Quelles sont les différences entre frais et débours ?
Un travailleur non-salarié doit souvent réaliser des dépenses pour son activité. Qu’il s’agisse d’un déplacement professionnel ou d’achat de matériel, l’avance de frais fait partie intégrante de l’aventure entrepreneuriale. Et pour se faire rembourser, plusieurs options existent. Nous revenons sur la différence entre frais et débours, pour vous permettre de vous y retrouver !
Qu’est-ce que des frais professionnels ?
Pour être considérée comme un frais professionnel, la dépense engagée doit remplir 3 critères fondamentaux :
répondre à un besoin lié à l’activité professionnelle ;
être raisonnable (le montant de la dépense doit être proportionné au besoin) ;
être justifiée (tickets de caisse, factures, etc.).
Se faire rembourser des frais professionnels implique la rédaction d’une note de frais. Ce document consigne toutes les dépenses personnelles engagées pour les besoins de l'entreprise. Ces frais professionnels peuvent couvrir différents besoins : achat de matériel, frais de déplacement, achat de cadeaux clients, etc.
L’indépendant·e peut ensuite opter pour la réduction forfaitaire de 10 % ou pour la déduction des frais réels sur ses impôts.
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Note de frais : le cas pratique
Sofia est à la tête de sa propre société de production. Pour les besoins d’un tournage, elle a prévu de réunir tous les acteurs au cours d’un repas au restaurant.
Au moment de régler, Sophia prend en charge la note avec sa carte bleue personnelle. Elle veille à récupérer son ticket de caisse, et à y inscrire le nom de ses invité·es, ainsi que leur qualité. Sophia n’a plus qu’à transmettre son justificatif accompagné des informations nécessaires pour se faire rembourser.
Et comme elle aime aller vite, Sophia utilise le logiciel de comptabilité intégré au compte pro Shine : la numérisation et l’envoi de ses notes de frais se font en quelques clics seulement.
Qu’est-ce que des débours ?
Si vous possédez une micro-entreprise, la loi est claire : il est impossible pour vous d’émettre une note de frais dans le but de vous faire rembourser des dépenses professionnelles.
Cependant, les frais de débours existent !
Ces frais correspondent aux dépenses effectuées par un auto-entrepreneur, au nom et pour le compte de ses client·es, dans le cadre d'une prestation de service. Ce sont les seuls frais pour lesquels l'auto-entrepreneur·e a le droit de demander un remboursement.
Frais de débours : le cas pratique
Pour mieux comprendre comment les frais de débours fonctionnent, nous allons vous présenter le cas d’Alexandre.
Alexandre est développeur web freelance en micro-entreprise. Il travaille actuellement sur la création d’un site vitrine pour un montant de 3 500 €.
L’acquisition du nom de domaine étant payante (50 €), Alexandre avertit son client. Celui-ci est d’accord pour le rembourser une fois la prestation terminée.
Alexandre avance donc les frais pour le compte de son client et met la facture à son nom.
Il joint ensuite sa note de débours justifiée à sa facture globale.
Au total, le client règle donc 3 550 € à Alexandre, qui n’aura pas à déclarer les 50 € dans son chiffre d’affaires.
Note de frais ou frais de débours : comment choisir ?
L’imposition de l’auto-entrepreneur·e est basée sur son chiffre d’affaires, et non sur son résultat. De ce fait, il n’a pas la possibilité d’en déduire ses frais réels.
En outre, les frais de débours ne sont pas pris en compte dans la base d’imposition de l’auto-entrepreneur·e, comme le dispose l'article 267 du Code général des impôts.
Le recours aux débours possède donc 2 avantages majeurs :
les cotisations sociales et les impôts dus sont limités ;
le risque de dépasser les seuils du régime de la micro-entreprise est réduit.
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Retour sur la différence entre frais et débours
En bref, la différence entre frais et débours est simple.
Les frais professionnels regroupent les dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Leur remboursement implique la production d’une note de frais.
A contrario, les débours ne concernent que les dépenses réalisées au nom et pour le compte d’un client. Son accord est obligatoire et le remboursement n’entre pas dans le calcul du chiffre d’affaires.
Envie d’en savoir plus ? Voici comment comptabiliser les débours et comment refacturer les débours !
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