Quels documents et accès confier à son comptable ?
Faire appel à un·e comptable pour gérer sa compta est facultatif. Mais son intervention vous permettra d’éviter les erreurs et de tenir une comptabilité irréprochable, ce qui peut s'avérer utile en cas de contrôle. Pour faciliter le travail de votre expert·e-comptable, vous devrez lui confier des documents et lui créer certains accès. Nous vous expliquons comment procéder !
Quels documents fournir à son comptable ?
Les pièces justificatives permettent à votre comptable de suivre et retranscrire toutes les opérations de l’entreprise. Chaque écriture comptable doit pouvoir être reliée à sa pièce justificative, grâce à un chemin de révision.
Voici les principales pièces justificatives comptables à lui fournir.
Les factures de ventes
La facture de vente atteste de la vente d’une prestation ou d’un bien à un·e acheteur·se. Elle est émise par l’entreprise et transmise au client ou à la cliente. Elle rentre en compte dans le calcul du chiffre d’affaires et sert de support pour les droits de collecte et déduction de la TVA.
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Les factures d’achats
La facture d’achat permet de comptabiliser l’écriture d’achat de marchandises ou de services. Elle atteste également de l’affectation d’une dépense à un compte fournisseur.
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La facture (d’achat et de vente) est requise pour toute transaction entre professionnels. Pour les biens vendus à des particuliers, elle est obligatoire si le client la demande, si la vente est faite à distance ou si la livraison intracommunautaire est exonérée de TVA.
Les relevés de banque
Les relevés de banque sont en principe transcrits dans un journal comptable spécifique : le journal de banque. La saisie de ces informations et le rapprochement bancaire permettent de faciliter la révision des comptes, pour préparer le bilan comptable.
Les tickets de cartes bancaires
Les tickets de cartes bancaires ne doivent pas être assimilés à des factures. Ils ne comportent pas les mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture.
Cependant, ils permettent d’assurer la traçabilité comptable d’une opération. Le cas échéant, il est également possible, grâce à eux, de réclamer des sommes dues si la télétransmission échoue.
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Les talons de chèques
Comme les tickets de cartes bancaires, les talons de chèques ne constituent pas des factures, mais facilitent la traçabilité des dépenses. Pour être exploitables par votre comptable, ils doivent comporter le numéro de chèque, le montant, la date et le nom du ou de la bénéficiaire.
Parmi les autres pièces justificatives à fournir à votre comptable, on peut noter :
les bulletins de salaire ;
les bordereaux de charges sociales ;
les déclarations fiscales ;
les notes de frais…
Cette liste n’est pas exhaustive. Il s’agit en réalité de tous les documents qui attestent des opérations financières (entrées et sorties) qui ont lieu dans l’entreprise.
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Le brouillard comptable est un brouillon de toutes les écritures comptables qui, une fois vérifiées, seront reproduites dans les livres comptables définitifs.
Quels accès fournir à son comptable ?
Si certaines des pièces indispensables (factures, bulletins de salaire…) sont disponibles sur des interfaces en ligne, vous pouvez procurer à votre comptable les accès lui permettant de les récupérer sans intervention de votre part.
Vous pouvez également lui donner les identifiants pour télétransmettre vos documents aux services fiscaux.
Muni·e des documents justificatifs, votre comptable peut tenir à jour les livres comptables sur un registre à feuillets mobiles ou sous format électronique. Il convient dans ce cas de lui procurer les accès nécessaires.
La récupération des données bancaires (relevés de banque) peut-être automatisée. Vous pouvez alors communiquer les accès à votre comptable pour qu’il ou elle s’occupe de cette tâche de bout en bout.
Bon à savoir 💡
Avec Shine, votre comptable peut bénéficier d’un accès dédié à votre compte pro.
Les documents à fournir à votre comptable : en bref
Vous n’êtes pas obligé·e d’avoir recours à un·e comptable dans le cadre de votre entreprise, mais si vous le faites, vous devez lui procurer toute pièce qui atteste d’une opération financière.
Cela inclut :
les factures (d’achat et de vente) ;
les relevés de banque ;
les tickets de cartes bancaires ;
les talons de chèques ;
les bulletins de salaire ;
les bordereaux de charges sociales ;
les déclarations fiscales ;
les notes de frais…
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