Qu’est-ce que la Référence d’Obligation Fiscale (ROF) ?
Publié le 2 juillet
Relu
par Nathan Colson
6 min. de lecture
Publié par Amandine Dujardin
Relu par Nathan Colson
6 min
La ROF ou Référence d’Obligation Fiscale est un identifiant définissant les obligations fiscales à souscrire par un déclarant. Son avantage principal est de permettre d’individualiser les obligations fiscales. Un déclarant a en effet plusieurs obligations par rapport à l’administration et donc autant de ROF que d’obligations fiscales auxquelles le déclarant est soumis. Définition, rôle, impacts... Voici tout ce qu'il faut savoir sur ce code bien particulier.
Le rôle de la Référence d’Obligation Fiscale (ROF)
Depuis la campagne 2016, chaque dépôt de déclaration fiscale par l’intermédiaire des télétransmissions des données est identifié grâce au numéro de SIREN du contribuable, auquel est associée une occurrence d’obligation fiscale (appelée ROF).
L’utilisation de la ROF est obligatoire dans le cadre des procédures relevant de l’EDI-TDFC, de l’EDI-TVA et de l’EDI-Paiement (CVAE, IS, taxe sur les salaires).
Remarques :
toutes les téléprocédures ne nécessitent pas une ROF : EDI-DSI – TD-Bilatéral ou EDI-PART (pour la déclaration n°2561 ou la DAS2) ;
la ROF n’est obligatoire que pour un dépôt à destination de l’administration fiscale. Par exemple, une association non fiscalisée n’a pas besoin d’une ROF ;
pour les déclarations qui n’ont pas une obligation de dématérialisation (déclaration n°2070 par exemple), la ROF n’est pas nécessaire pour un dépôt « Papier », le couple SIREN – ROF n’est pas prévu sur un tracé CERFA.
Récap' 📌
Il est donc indispensable de disposer d’une ROF valide pour permettre une télétransmission des données.
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Combien de ROF pour une même entreprise ?
Si le numéro SIREN est lié à l’entreprise et reste unique pour chacune, la ROF est un identifiant lié à chaque obligation fiscale.
Une société soumise à plusieurs obligations fiscales (déclaration de résultats 2065, déclarations de TVA CA3 et paiement de l'IS) dispose en principe d'une ROF distincte pour chacune de ces obligations fiscales.
Un dossier (SIREN) a donc autant de ROF que d’obligations fiscales auxquelles il est soumis :
TVA ;
TDFC ;
paiement CVAE ;
paiement IS, etc.
Au sein d’un même type de déclaration, un déclarant peut avoir la nécessité de souscrire plusieurs déclarations pour une même période dans le cadre des activités multiples. Il aura autant de ROF que d’activités différentes exercées simultanément. Pour la TVA, la ROF attribuée à une entreprise peut ainsi être TVA1, ou TVA2, ou TVA3… selon l’activité du dossier ou ses évolutions dans le temps.
📌 Autre exemple : un institut d’esthétique ou un coiffeur faisant de la prestation de services et de la vente de marchandises aura donc 2 ROF dans le cadre de sa déclaration car il a deux activités.
Il est donc plus juste de parler des ROF puisqu’il existe : une ROF par formalité, une ROF par activité et que la ROF peut n’être valable que pour une période (exemple : changement d’activité).
Comment connaitre la Référence d’Obligation Fiscale (ROF) d’un dossier ?
En cas d’incertitude sur le numéro d’ordre, la dernière ROF est mentionnée dans le compte-rendu transmis par l’administration lors du dernier échange EDI.
Le cas échéant, il est toujours possible de s’adresser au SIE local pour demander cette information. Lors de cette communication, il semblerait qu’il soit préférable d’utiliser plutôt l’acronyme OCFI (pour Occurrence Fiscale) qui est utilisé dans le SI de l’administration.
⚠️ Attention : L’administration a précisé que la consultation du SIE devrait être limitée au seul cas permettant de distinguer deux dépôts de la même catégorie/régime effectués par le même contribuable et pour la même période. Donc, il est possible qu’elle refuse de fournir cette information.
