Copilote

Toutes les ressources pour votre entreprise

by Shine mobile

Quelles sont les différences entre frais et débours ?

Amel ADDOUN
par Amel Addoun Publié le 24 mai 20243 min. de lect

Un travailleur non-salarié doit souvent réaliser des dépenses pour son activité. Qu’il s’agisse d’un déplacement professionnel ou d’achat de matériel, l’avance de frais fait partie intégrante de l’aventure entrepreneuriale. Et pour se faire rembourser, plusieurs options existent. Nous revenons sur la différence entre frais et débours, pour vous permettre de vous y retrouver ! 

Sommaire
Qu’est-ce que des frais professionnels ?
difference-frais-debours

Qu’est-ce que des frais professionnels ?

Pour être considérée comme un frais professionnel, la dépense engagée doit remplir 3 critères fondamentaux : 

  1. répondre à un besoin lié à l’activité professionnelle ;

  2. être raisonnable (le montant de la dépense doit être proportionné au besoin) ;

  3. être justifiée (tickets de caisse, factures, etc.). 

Se faire rembourser des frais professionnels implique la rédaction d’une note de frais. Ce document consigne toutes les dépenses personnelles engagées pour les besoins de l'entreprise. Ces frais professionnels peuvent couvrir différents besoins : achat de matériel, frais de déplacement, achat de cadeaux clients, etc.

L’indépendant·e peut ensuite opter pour la réduction forfaitaire de 10 % ou pour la déduction des frais réels sur ses impôts

Compte pro Shine
shine-logo-rebranding-noir-fond-blanc

Prenez de l'avance sur votre comptabilité.

Découvrir Shine

Note de frais : le cas pratique

Sofia est à la tête de sa propre société de production. Pour les besoins d’un tournage, elle a prévu de réunir tous les acteurs au cours d’un repas au restaurant. 

Au moment de régler, Sophia prend en charge la note avec sa carte bleue personnelle. Elle veille à récupérer son ticket de caisse, et à y inscrire le nom de ses invité·es, ainsi que leur qualité. Sophia n’a plus qu’à transmettre son justificatif accompagné des informations nécessaires pour se faire rembourser. 

Et comme elle aime aller vite, Sophia utilise le logiciel de comptabilité intégré au compte pro Shine : la numérisation et l’envoi de ses notes de frais se font en quelques clics seulement. 

Qu’est-ce que des débours ?

Si vous possédez une micro-entreprise, la loi est claire : il est impossible pour vous d’émettre une note de frais dans le but de vous faire rembourser des dépenses professionnelles. 

Cependant, les frais de débours existent ! 

Ces frais correspondent aux dépenses effectuées par un auto-entrepreneur, au nom et pour le compte de ses client·es, dans le cadre d'une prestation de service. Ce sont les seuls frais pour lesquels l'auto-entrepreneur·e a le droit de demander un remboursement

Frais de débours : le cas pratique

Pour mieux comprendre comment les frais de débours fonctionnent, nous allons vous présenter le cas d’Alexandre. 

Alexandre est développeur web freelance en micro-entreprise. Il travaille actuellement sur la création d’un site vitrine pour un montant de 3 500 €. 

L’acquisition du nom de domaine étant payante (50 €), Alexandre avertit son client. Celui-ci est d’accord pour le rembourser une fois la prestation terminée. 

Alexandre avance donc les frais pour le compte de son client et met la facture à son nom.

Il joint ensuite sa note de débours justifiée à sa facture globale. 

Au total, le client règle donc 3 550 € à Alexandre, qui n’aura pas à déclarer les 50 € dans son chiffre d’affaires. 

Note de frais ou frais de débours : comment choisir ?

L’imposition de l’auto-entrepreneur·e est basée sur son chiffre d’affaires, et non sur son résultat. De ce fait, il n’a pas la possibilité d’en déduire ses frais réels.  

En outre, les frais de débours ne sont pas pris en compte dans la base d’imposition de l’auto-entrepreneur·e, comme le dispose l'article 267 du Code général des impôts

Le recours aux débours possède donc 2 avantages majeurs : 

  • les cotisations sociales et les impôts dus sont limités ; 

  • le risque de dépasser les seuils du régime de la micro-entreprise est réduit. 

Compte pro Shine
shine-logo-rebranding-noir-fond-blanc

2 emails par mois pour avancer dans votre aventure entrepreneuriale.

Retour sur la différence entre frais et débours

En bref, la différence entre frais et débours est simple.

Les frais professionnels regroupent les dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Leur remboursement implique la production d’une note de frais. 

A contrario, les débours ne concernent que les dépenses réalisées au nom et pour le compte d’un client. Son accord est obligatoire et le remboursement n’entre pas dans le calcul du chiffre d’affaires. 

Envie d’en savoir plus ? Voici comment comptabiliser les débours et comment refacturer les débours !

Pour gérer vos dépenses pros d’une main de maître, le compte pro Shine peut vous aider. 

Questions fréquentes

Compte pro Shine
shine-logo-rebranding-noir-fond-blanc

Un compte pro complet pensé pour vous.

Découvrir Shine

Ceci peut aussi vous intéresser

SAS : quelles sont vos obligations comptables ?

Comptabilité

Obligations comptables d'une SAS : le guide

03 sept. 2022

Les tops articles de Copilote

Le compte pro qui en fait plus

+ de 12 100 avis

4.8 / 5 sur App Store

4.6 / 5 sur Google Play

4.6 / 5 sur Trustpilot

Retrouvez-nous sur les réseaux !

Ressources

  • Copilote sur YouTube

  • Newsletter

  • Workshops et vidéos

Retrouvez-nous sur les réseaux !

Shine, société immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 828 701 557, exploitant le nom commercial Shine, agréée par l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (« ACPR ») (agrément consultable dans le Registre des agents financiers - www.regafi.fr) en tant qu’établissement de paiement sous le numéro 71758 et enregistré sous le numéro 828701557 en tant qu’agent de services de paiement de l’établissement de monnaie électronique Treezor, dont le siège social est situé 33 avenue de Wagram, 75017 Paris.

Sommaire
Qu’est-ce que des frais professionnels ?
Qu’est-ce que des débours ?