6 façons de se constituer un fonds de caisse
La création d'un fonds de caisse vous permet de financer vos imprévus et vos dépenses courantes. Il est donc utile pour assurer la pérennité de votre activité professionnelle ! Mais de quoi s’agit-il précisément ? Et comment faire pour en constituer un ? Les réponses se trouvent dans ce guide sur la constitution du fonds de caisse !
À quoi sert le fonds de caisse ?
Le fonds de caisse correspond à la somme d'argent liquide dont vous disposez pour effectuer vos transactions quotidiennes, telles que le paiement :
des fournisseurs ;
des salaires ;
des dépenses imprévues.
Il est généralement conservé dans une caisse enregistreuse, une boîte ou un coffre-fort, d’où son nom !
Le dernier montant enregistré dans la caisse est appelé “fonds de caisse précédent”. En fin de période, les encaissements et décaissements sont ajoutés et déduits du fonds de caisse précédent pour obtenir le résultat final.
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Que contient le fonds de caisse ?
Votre livre de caisse ne doit en théorie enregistrer que les opérations en espèces :
les dépenses en espèces ;
les retraits en espèces ;
les remises à la banque.
Toutefois, par facilité, le livre de caisse peut aussi comporter toutes vos recettes de la journée, quel que soit le type d’encaissement (chèques, espèces, carte bancaire, etc.).
Cette pratique est particulièrement utilisée par certaines activités :
les cafés-hôtels-restaurants ;
le commerce de détail ;
6 façons de se constituer un fonds de caisse
1. Procéder à l’évaluation de ses besoins
Analyser vos dépenses courantes et vos imprévus permet d’estimer le montant nécessaire à constituer en fonds de caisse. Vous pouvez tenir compte des spécificités de votre activité et des éventuelles fluctuations saisonnières.
Prenons un exemple : vous louez des skis pour les sports d’hiver. Dans ce cas, vous aurez besoin d’un fonds de caisse pour acheter du fart afin d’entretenir vos skis tout au long de la saison touristique ! 🎿
2. Établir un plan d’épargne
Il est possible d’établir un plan d'épargne réaliste pour mettre de l'argent de côté régulièrement. Ce plan sera dédié à la constitution du fonds de caisse, avec des objectifs mensuels ou trimestriels.
Nous recommandons de programmer un virement automatique mensuel. De cette façon, vous constituerez un fonds de caisse sans même avoir à y penser !
3. Identifier ses postes de dépenses
Nous recommandons également d’identifier vos postes de dépenses sur lesquels il est possible de réaliser des économies. Ainsi, vous dégagerez des liquidités pour alimenter votre fonds de caisse.
Notre conseil est de consulter régulièrement vos soldes intermédiaires de gestion. Ce document comptable est très utile pour identifier précisément vos postes de dépenses principaux.
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4. Diversifier ses sources de revenus
Autre solution : explorer des opportunités pour diversifier et accroître vos sources de revenus, afin d'accélérer la constitution du fonds de caisse.
Cela peut prendre la forme de nouveaux services et produits complémentaires, en plus de votre offre principale. Vous pouvez aussi racheter une autre entreprise afin de générer un flux de revenus supplémentaire. De nombreuses aides sont proposées pour la reprise d’entreprise.
5. Faire appel à des options de financement externes
Si vous avez besoin d’augmenter fortement votre fonds de caisse, vous pouvez envisager de faire appel à des options de financement externes, comme :
les emprunts bancaires ;
le financement participatif ;
les subventions ;
ou les investisseurs privés.
Ces solutions complètent vos apports personnels et facilitent la constitution d’un fonds de caisse. Voici aussi 7 solutions pour financer un besoin de trésorerie à court terme.
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Une fois le fonds de caisse comptabilisé, les écritures comptables solderont toujours le compte 58 au profit du compte 53 : la caisse.
6. Suivre l’évolution du fonds de caisse
Enfin, vous pouvez mettre en place un suivi régulier de la progression de la constitution du fonds de caisse et ajuster le plan d'épargne ou les stratégies de financement si nécessaire, pour atteindre l'objectif que vous vous êtes fixé.
Pour y parvenir, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel comptable gratuit !
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Comment suivre l’évolution du fonds de caisse ?
Le livre de caisse, souvent présenté sous la forme d'un agenda (papier ou numérique), permet d'enregistrer les recettes et dépenses quotidiennes.
1. Connaître les 2 cas de figure
Dans la pratique :
soit vos transactions sont simples et peu nombreuses (dans ce cas, vous pouvez noter les détails directement dans cet agenda) ;
soit vos ventes sont nombreuses ou complexes, auquel cas un support spécifique s’avère nécessaire, afin de tracer toutes les transactions réalisées.
Il convient également de consigner les autres mouvements de trésorerie, en détail :
les encaissements ;
les apports de fonds ;
les dépenses payées en espèces.
Vous pouvez comptabiliser de manière globale vos recettes unitaires d’un montant inférieur à 76 €.
Les conditions sont les suivantes :
paiement en espèces ;
au comptant ;
avec conservation des justificatifs.
L'objectif principal de l'agenda de caisse est de suivre le solde des espèces en fin de journée.
2. Réaliser un rapprochement
Il est très important de réaliser un rapprochement entre le solde réel (dans votre caisse) et le solde calculé (avec votre agenda), en fin de journée, car ils devraient être identiques.
3. Enquêter
Il arrive toutefois souvent que des différences (heureusement mineures) apparaissent, avec pour cause les écarts de rendu de monnaie. Si vous constatez des écarts plus importants, il est nécessaire d’enquêter afin de déterminer leur cause (erreurs de saisie, vols...).
4. Remédier à la cause du problème
Il est enfin important de noter que le solde calculé à partir de l'agenda ne doit jamais être négatif. En toute logique, il est impossible de sortir davantage d'argent de votre caisse que ce qui y est entré. Si cela se produit, vous devez en identifier la cause et y remédier !
Se constituer un fonds de caisse : en bref !
Nous avons parcouru 6 manières de constituer votre fonds de caisse :
procéder à l’évaluation de ses besoins ;
établir un plan d’épargne ;
identifier ses postes de dépense ;
diversifier ses sources de revenus ;
faire appel à des options de financement externes ;
suivre l’évolution du fonds de caisse.
Nous vous avons également appris à suivre l'évolution du fonds de caisse. Cela s’avère pratique, notamment si vous avez de nombreuses transactions à suivre au cours de votre journée de travail.
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