Comment ouvrir son coworking étape par étape ?
Ouvrir un espace de coworking est un véritable défi. Il faut que ce lieu soit adapté aux freelances, aux salarié·es en télétravail et peut-être même aux entreprises en quête d’espaces de travail abordables. Pour vous aider, nous avons listé toutes les étapes à suivre : étude de marché, business plan, choix du statut juridique… Nous vous disons tout sur l’ouverture d’un coworking !
1. Faire une étude de marché
Avant de créer n’importe quelle entreprise, vous devez savoir si le besoin existe sur le secteur et s’il n’est pas déjà satisfait par vos concurrent·es. C’est ce que l’on appelle une étude de marché. Elle vous aidera à connaître les habitudes des consommateurs, à fixer vos prix, mais également à proposer, le cas échéant, des services innovants.
Pour mener à bien cette étape, vous pouvez faire des recherches sur internet, participer à des événements professionnels locaux, sonder les habitant·es de votre ville…
Vous devez aussi vous pencher sur l’offre de vos futur·es concurrent·es :
le nombre d’établissements ;
leurs horaires d’ouverture ;
leurs tarifs et abonnements ;
leurs moyens de communication ;
leurs emplacements ;
les aménagements proposés ;
les avis des utilisateurs…
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2. Définir le concept et élaborer le business plan
Après l’étude de marché, vous pouvez préparer votre business plan. Ce document doit contenir toutes les informations sur votre future entreprise : superficie, équipements, coûts, tarifs, projection financière, stratégie marketing, risques potentiels…
C’est à ce moment que vous déterminerez les services que vous allez fournir, voire un concept totalement novateur :
restauration ;
garde d’enfants ;
ouverture 24/24 ;
salle de sieste ;
espace réservé aux femmes…
Le but est de se démarquer des autres espaces de coworking pour attirer davantage de travailleur·ses.
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Le business plan permet de présenter votre projet à de potentiels investisseurs ou à la banque.
3. Vérifier les normes réglementaires
Vous êtes soumis·e à de nombreuses obligations : permis d’exploitation commerciale, permis de sécurité incendie, hygiène, assainissement, ergonomie, sécurité au travail…
Les règles de sécurité des personnes dépendent de la destination de votre espace de coworking : établissement recevant du public (ERP) ou établissement recevant des travailleurs (ERT).
Il faut également penser à souscrire une assurance pour protéger votre matériel et vos client·es.
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Dans le cadre d’un espace de coworking, un contrat écrit doit être conclu entre l’entreprise et le ou la client·e. Il s’agit d’un contrat de prestation de services.
4. Trouver le local idéal
Pour choisir le lieu de votre coworking, il faut penser à l’accès depuis les grands axes et les transports en commun, à la possibilité de se garer… Cela dépend également du profil de clientèle que vous visez. Un quartier branché comme le Marais à Paris sera idéal pour les jeunes freelances alors qu’une zone d’activités et d’affaires sera plus intéressante aux yeux des commerciaux.
Cela vous permet de faire une première sélection. Mais il existe aussi des règles propres aux espaces de coworking, auxquelles vous devez penser pour trouver un emplacement d’une superficie adaptée.
Par exemple, il faut savoir que les surfaces doivent être au minimum de :
15 m2 pour un espace de coworking ;
10 m2 pour un bureau individuel ;
11 m2 pour un espace dans un bureau collectif fermé.
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Un accès et des équipements pour les personnes à mobilité réduite sont des atouts pour votre espace de coworking.
5. Financer son projet
Il est courant de faire appel à des aides extérieures pour financer un projet professionnel.
L’espace de coworking ne fait pas exception.
Muni·e de votre business plan bien ficelé, vous pouvez commencer par vous adresser à votre banque pour essayer d’obtenir un prêt. Vous avez également la possibilité de vous tourner vers des investisseur·es privé·es pour effectuer une levée de fonds.
