Facture électronique : 8 erreurs coûteuses pour les cabinets comptables
Publié le 2 juillet
Relu
par Nathan Colson
5 min. de lecture
Publié par Amandine Dujardin
Relu par Nathan Colson
5 min
La généralisation de la facturation électronique approche à grands pas. Pourtant, certains cabinets comptables temporisent encore. Cette inaction peut leur coûter cher en productivité, en marge et en positionnement stratégique. Voici les 8 erreurs qui font courir un risque économique aux cabinets d'expertise comptable qui n’agissent pas.
1. Ne pas cartographier son portefeuille dès maintenant
La cartographie du portefeuille est la première étape stratégique pour mener à bien la transition vers la facturation électronique.
Elle permet :
d’identifier les clients concernés par la réforme ;
de segmenter par maturité digitale, taille, organisation, outils métiers, etc. ;
de prioriser les actions.
Omettre cette étape, c’est risquer d’oublier un·e client·e et de devoir gérer dans l’urgence :
une mise en conformité précipitée ;
des heures supplémentaires non facturées ;
des erreurs ;
des tensions internes et avec le client.
C’est aussi une phase clé pour la planification.
Cette cartographie est d’autant plus complexe que le marché compte aujourd’hui plus de 120 plateformes agréées, avec des client·es équipé·es de solutions très différentes. Garantir l’exhaustivité des flux devient alors un vrai casse-tête.
Êtes-vous concerné·e par la réforme de la facturation électronique ?
2. Laisser les client·es choisir seul·es leur plateforme agréée
La question de l’interopérabilité entre logiciel comptable et plateforme agréée est centrale.
Gilles Bösiger, président de l’OEC Paris Ile-de-France, le rappelle : « Il faut trouver une plateforme agréée qui soit à minima connectée à votre solution comptable, parce que c’est la base de la réussite de cette réforme pour les cabinets comptables. » (Parcours de la transformation : Analyser et transformer les flux du cabinet, CROEC Paris)
Attendre, c’est subir la solution choisie par chaque client·e, avec, pour conséquence, une hausse des coûts cachés et des temps de traitement :
complexité due à la multiplication des interfaces ;
intégrations manuelles et perte d’automatisation ;
formation permanente sur des outils différents.
À l’inverse, s’appuyer sur une plateforme comme Shine permet de sécuriser les flux.
3. Communiquer trop tard (ou mal)
Une réforme de cette ampleur exige une communication proactive.
Elle permet :
d’informer et rassurer les client·es ;
de démontrer l’expertise du cabinet ;
de valoriser son offre et son rôle de conseil.
Un·e client·e mal informé·e par son cabinet ira chercher des réponses ailleurs. Celui qui le conseillera en premier, éditeur, fintech ou néobanque, deviendra alors souvent son référent.
Le cabinet risque ainsi de perdre sa position de partenaire stratégique, mais aussi de subir des décisions prises sans concertation.
4. Standardiser l’accompagnement sans analyser les besoins
Un cabinet qui aborde cette réforme de manière superficielle peut chercher à proposer une solution standard mais inadaptée. Penser qu’il suffit que chaque entreprise adhère à une même plateforme agréée, c’est refuser de voir les spécificités de ses client·es.
Sébastien Rabineau, directeur du projet facturation électronique à la DGFiP, cite l’exemple concret des pharmaciens :
« Il y a des logiciels de gestion d’officine qui se sont mis en accord avec des plateformes pour avoir des outils de gestion intégrée complets. Essayer de leur imposer de passer sur un outil de production qui est lié chez vous, c’est finalement exporter votre complexité de gestion chez le professionnel. C’est un peu le contraire de la relation qu’il attend et qu’on attend généralement dans une relation avec un expert-comptable. » (RDV 50 : DGFIP : posez toutes vos questions sur la facture électronique, CROEC Paris).
Le cabinet comptable qui ne tient pas compte des contraintes de ses client·es risque de perdre son rôle de conseil privilégié… et peut-être même des dossiers.
5. Ne pas repenser l’organisation interne du cabinet
La réforme introduit une temporalité nouvelle dans le travail comptable :
e-reporting par décade ;
flux de factures continus ;
anomalies (rejets de factures, par exemple) à traiter en temps réel.
Cela impose de revoir les plannings, la répartition des tâches et les responsabilités de chacun.
Ne rien anticiper, c’est faire porter le coût de l’attentisme sur les collaborateurs. Les conséquences humaines sont alors directes : stress, démotivation, dégradation du climat interne, turnover.
6. Ne pas voir la réforme comme une opportunité
La facturation électronique ouvre des perspectives nouvelles en accélérant la digitalisation des entreprises. L’automatisation transforme la production comptable.
Ces évolutions permettent de libérer du temps qui peut alors être consacré à des missions à plus forte valeur ajoutée.
Un cabinet qui ne transforme pas son offre :
subit la baisse des tâches de saisie ;
voit ses honoraires diminuer ;
érode ses marges.
Il risque également de perdre des client·es au profit d’acteurs plus innovants.
7. Négliger la renégociation des lettres de mission
La facturation électronique implique :
paramétrage ;
accompagnement ;
formation client ;
suivi des statuts (notamment « encaissé ») ;
gestion du e-reporting.
Si ces nouvelles tâches ne sont pas intégrées aux lettres de mission, elles seront réalisées sans être facturées.
Attendre, c’est donc prendre le risque de travailler davantage sans gagner plus.
Tous nos articles pour améliorer la gestion de votre entreprise.
8. Reporter la formation des équipes
Former l’ensemble des collaborateurs du cabinet est indispensable : ce sont les interlocuteurs directs de votre clientèle.
Sans formation, leur discours risque d’être incohérent et d’entraîner des erreurs, ainsi qu’une perte de crédibilité pour le cabinet.
Par ailleurs, former au dernier moment entraîne :
des coûts de formation en urgence plus élevés ;
une désorganisation interne dans le cabinet ;
du stress pour les équipes.
La formation sur l’aspect réglementaire ne suffit pas. Avec la transformation des tâches et la diminution de la saisie, les collaborateurs doivent évoluer vers des missions de conseil et de contrôle. Ils doivent donc être accompagnés afin de monter en compétences.
E-facturation & expertise comptable : le récap' des erreurs à éviter
En somme, voici les erreurs à éviter si vous souhaitez garder votre clientèle et même l'étendre lors du passage à la facturation électronique :
ne pas cartographier votre portefeuille client ;
laisser vos client·es choisir seul·es leur PA ;
mal communiquer ou communiquer trop tard ;
standardiser son accompagnement ;
ne pas repenser l'organisation interne du cabinet ;
ne pas voir la réforme comme une opportunité ;
négliger la renégociation des lettres de mission ;
reporter la formation des équipes.
Pour aller plus loin, voici comment suivre efficacement la préparation de vos clients à la RFE.
Et si vous recherchez une plateforme de facturation électronique fiable et sécurisée, il y a Shine.
