Envoyer une facture par e-mail : tout ce qu’il faut savoir

Publié le 11 août

par Pierre Ecuvillon

Relu

par Amandine Dujardin

3 min. de lecture

Publié par Pierre Ecuvillon

Relu par Amandine Dujardin

3 min

Envoyer une facture par mail, c’est simple et rapide. Mais est-ce vraiment valable juridiquement ? Quelles précautions prendre pour éviter les litiges ou les oublis de paiement ? Format du fichier, contenu du message, suivi… 2, 3 bonnes pratiques s’imposent pour assurer une transmission efficace et sécurisée de vos factures. 

L’envoi d’une facture par mail est-il juridiquement valable ?

Oui, en France, l'envoi d'une facture par mail est légal et reconnu juridiquement. Cependant, pour garantir sa validité, certaines conditions doivent être respectées :

• authenticité de l'origine : l'identité de l'émetteur·ice doit être clairement établie ;

• intégrité du contenu : la facture ne doit pas être modifiée après son émission ;

• lisibilité : le document doit être facilement lisible par toutes les parties concernées.

L'utilisation d'une signature électronique certifiée peut renforcer la valeur probante de la facture. Vous garantissez alors l’authenticité et l’intégrité de l’envoi. 

L’idéal est d’informer votre client·e du mode de transmission choisi avant le premier envoi d’une facture par voie électronique.

Les bonnes pratiques pour envoyer une facture par mail

Vous vous demandez quelles formulations adopter pour l’objet et le corps de mail ? Pour assurer une communication claire et professionnelle, il est essentiel de soigner l'objet et le contenu de votre e-mail de facturation.

Objet du mail

Vous renseignez l'objet avec des termes tels que "Facture [Numéro] - [Nom du projet ou service]". 

📌 Par exemple : "Facture 2025-001 - Prestation de conseil en marketing".

Corps du mail

Vous vous adressez directement à votre client·e en utilisant son nom, puis indiquez brièvement : 

• l'objet de la facture ;

• le montant dû ;

• la date d'échéance.

Vous pouvez également inclure une formule rassurante indiquant que vous restez à disposition.

📌 Par exemple : "Bonjour Raphaël, veuillez trouver ci-joint la facture n°2025-001 d'un montant de 1 500 €, payable avant le 30 mars 2025. Je me tiens à votre disposition si vous avez besoin d’un complément d’information."

Format du fichier et compatibilité avec les logiciels comptables

Le choix du format de votre facture est crucial pour assurer sa lisibilité et son intégration dans les systèmes comptables de vos client·es.

Le format PDF, largement utilisé, garantit que la mise en page reste intacte lors de l’ouverture.

Le format Factur-X combine un PDF lisible et des données XML structurées, facilitant l'automatisation du traitement comptable. Il est conforme à la norme européenne EN 16931 et sera obligatoire en France à partir du 1er septembre 2026.

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C'est parti !

Vérification de la bonne réception par votre client·e

Vous devez vous assurer que la facture a bien été reçue et prise en compte par votre client·e.

Si votre messagerie mail le permet, vous pouvez paramétrer une demande d’accusé de lecture et de réception. 

À défaut, il est possible d’ajouter une mention en fin de message : “Merci de me confirmer la bonne réception de cette facture”.

Envoyer une facture par mail : le récap’

Vous avez maintenant toutes les clés pour envoyer vos factures par mail en toute conformité ! Voici un récapitulatif des infos essentielles : 

• l’envoi par email est valide juridiquement s’il respecte certaines conditions ;

• un objet et un message clairs facilitent le traitement de la facture ;

• le format PDF est recommandé, Factur-X est à anticiper ;

• une confirmation de réception permet d’éviter les impayés.

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Vous pouvez aussi consulter nos 8 astuces pour se faire payer plus rapidement.