Côté service public, votre commune ou votre département propose peut-être des subventions. Nous vous invitons à consulter nos contenus sur les aides à la création d’entreprise.
Enfin, vous pouvez faire appel à une plateforme de financement participatif (crowdfunding) pour ouvrir votre espace de coworking.
Une solution de financement pour chaque entreprise.
6. Choisir le statut juridique et créer l’entreprise
Le choix du statut juridique de votre coworking dépend avant tout du nombre de dirigeant·es.
Si vous êtes seul·e, vous pouvez opter pour :
Si vous avez un·e ou plusieurs associé·es, il faut vous tourner vers :
Un espace de coworking peut aussi avoir le statut d’association et disposer alors d’avantages fiscaux. Pour cela, il faut être au moins deux et réinvestir tous les bénéfices dans l’association.
Chaque forme a ses avantages et ses inconvénients. Lorsque vous aurez déterminé celle qui convient le mieux à votre entreprise, vous pourrez lancer la procédure d’immatriculation.
7. Aménager l’espace de travail
Avant toute chose, la connexion wifi de votre coworking doit être irréprochable. Il faut absolument investir dans un abonnement professionnel qui garantit des interventions rapides en cas de coupure. La vitesse du débit doit également être au rendez-vous. En fonction des services proposés, il convient d’acquérir des imprimantes, des tableaux blancs, des vidéoprojecteurs, un frigo, une cafetière…
Les plans de travail doivent avoir des dimensions minimales de 80 cm x 120 cm. Bien sûr, il faut aussi faire coïncider vos besoins et les infrastructures en place (arrivée d’eau, électricité, réseau Internet…). Si la superficie le permet, vos locataires apprécieront un espace repos ou un espace dédié aux appels téléphoniques.
La norme Afnor NF EN 12646-1 impose un éclairage uniforme et harmonisé dans les espaces de travail. L’isolation acoustique est importante aussi, elle passe par le revêtement des sols, des murs et des plafonds, par la qualité des portes et des joints… Vous pouvez également équiper les locaux d’un assainisseur d’air et prévoir un bon système d’aération.
La décoration et le design doivent être stimulants, mais aussi propices à la concentration et à la productivité.
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Le mobilier d’un espace de coworking doit être confortable, ergonomique et résistant.
8. Faire de la publicité
Votre espace de coworking est ouvert ! Il faut maintenant attirer des client·es.
Vous pouvez commencer par créer un site internet.
Vous y présenterez :
les tarifs ;
des photos ;
vos services…
Ajouter la possibilité de faire des réservations en ligne augmentera probablement votre clientèle également. Vos pages doivent être optimisées pour se trouver en bonne position dans les résultats de recherche Google.
Vous pouvez aussi utiliser le service de publicité Google Ads. Pour une meilleure visibilité locale, il faut penser à compléter et tenir à jour votre fiche Google My Business.
Même si l’avenir est numérique, vous avez tout intérêt à ne pas négliger les flyers, que vous laisserez chez des commerçant·es partenaires.
Ils vous aideront, par exemple, à faire la promotion d’événements (conférences, rencontres de réseautage, journées portes ouvertes…) ou d’offres (journées d’essai gratuites, abonnements…).
Enfin, les réseaux sociaux sont un excellent moyen de faire de la publicité pour votre espace de coworking et de montrer son dynamisme.
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Ouverture de son propre coworking : le récap’
Voici, en bref, les 8 étapes à suivre pour ouvrir votre espace de coworking :
faire une étude de marché ;
élaborer un business plan ;
vérifier les normes réglementaires ;
trouver un local ;
financer le projet ;
choisir un statut et créer l’entreprise ;
aménager l’espace de travail ;
faire de la publicité.
Comme toutes les aventures entrepreneuriales, l’ouverture d’un coworking n’est pas un projet à prendre à la légère.
C'est pourquoi nous vous invitons à lire ce guide sur la création d’entreprise !
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