Siège social d’une entreprise : définition, options, démarches

Siège social d’une entreprise : définition, options, démarches

Écrit le Tuesday, November 9, 2021 par Flore Campestrini

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Choisir un siège social pour son entreprise n’est pas une mince affaire. Et pour cause, en matière d’adresse de domiciliation, les options sont nombreuses (domicile de l’un des dirigeants, locaux commerciaux, société de domiciliation...etc.). 

Ce choix cornélien doit être fait dès la création de l’entreprise puisque, pour procéder à l’immatriculation d’une société, il est nécessaire d’avoir une adresse de domiciliation. Par ailleurs, les associés peuvent être confrontés à cette décision au cours de la vie de la société, à l’occasion d’un transfert de siège social. 

Mais alors, qu’est-ce qu’un siège social ? Comment choisir et comment changer l’adresse du siège social d’une entreprise ? Shine vous fait le tour de la question. 💫

 Sommaire : 

  • Qu’est-ce que le siège social d’une entreprise ?

  • Où mettre le siège social de son entreprise ?

  • Siège social et création d’entreprise : quelles sont les démarches à effectuer ?

  • Comment faire un transfert de siège social ?

  • Domicilier son entreprise : conclusion 

Qu’est-ce que le siège social d’une entreprise ? 

Commençons par le commencement en répondant à une question simple : « le siège social d’une entreprise, c’est quoi ? ». 

 Siège social : définition juridique 

Juridiquement, le siège social d’une société est son adresse de domiciliation, celle qui figure dans ses statuts et depuis laquelle elle est effectivement dirigée. En d’autres termes, il s’agit du lieu où est basée son administration centrale et où se réunissent ses dirigeants.

💡

Bon à savoir : Le terme « siège social » est réservé aux sociétés (EURL, SARL, SASU, SAS… etc.). Dans le cas d’une entreprise individuelle (EI) ou d’une micro-entreprise (ex auto-entreprise), on parle d’adresse de domiciliation.

Siège social ou établissement principal : quelle est la différence ?

Le siège social d’une entreprise peut être distinct de son lieu de production ou d’exploitation commerciale principal, dit « établissement principal ». 

Par exemple, une organisation peut fixer son siège social dans le quartier de La Défense, mais disposer d’une usine de fabrication située à une autre adresse. 

Pourquoi avoir un siège social ? 

 À quoi sert le siège social d’une entreprise ou d’une société ? 

👉 Le siège social d’une entreprise est son adresse administrative. Elle est indiquée dans les statuts de la société et sur son extrait Kbis, mais aussi sur ses factures, ses devis, ses courriers ou encore son site internet.

 👉 Concrètement, l’adresse du siège social de l’entreprise permet d’identifier : 

  • La nationalité de la société et donc le droit qui lui est applicable, notamment en matière commerciale, fiscale et sociale. En l’occurrence, une société immatriculée en France se verra appliquer le droit français.

  • Le tribunal compétent concernant la création, le fonctionnement et les éventuels litiges relatifs à la société. 

On le voit, le choix du lieu de domiciliation d’une société a d’importantes conséquences sur la vie de cette dernière. Alors, où et comment domicilier le siège social de son entreprise ? 

Où mettre le siège social de son entreprise ?

 Les associés peuvent choisir librement l’adresse du siège social de leur société. Différentes solutions s’offrent à eux en fonction de leurs besoins :

Domicilier son siège social dans un local commercial ou professionnel

 Il est bien sûr possible de domicilier une société ou une entreprise dans un local commercial ou professionnel acheté, loué ou occupé par cette dernière. 

  Quelles conditions ?

Il convient de s’assurer que l’exercice de l’activité envisagée n’est pas interdit par la loi, la réglementation ou des dispositions contractuelles (contrat de bail, règles d’urbanisme… etc.). 

Pour qui ? 

 Relativement onéreuse, cette solution sera privilégiée par les dirigeants de TPE/PME qui souhaitent disposer d’un espace de travail pour accueillir leurs salariés et/ou leurs clients. 

Domicilier le siège social de l’entreprise au domicile du dirigeant 

 Lorsque l’on est entrepreneur individuel ou représentant légal d’une société (EURL, SARL, SASU, SAS… etc.), il est possible de fixer le siège social de son entreprise chez soi. 

 ✅  Quelles conditions ? 

 Avant de domicilier son entreprise chez soi, il est nécessaire :

  • de vérifier que le bail, le règlement de copropriété ou les règles d’urbanisme ne s’opposent pas à la domiciliation de la société dans ladite habitation ; 

  • d’informer le syndic de copropriété ou le bailleur de la domiciliation de la société. 

Lorsque la domiciliation dans le logement personnel du dirigeant est interdite, la loi autorise tout de même ce dernier à fixer le siège social de sa société à son domicile personnel de façon provisoire. Pour bénéficier de cette option, le représentant légal doit : 

  • Informer son bailleur ou son syndicat de copropriété avant de déposer la demande d’immatriculation de sa société au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM). 

  • Procéder au transfert du siège social vers une nouvelle adresse dans les 5 ans suivant l’immatriculation de la société. 

