Quel taux de TVA appliquer pour refacturer des frais ?
Dans le cadre de vos missions, vous avez invité une cliente à dîner au restaurant. Mais voilà : pour vous remercier de l’une de vos actions récentes, elle vous a promis de vous rembourser la somme avancée. Vous avez donc rédigé une note de frais en bonne et due forme afin de la transmettre à votre cliente. Le hic, c’est que vous ne savez pas quel taux de TVA appliquer lors d’une refacturation. Heureusement, cet article va tout vous expliquer !
Quand appliquer la TVA lors d’une refacturation ?
Qu’il s’agisse d’une prestation de service ou de la vente d’un produit, vous souhaitez refacturer les frais à vos client·es. L’ensemble de ces frais sont à inclure dans le calcul de la TVA collectée.
Le montant à refacturer dépendra de la déductibilité de la TVA pour ces frais. Si la TVA de la dépense peut être déduite, c’est le montant de la dépense hors taxe (HT) qui sera à facturer. La TVA sera à récupérer sur la dépense selon la procédure habituelle.
Si la TVA de la dépense ne peut pas être déduite (frais de déplacement par exemple), vous facturez alors le montant TTC.
L’exemple concret 🔎
Vous êtes coach en management et les rendez-vous avec vos client·es entraînent des frais de train pour 500 €, d’hébergement pour 400 € et de restauration pour 200 €. Les factures sont bien établies au nom de votre société et non à celui de votre client.
La TVA ne peut pas être déduite sur les frais de transport et d’hébergement dans votre déclaration de TVA, mais elle peut l’être sur les frais de restauration.
Vous allez donc refacturer à votre client le montant TTC pour les montants dont la TVA n’est pas déductible et le montant HT pour ceux dont la TVA peut être déduite, à savoir :
500 € pour le train ;
400 € pour l’hébergement ;
182 € pour la restauration (le prix HT).
Le montant de la refacturation s’élève à 1082 € et vous récupérez de votre côté la TVA sur les frais de restauration (18 €). Les règles de TVA sur la refacturation de frais s’appliquent ensuite.
Quelles sont les règles de TVA sur la refacturation de frais ?
Si vous n’êtes pas assujettis à la TVA, on parle aussi de franchise de TVA, vous n’avez pas à appliquer de taux de TVA sur vos refacturations.
Si vous êtes soumis à la TVA, la refacturation de frais est bien assujettie à la TVA au taux que vous appliquez habituellement lors de votre prestation principale. Par exemple, si le taux de TVA auquel vous êtes assujetti est de 20 %, vous devez ajouter 20 % au montant total des frais pour lesquels vous ne récupérez pas la TVA.
Pour reprendre notre exemple, le montant des frais de transport et d’hébergement s’élève à 900 € + 20 % de TVA = 1080 €. Les 180 € de TVA seront alors déductibles pour votre client.
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Quand la TVA n’est pas applicable lors d’une refacturation
En fait, il ne faut pas parler ici de refacturation, mais de débours. Il s’agit des frais avancés au nom et pour le compte de votre client·e, qui seront remboursés par vos client·es. Les débours ne sont pas soumis à TVA lors de la facturation.
Par exemple, si vous avancez des frais d’impressions de documents pour votre client, l’imprimeur doit établir la facture au nom de votre client. Pour l’avance des impressions considérée comme un débours vous n’avez pas à collecter la TVA. La refacturation indiquera le montant TTC.
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Pour aller plus loin, nous vous conseillons notre guide complet sur les débours.
Refacturation & taux de TVA : le récapitulatif
Voici les points clés à retenir de cet article :
les frais engagés pour le client doivent être inclus dans le calcul de la TVA collectée ;
le montant à refacturer dépend de la déductibilité de la TVA pour ces frais ;
si la TVA est déductible, vous facturez le montant HT de la dépense ;
si la TVA est non déductible, vous facturez le montant TTC de la dépense ;
si vous êtes assujettis à la TVA, vous appliquez ensuite le taux habituel de TVA à la refacturation.
Et maintenant, voici comment gagner du temps lors du scan de vos factures.
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