, qui dit mieux ?

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