⚠️ Attention, le dirigeant qui bénéficie de cette exception et domicilie provisoirement son entreprise dans son habitation personnelle est autorisé à y réaliser des tâches administratives, mais pas à y exercer son activité en tant que telle (fabrication, accueil de clients… etc.). 

Pour qui ?

Cette solution présente l’avantage d’être peu coûteuse et pratique (adresse de domiciliation stable, réception des courriers facilitée… etc.). Elle peut convenir aux entrepreneurs qui se lancent, travaillent chez leurs clients ou changent fréquemment de local. 

Fixer son siège social dans une société de domiciliation commerciale ou un centre d’affaires

Les associés peuvent choisir de fixer le siège social de leur entreprise au sein d’une société de domiciliation commerciale

 Une société de domiciliation, ou centre d’affaires, est une structure spécialisée dans la domiciliation d’entreprises. Ce type d’acteur héberge les sièges sociaux de différentes organisations et leur propose une palette de services plus ou moins étoffée (accès à des salles de réunion et des bureaux, réception et numérisation du courrier, standard téléphonique, secrétariat… etc.). 

Une entreprise de domiciliation commerciale doit obligatoirement bénéficier d’un agrément préfectoral et être immatriculée au RCS. 

 ✅  Quelles conditions ? 

Pour pouvoir domicilier son siège social dans un centre d’affaires ou une société de domiciliation, il est nécessaire de respecter plusieurs conditions fixées par la réglementation :

  • La société domiciliée et le domiciliataire doivent signer un contrat de domiciliation de 3 mois minimum, renouvelable par tacite reconduction. Cette convention doit être présentée par le dirigeant de la société domiciliée lors de sa demande d’immatriculation au RCS ou au RM.

  • La société de domiciliation doit mettre à disposition des dirigeants de la société domiciliée des locaux leur permettant de se réunir régulièrement et de conserver les documents légaux relatifs à la société. 

  • La société domiciliée doit réellement utiliser les locaux en tant que siège social et doit informer le domiciliataire de toute modification ayant trait à son activité (exemple : nomination d’un nouveau président de SAS, nouvel objet social… etc.). 

Pour qui ?

Cette solution conviendra aux dirigeants de TPE et PME qui souhaitent disposer d’un siège social à moindre coût et domicilier leur entreprise en ligne, tout en bénéficiant d’une adresse prestigieuse et de services variés. 

Domicilier sa startup dans une pépinière d’entreprise, une ruche, une couveuse d’entreprise ou un incubateur

Les associés à la tête d’une jeune pousse ont la possibilité de fixer le siège de cette dernière dans une pépinière d’entreprise.

Une pépinière d’entreprise est une structure qui accueille des sociétés en phase d’amorçage et leur offre différents services (hébergement, support technique, aides financières, conseils, rencontres… etc.) afin de faciliter leur développement. Ce type de structure est également dénommé ruche, couveuse d’entreprise ou encore incubateur.

  Quelles conditions ? 

Pour domicilier son siège social auprès d’une pépinière d’entreprise, il est nécessaire de déposer un dossier de candidature et d’être accepté. Par ailleurs, l’accès à ce type de structure est temporaire et réservé aux sociétés créées depuis moins de deux ans. 

 ❓ Pour qui ?

 Cette solution conviendra aux entrepreneurs qui souhaitent bénéficier d’un accompagnement aux petits oignons et de services à moindre frais. Elle leur permettra de faire décoller leur société dans les meilleures conditions, d’échanger avec d’autres porteurs de projets et de bâtir leur réseau professionnel. 

Domicilier son siège social dans les locaux d’une autre entreprise

 Une société peut héberger le siège social d’une autre dans ses locaux et mettre à la disposition de cette dernière des espaces lui permettant d’exercer son activité. 

 ✅  Quelles conditions ? 

 Pour domicilier son siège social dans les locaux d’une autre entreprise : 

  • Il est nécessaire d’établir un contrat de domiciliation. Ce document n’est cependant pas requis lorsqu’une société mère partage ses bureaux avec ses filiales. 

  • S’il s’agit d’une sous-location, l’accord écrit du bailleur doit être obtenu en amont de l’immatriculation de la société au RCS ou au RM. 

Pour qui ?

Comme les autres formes de domiciliation collective, cette solution peut s’avérer économique, car elle permet de mutualiser différents coûts (loyers, charges, matériel… etc.). Elle conviendra aux entrepreneurs qui lancent leur entreprise et disposent de ressources modérées. 

Siège social et création d’entreprise : quelles sont les démarches à effectuer ?

Pour créer une entreprise, le représentant légal de la société en constitution doit déposer un dossier de demande d’immatriculation auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) compétent. 

Ce dossier doit notamment contenir les statuts de la société — mentionnant l’adresse du siège social — et un justificatif d’occupation des locaux dans lesquels est domiciliée l’entreprise. 

Quel justificatif fournir pour prouver la domiciliation d’une entreprise ?