Pour une entreprise nouvellement créée, la ROF associée aux obligations d’une nouvelle entreprise porte par défaut le numéro d’ordre 1 (par exemple : TVA1 ou IS1).
Quelle est la validité de la Référence d’Obligation Fiscale (ROF) ?
La première partie de la ROF doit comporter de 2 à 8 caractères majuscules sans espace (en fonction de la catégorie fiscale et de la nature de l’obligation) et suivie, en seconde partie, de 1 à 5 caractères numériques (sans présence de zéros non significatifs). Une ROF pourra, par exemple, être égale à IS1, mais non à IS01.
⚠️ Attention : en cas de mono activité, la ROF n’est pas obligatoirement identifiée par le numéro 1 suivant l’impôt concerné. Par exemple, pour la TVA, ce ne sera pas forcément TVA1.
Le formalisme et le niveau d’exigence sont fixés par l’administration fiscale. Ainsi, pour une entreprise soumise à l’IS, la ROF commencera par IS, alors que pour une entreprise individuelle soumise à l’IRPP, elle commencera par BIC. Pour une SCM, la ROF commence par BIC.
Le contrôle syntaxique de la structure de la ROF est strict par rapport au niveau d’exigence de l’administration fiscale et implique un éventuel rejet de l’intégralité du fichier EDI.
Il est ainsi impossible de transmettre une liasse fiscale BIC avec une ROF de nature BNC.
Il est nécessaire ensuite que cette obligation soit identifiée par l’administration fiscale dans son Système d’Information.
Il est, par exemple, très simple de renseigner BIC1 comme ROF. Cette valeur permettra de satisfaire aux contrôles syntaxiques effectués par le partenaire EDI. En revanche, si cette référence ne correspond pas à une obligation fiscale connue de l’administration pour le régime et la période concernés, la déclaration EDI sera rejetée. Dans ce cas, l’obligation déclarative sera considérée comme non remplie par le déclarant.
Comment effectuer le changement de Référence d’Obligation Fiscale (ROF) d’un dossier ?
Comme indiqué dans la définition initiale, la ROF traduit les obligations fiscales d’un déclarant. En principe, un déménagement ne change pas les obligations fiscales d’une entreprise.
Certes, le SIE de rattachement peut changer du fait de cette opération. Mais comme le SIE n’est pas le destinataire direct des envois EDI, ce n’est clairement pas un motif de changement de la ROF.
Donc tant que l’activité de l’entreprise ne change pas, l’administration fiscale ne va pas attribuer une nouvelle ROF.
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Comment mettre en place la Référence d’Obligation Fiscale (ROF) dans votre logiciel de production ?
La ROF est un élément constitutif du dossier client. Pour rappel : Un déclarant = 1 SIREN = 1 Dossier Client.
Il conviendra donc de tester la présence d’une ROF dans le Dossier Permanent pour l’obligation en cours de réalisation. Vous devez donc penser à mettre à jour chaque Dossier Permanent de vos client·es.
Avec certains logiciels, il est possible de récupérer toutes les ROF d’un dossier en une seule manipulation et de récupérer l’analyse des comptes rendus de façon automatique.
Référence d’Obligation Fiscale : ce qu'il faut retenir
La ROF constitue donc un élément central du dispositif de télétransmission fiscale. Elle assure le lien entre le contribuable identifié par son SIREN et les obligations déclaratives attendues par l’administration. À ce titre, elle conditionne non seulement la validité technique des envois EDI, mais aussi leur prise en compte effective par les services fiscaux.
La maîtrise de la ROF est donc un enjeu opérationnel essentiel pour les cabinets comptables et les éditeurs de logiciels. Elle garantit la fiabilité des échanges avec l’administration et sécurise l’ensemble du processus déclaratif.
Et maintenant, voici comment choisir la plateforme agréée de votre cabinet d’expertise comptable.
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