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Quels documents et accès confier à son comptable ?

Pascale
par Pascale Publié le 19 juillet 2023Mis à jour le 31 mai 20243 min. de lect

Faire appel à un·e comptable pour gérer sa compta est facultatif. Mais son intervention vous permettra d’éviter les erreurs et de tenir une comptabilité irréprochable, ce qui peut s'avérer utile en cas de contrôle. Pour faciliter le travail de votre expert·e-comptable, vous devrez lui confier des documents et lui créer certains accès. Nous vous expliquons comment procéder !

Sommaire
Quels documents fournir à son comptable ?
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Quels documents fournir à son comptable ?

Les pièces justificatives permettent à votre comptable de suivre et retranscrire toutes les opérations de l’entreprise. Chaque écriture comptable doit pouvoir être reliée à sa pièce justificative, grâce à un chemin de révision. 

Voici les principales pièces justificatives comptables à lui fournir. 

Les factures de ventes

La facture de vente atteste de la vente d’une prestation ou d’un bien à un·e acheteur·se. Elle est émise par l’entreprise et transmise au client ou à la cliente. Elle rentre en compte dans le calcul du chiffre d’affaires et sert de support pour les droits de collecte et déduction de la TVA.

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Les factures d’achats

La facture d’achat permet de comptabiliser l’écriture d’achat de marchandises ou de services. Elle atteste également de l’affectation d’une dépense à un compte fournisseur.

📃

La facture (d’achat et de vente) est requise pour toute transaction entre professionnels. Pour les biens vendus à des particuliers, elle est obligatoire si le client la demande, si la vente est faite à distance ou si la livraison intracommunautaire est exonérée de TVA.

Les relevés de banque

Les relevés de banque sont en principe transcrits dans un journal comptable spécifique : le journal de banque. La saisie de ces informations et le rapprochement bancaire permettent de faciliter la révision des comptes, pour préparer le bilan comptable. 

Les tickets de cartes bancaires

Les tickets de cartes bancaires ne doivent pas être assimilés à des factures. Ils ne comportent pas les mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture

Cependant, ils permettent d’assurer la traçabilité comptable d’une opération. Le cas échéant, il est également possible, grâce à eux, de réclamer des sommes dues si la télétransmission échoue.

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Les talons de chèques

Comme les tickets de cartes bancaires, les talons de chèques ne constituent pas des factures, mais facilitent la traçabilité des dépenses. Pour être exploitables par votre comptable, ils doivent comporter le numéro de chèque, le montant, la date et le nom du ou de la bénéficiaire. 

Parmi les autres pièces justificatives à fournir à votre comptable, on peut noter : 

  • les bulletins de salaire ;

  • les bordereaux de charges sociales ;

  • les déclarations fiscales ;

  • les notes de frais

Cette liste n’est pas exhaustive. Il s’agit en réalité de tous les documents qui attestent des opérations financières (entrées et sorties) qui ont lieu dans l’entreprise.

ℹ️

Le brouillard comptable est un brouillon de toutes les écritures comptables qui, une fois vérifiées, seront reproduites dans les livres comptables définitifs.

Quels accès fournir à son comptable ?

Si certaines des pièces indispensables (factures, bulletins de salaire…) sont disponibles sur des interfaces en ligne, vous pouvez procurer à votre comptable les accès lui permettant de les récupérer sans intervention de votre part.

Vous pouvez également lui donner les identifiants pour télétransmettre vos documents aux services fiscaux.

Muni·e des documents justificatifs, votre comptable peut tenir à jour les livres comptables sur un registre à feuillets mobiles ou sous format électronique. Il convient dans ce cas de lui procurer les accès nécessaires.

La récupération des données bancaires (relevés de banque) peut-être automatisée. Vous pouvez alors communiquer les accès à votre comptable pour qu’il ou elle s’occupe de cette tâche de bout en bout.

Bon à savoir 💡

Avec Shine, votre comptable peut bénéficier d’un accès dédié à votre compte pro.  

Les documents à fournir à votre comptable : en bref

Vous n’êtes pas obligé·e d’avoir recours à un·e comptable dans le cadre de votre entreprise, mais si vous le faites, vous devrez communiquer efficacement avec lui ou elle.

Pour cela, vous devrez lui fournir :

  • vos factures (d’achat et de vente) ;

  • vos relevés de banque ;

  • vos tickets de cartes bancaires ;

  • vos talons de chèques ;

  • vos bulletins de salaire ;

  • vos bordereaux de charges sociales ;

  • vos déclarations fiscales ;

  • vos notes de frais…

Vous souhaitez faire appel à un·e expert·e-comptable ? Nous vous invitons à consulter notre sélection des meilleur·es expert·es-comptables en ligne !

Et si vous recherchez un compte pro qui facilite l’accès à ces documents par des tiers, nous vous recommandons Shine

Questions fréquentes

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