Le scan des factures : une vraie solution gain de temps

par Pierre Ecuvillon Publié le 27 janvier 20243 min. de lect

À la tête d’une entreprise, nous n’avons pas une minute à perdre. D’où l’intérêt de ne pas perdre de temps lors du scan de ses factures. Dans ce guide, nous allons vous donner des astuces pratiques pour scanner vos factures efficacement. Vous allez vite vous rendre compte que la numérisation des factures constitue un levier précieux pour optimiser la gestion de son entreprise.

Les avantages de la numérisation des factures

La numérisation des factures peut vous rendre de grands services, notamment en termes d'efficacité et de sécurité. 

Voici ses avantages clés :

• gain de temps et d'efficacité : la suppression des étapes manuelles réduit les erreurs et optimise les ressources​ ;

• sécurité accrue : les logiciels de gestion électronique (GED) améliorent la gestion des accès et la sécurisation des données​ ;

• automatisation des processus : facilite la gestion des paiements et réduit les délais de traitement​ ;

• impact environnemental positif : diminution significative de la consommation de papier et des déchets, en phase avec les objectifs RSE​ ;

• accessibilité et partage facilités : les factures numérisées sont plus faciles à gérer et à partager​.

Ces avantages marquent un pas vers une gestion plus efficace, sécurisée et respectueuse de l'environnement.

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Les méthodes pour numériser vos factures

Utilisation d’un scanner traditionnel

Vous pouvez utiliser un scanner traditionnel pour numériser vos factures. Ce processus consiste à numériser chaque facture, la sauvegarder en tant que fichier PDF ou Factur-X, puis à l'archiver sur un ordinateur ou un serveur. 

Vous devez vérifier la lisibilité des détails sur le fichier numérisé et ajuster si nécessaire la luminosité et le contraste. 

Enfin, il faut penser à renommer le fichier conformément à votre système de classement numérique.

Numérisation par smartphone

Cette méthode, plus rapide, permet de prendre une photo de la facture, de la télécharger sur un ordinateur et de la convertir en format PDF ou Factur-X. 

Des applications mobiles équipées de la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) extraient le texte à partir d'images de factures. 

Elles convertissent ensuite ces images en formats électroniques, facilitant ainsi leur lecture et leur traitement par ordinateur.

Nos astuces pour un scan rapide et efficace

Conseils pour préparer les factures

Voici quelques conseils à suivre lors de la préparation de vos factures : 

• vous assurer que chaque facture soit complète et sans éléments occultés ;

• vérifier la netteté des couleurs et des détails ; 

• utiliser des logiciels de numérisation avec OCR pour une extraction automatique des informations​.

Paramétrage optimal pour une numérisation de qualité

Pour gagner du temps, nous vous conseillons de : 

• ​configurer des raccourcis pour les paramètres de numérisation les plus fréquemment utilisés ; 

• automatiser le nom du fichier numérisé et son classement ;

• utiliser des logiciels permettant une compression efficace sans perte de qualité. 

Conformité et aspects légaux

Les entreprises doivent se conformer à la législation sur la numérisation des factures à partir de 2024. 

Ce changement inclut de nouvelles mentions obligatoires sur les factures : 

• numéro SIREN de l’acheteur ;

• nature de la transaction ;

• adresse de livraison ;

• référence au paiement de la TVA.​

Les entreprises devront utiliser des cachets électroniques qualifiés pour garantir l’authenticité et l’intégrité des factures. Cette évolution implique aussi l’intégration de logiciels adéquats et l’ajustement des processus internes.

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Calendrier du déploiement de la facturation électronique

Voici les dates clés à retenir à propos de la facturation électronique : 

• 2024 (date précise à définir) : obligatoire pour les grandes entreprises  ; 

• 1er janvier 2025 : entreprises de taille intermédiaire (ETI) ; 

• 1er janvier 2026 : PME et micro-entreprises. 

Gain de temps & scan des factures : le récap’

Voici tout ce que vous devez savoir avant de numériser vos factures : 

1. la numérisation fait gagner du temps et offre des avantages en termes de sécurité et d’efficacité ;

2. elle est réalisable via un scanner classique ou une appli OCR ;

3. un paramétrage précis optimise la numérisation ;

4. elle vous permet d’anticiper les évolutions de la législation.

Pour en savoir plus sur la dématérialisation des factures, vous pouvez consulter notre article sur le fonctionnement de la facturation électronique. 

Et pour facturer vos client·es à vitesse grand V et sans erreur, l’outil de facturation de Shine est là.