Que choisir entre un outil de facturation et un tableur Excel ?

Publié le 21 août 2023

par Anais Robin

Mis à jour le 20 août

par Amandine Dujardin

4 min. de lecture

Publié par Anais Robin

Relu par Amandine Dujardin

Mis à jour le 20 août

4 min

Vous voilà face à un dilemme : utiliser un outil de facturation ou un tableur Excel. Avant toute chose, sachez que l'utilisation d'un tableur Excel pour éditer vos factures sera bientôt interdit. Dès septembre 2026 ou septembre 2027, les factures des entreprises soumises à la TVA devront transiter par des plateformes agréées et posséder un format bien spécifique (Factur-X, UBL ou CII). Il convient donc d'utiliser un outil de facturation adapté. Place aux explications ! 🔎

Quels sont les avantages d’un outil de facturation ?

Un outil de facturation permet de sauvegarder et de créer des factures ainsi que d’autres documents, comme des devis et des factures d’avoir. Cette solution dématérialisée facilite l'automatisation du processus de facturation et simplifie la gestion de vos activités. 

Ce type d’outil vous permet de détecter en un coup d'œil les factures impayées et la situation financière de votre entreprise. Certains logiciels envoient même des relances automatiques aux client·es en retard.

Un outil de facturation vous permettra également de vous mettre en conformité avec la réforme fiscale sur la facturation électronique s'il est plateforme agréée (PA) ou opérateur de dématérialisation (OD). C'est grâce à l'un de ces 2 systèmes que vous pourrez recevoir, éditer, envoyer et archiver vos e-factures.

Enfin, un outil de facturation :

• limite le risque d’erreurs comme des doublons dans le numéro de facture ou de TVA ;

• est adapté à tous les secteurs d’activité et conforme aux normes ;

• facilite les tâches administratives ;

• permet de réduire l'utilisation de papier et le coût d'envoi des factures ;

• représente un gain d’argent et d’efficacité évident.

Bref, c’est un gage de professionnalisme ! 

Pour choisir un outil de facturation adapté aux besoins de son entreprise, il est important de prendre en compte différents facteurs comme la taille de la société et son budget.

Je découvre l'outil de facturation Shine avec TVA

C'est parti !

Quels sont les avantages d’un tableau Excel pour facturer ?

Développé par Microsoft, Excel est un logiciel de tableur qui permet d’analyser et d’explorer des données. De nombreuses entreprises et institutions l’utilisent, par exemple pour planifier des projets ou créer des graphiques ! 📊

Cet outil est également utilisé pour gérer la facturation de certaines entreprises. Cependant, il présente des limites significatives pour la gestion complète d'une activité.

Excel est un outil axé sur le traitement de données. Il n'est pas prévu pour des tâches liées à la facturation d'entreprise. Cela peut engendrer des erreurs et des inefficacités au sein du processus de facturation. 

Il ne dispose pas de mécanisme automatisé pour le suivi des factures, ni de système d'alerte en cas de retard de paiement. Cette absence peut engendrer des problèmes de trésorerie et des erreurs administratives qui, à leur tour, peuvent avoir des répercussions financières significatives pour l'entreprise.

Il ne peut pas non plus permettre une collaboration efficace entre les différents départements d’une entreprise.  

Enfin et comme évoqué précédemment, Excel est incompatible avec la mise en place de la facturation électronique. Nous vous conseillons donc de vous tourner vers un outil de facturation qui soit PA ou OD.

Les évolutions législatives à venir

Très bientôt, la facturation électronique va se généraliser. Les entreprises vont devoir être en mesure de recevoir et de générer des factures électroniques. 

Le calendrier de la facturation électronique

Les délais initialement prévus ont été déjà reportés plusieurs fois. En août 2025, le calendrier prévu est donc celui-ci : 

• Au 1er septembre 2026, vous devez pouvoir recevoir des e-factures de vos client·es ou partenaires ;

• Au 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les ETI (entreprises de taille intermédiaire) devront systèmatiquement émettre des factures électroniques et/ou effectuer un e-reporting ;

• Au 1er septembre 2027, ce sera au tour des petites et moyennes entreprises (y compris les micro-entreprises) d'émettre des e-factures et/ou d'effectuer un e-reporting.

📌 Pour plus de précisions, voici les échéances concernant la e-facturation.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique désigne une facture : 

• qui est créée, envoyée et reçue sous une forme numérique ;

• qui contient obligatoirement un socle minimum de données présentées de manière structurée.

Cela la distingue des factures traditionnelles imprimées sur papier ou des fichiers PDF classiques. En effet, il faut bien faire la distinction entre facture dématérialisée et facture électronique. Contrairement à la facture dématérialisée, la facture électronique contient un fichier informatique crypté dans un format bien précis.

Il ne sera donc bientôt plus possible d’envoyer des factures dématérialisées en format PDF par courrier électronique. 

Bien que ces méthodes soient encore largement utilisées, elles ne répondront plus aux normes exigées par la Direction générale des finances publiques.

Nos ressources pour vous aider dans votre quotidien d'entrepreneur·e.

C'est parti !

Vrai outil de facturation VS tableur Excel : le recap’

Voici les éléments à prendre en compte pour choisir entre un outil de facturation et un tableur Excel :

• l’outil de facturation limite les erreurs et accélère le processus de facturation ;

• le tableau Excel n’est pas conçu pour gérer la facturation d’une entreprise et il est incompatible avec l'arrivée de la facturation électronique ;

• l’outil de facturation garantit la conformité à la loi des documents ; 

• des évolutions législatives sont à venir (la facturation électronique va devenir peu à peu obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA).

Pour en savoir plus, voici un guide sur le fonctionnement de la e-facturation. 

Shine vous propose un outil de facturation intégré à votre compte pro. Avec lui, fini la paperasse (et bon débarras) !