Les justificatifs à fournir pour prouver la domiciliation d’une société dépendent de la nature du local dans lequel est fixé le siège social. Pourront par exemple être demandés : 

  • un contrat de bail si le siège social est établi dans un local commercial loué (location ou sous-location) ; 

  • un titre de propriété si le siège social est fixé dans un local détenu par la société ;

  • un contrat de domiciliation, si l’entreprise est domiciliée auprès d’une société de domiciliation commerciale ;

  • une attestation de domiciliation d’entreprise (ou autorisation de domiciliation) et un justificatif de domicile de moins de 3 mois (quittance de loyer, facture d’électricité ou d’eau… etc.) si l’entreprise est domiciliée dans le logement de l’un de ses dirigeants.

 Comment faire une attestation de domiciliation ?

Une attestation de domiciliation (ou autorisation de domiciliation) peut être demandée lorsque le siège social de l’entreprise est fixé dans l’habitation de son représentant légal. 

 Cette attestation doit être signée par le propriétaire du local et comporter les mentions obligatoires suivantes : 

  • les noms, prénoms et adresse du domicile du représentant légal de la société ;

  • le nom de la société et son statut juridique (SAS ou SARL par exemple) ; 

  • l’adresse du logement dans lequel est domiciliée la société ;

  • les coordonnées du propriétaire du logement. 

📝

Besoin d’un coup de pouce ? Retrouvez des modèles d’attestation de domiciliation à compléter sur le site de notre partenaire LegalPlace.

Comment faire un transfert de siège social ? [Les formalités]

 Il est possible de procéder au transfert du siège social d’une société au cours de la vie de cette dernière. Mais attention, différentes formalités doivent être accomplies : 

Etape 1 : Acte de délibération ou décision approuvant le transfert du siège social 

 L’adresse du siège social d’une société figure dans ses statuts. Par conséquent, le transfert du siège social vers une nouvelle adresse implique une modification des statuts. Cette révision requiert un certain formalisme, lequel varie en fonction du statut juridique de la société :

  • Dans une EURL ou une SARL, le gérant décide du changement de siège social et sa décision est validée par les associés représentant plus de la moitié des parts sociales. Par exception, le transfert du siège social hors de France requiert l’approbation de l’ensemble des associés. 

  • Dans une SASU ou une SAS, la décision autorisant le déplacement du siège social est prise selon des modalités fixées par les statuts.

  • Dans une société anonyme (SA), le changement de siège social est décrété par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance et ratifié par l’assemblée générale ordinaire (AGO). Par exception, le déplacement du siège social hors de France doit être décidé par l’assemblée générale extraordinaire (AGE).  

Etape 2 :  la publication d’une annonce légale dans un JAL 

Le transfert du siège social d’une société doit faire l’objet d’une publicité dans le mois suivant l’acte de délibération ou la décision approuvant le transfert du siège social

 Pour cela, il convient de publier un avis de modification des statuts dans un journal d’annonces légales (JAL). Cette publication doit mentionner l’ancienne et la nouvelle adresse de domiciliation de la société. 

Attention, si le Tribunal de commerce compétent n’est plus le même que précédemment, il est nécessaire de publier deux annonces dans deux JAL différents : l’un dans l’ancien département de domiciliation, l’autre dans le nouveau. 

Etape 3 : la déclaration du changement de siège social auprès du CFE compétent 

Le changement de siège social doit être signalé officiellement à l’Administration. Pour cela, le dirigeant de la société doit déposer un dossier auprès du CFE compétent. Ce dossier doit contenir les éléments suivants : 

  • L’acte modificatif (par exemple, la décision d’assemblée générale) validant le déplacement du siège social, certifié conforme par le dirigeant ; 

  • Un exemplaire des statuts modifiés, daté et certifié conforme par le dirigeant ; 

  • Le formulaire de transfert du siège social M2 pour une société (personne morale) ou P2 pour un entrepreneur individuel (personne physique), complété et signé par le dirigeant ;

  • Un justificatif  prouvant la domiciliation de l’entreprise (contrat de domiciliation, titre de propriété… etc.) ; 

  • Une attestation de parution au JAL ou l’avis lui-même.  

Domicilier son entreprise : conclusion 

Le siège social d’une entreprise est son adresse administrative et juridique, celle qui figure dans ses statuts et sur ses documents officiels, mais aussi et surtout celle qui détermine les règles de droit qui lui sont applicables. 

En fonction de leurs attentes et de leurs contraintes, les associés peuvent domicilier leur société chez l’un d’entre eux (dirigeant), opter pour une solution de domiciliation collective ou, tout simplement, fixer le siège social de leur entreprise dans des locaux achetés ou loués à cet effet. 

Cette décision doit être prise au moment de la création de la société puisqu’elle conditionne l’immatriculation de cette dernière. Cependant, l’adresse de domiciliation d’une entreprise n’est pas immuable. En effet, il est possible de procéder au transfert du siège social au cours de la vie de l’entreprise, à condition de respecter un certain formalisme. 

Ces quelques explications vous laissent avec des interrogations ? Rejoignez la Shine Community pour poser vos questions et échanger avec des entrepreneurs bienveillants. 👍

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