Envoyer une facture par e-mail : tout ce qu’il faut savoir
Publié le 11 août 2025
par Pierre Ecuvillon
Mis à jour le 15 octobre
3 min. de lecture
Publié par Pierre Ecuvillon
Relu par Amandine Dujardin
Mis à jour le 15 octobre
3 min
Envoyer une facture par mail, c’est simple et rapide. Mais est-ce vraiment valable juridiquement ? Quelles précautions prendre pour éviter les litiges ou les oublis de paiement ? Format du fichier, contenu du message, suivi… Deux, trois bonnes pratiques s’imposent pour assurer une transmission efficace et sécurisée de vos factures.
L’envoi d’une facture par mail est-il juridiquement valable ?
Tout dépend de la taille de votre entreprise et de votre type d'activité.
Depuis le 1er septembre 2026, de nombreuses grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire doivent utiliser un outil de facturation compatible avec la facturation électronique pour émettre et recevoir leurs factures. Un outil qui fait transiter les factures via l'un des trois formats acceptés : Factur-X, CII ou UBL. Et cette obligation s'appliquera à de nombreuses TPE, PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.
Seules quelques entreprises sont exemptes de facturer électroniquement comme les entreprises exonérées de TVA par nature ou les entreprises dont le siège social se situe à l'étranger, par exemple.
Ainsi, l'envoi d'une facture par mail est encore légal, mais pas pour toutes les entreprises.
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Les bonnes pratiques pour envoyer une facture par mail
Vous êtes toujours autorisé à envoyer des factures au format PDF ? Pour assurer une communication claire et professionnelle, il est essentiel de soigner l'objet et le contenu de votre e-mail de facturation.
Objet du mail
Vous renseignez l'objet avec des termes tels que "Facture [Numéro] - [Nom du projet ou service]".
📌 Par exemple : "Facture 2026-001 - Prestation de conseil en marketing".
Corps du mail
Vous vous adressez directement à votre client·e en utilisant son nom, puis indiquez brièvement :
l'objet de la facture ;
le montant dû ;
la date d'échéance.
Vous pouvez également inclure une formule rassurante indiquant que vous restez à disposition.
📌 Par exemple : "Bonjour Raphaël, veuillez trouver ci-joint la facture n°2026-061 d'un montant de 1 500 €, payable avant le 30 décembre 2026. Je me tiens à votre disposition si vous avez besoin d’un complément d’information."
Format du fichier et compatibilité avec les logiciels comptables
Le choix du format de votre facture est crucial pour assurer sa lisibilité et son intégration dans les systèmes comptables de vos client·es.
Le format PDF, largement utilisé, garantit que la mise en page reste intacte lors de l’ouverture.
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Vérification de la bonne réception par votre client·e
Vous devez vous assurer que la facture a bien été reçue et prise en compte par votre client·e.
Si votre messagerie mail le permet, vous pouvez paramétrer une demande d’accusé de lecture et de réception.
À défaut, il est possible d’ajouter une mention en fin de message : “Merci de me confirmer la bonne réception de cette facture”.
📧
Si vous ne recevez aucune confirmation sous quelques jours, un mail ou un appel rapide permet de vérifier la bonne réception et d’anticiper d’éventuels retards.
Envoyer une facture par mail : le récap’
Vous avez maintenant toutes les infos clés pour envoyer vos factures par mail en toute sécurité :
l’envoi par e-mail est valide juridiquement mais pas pour tout le monde et plus pour très longtemps ;
un objet et un message clairs facilitent le traitement de la facture ;
le format PDF est encore accepté pour certaines entreprises mais les formats Factur-X, CII et UBL s'imposeront à de nombreuses entreprises entre septembre 2026 et septembre 2027 ;
une confirmation de réception permet d’éviter les impayés.
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