Comment suivre efficacement la préparation de vos clients à la RFE ?
Publié le 2 juillet
Relu
par Nathan Colson
5 min. de lecture
Publié par Victoria Grimaldi
Relu par Nathan Colson
5 min
Selon un sondage réalisé lors d’un webinaire Cegid en juin 2025, 92 % des client·es ne se sentent pas familiarisés avec la réforme de la facturation électronique, et 88 % des expert·es-comptables identifient la conformité comme leur principale préoccupation.
La charge repose sur les cabinets. Sans process de suivi structuré, gérer la transition RFE de chaque client·e va vite devenir ingérable en période de pic de production. Le problème maintenant est de savoir où en est chacun de vos client·es et de ne laisser personne au bord de la route.
Comme l'a très bien dit Virginie Roitman, Présidente de l’OEC Paris Île-de-France à la table ronde Dext/Compta Online en décembre 2025 : « J’aimerais qu’on arrête de parler de PA (plateformes agréées), car le vrai sujet est le process ».
➡️ Voici ce process, en 5 étapes actionnables.
Réforme de la facturation électronique : pourquoi un suivi structuré est indispensable
Pendant la période fiscale, la réforme de la facturation électronique passe après les clôtures. Puis après les déclarations. Puis après les relances. Quand septembre 2026 arrive, une partie du portefeuille n’est pas prête.
Ce n’est pas un problème de volonté, mais d’organisation. Suivre chaque client·e individuellement (par email, par téléphone, sur un tableur partagé) consomme un temps que les collaborateur·rices n’ont pas.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 44 % des entreprises émettent encore leurs factures sur Word, Excel ou papier (sondage webinaire Cegid, juin 2025).
Ce sont autant de client·es qui ne peuvent pas basculer seul·es.
Et les sanctions sont réelles :
15 € par facture non émise au format électronique (plafond 15 000 €/an) ;
250 € par manquement d’e-reporting ;
500 € puis 1 000 € tous les 3 mois en l’absence de plateforme agréée.
Accompagner vos client·es maintenant, c’est aussi les protéger de ces risques.
L’enjeu n’est pas de tout faire soi-même. C’est d’industrialiser le suivi pour avancer vite, sans surcharge.
Êtes-vous concerné·e par la réforme de la facturation électronique ?
Étape 1 – Cartographier le portefeuille client
Avant de déployer quoi que ce soit, vous avez besoin d’un état des lieux. Pour chaque client·e, 3 informations sont nécessaires :
outil de facturation actuel : logiciel dédié, ERP, ou pas de solution (Word/Excel) ;
statut RFE : non informé / en cours de préparation / conforme ;
mandat : signé / non signé / à envoyer.
La console de supervision Cegid centralise ces données pour l’ensemble du portefeuille.
L’onglet « Équipement » affiche, pour chaque client·e, ses outils, son statut RFE et l’état du mandat (sans ressaisie, sans tableur à maintenir).
L’accès est gratuit, via le Portail Cegid ou depuis Cegid Loop et Cegid Quadra Plus.
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Conseil pratique
Ne démarrez pas client·e par client·e. Commencez par la vue d’ensemble. Identifiez d’abord les client·es sans solution, puis ceux sans mandat.
Étape 2 – Prioriser les client·es à accompagner en premier
Tous les client·es n’ont pas le même niveau d’urgence. 3 profils se dégagent :
Priorité haute – Client·es non équipés. Ils facturent sur Word ou Excel. Ils ne peuvent pas recevoir ni émettre de factures électroniques sans changer d’outil. À traiter en premier, dès maintenant.
Priorité moyenne – Client·es partiellement équipés. Ils ont un logiciel, mais les flux ne sont pas supervisés. Ils ont besoin d’être guidés sur le choix de leur plateforme agréée et l’activation des mandats.
Priorité basse – Client·es déjà en transition. Ils avancent. Un point de suivi régulier suffit pour s’assurer qu’ils restent dans les clous.
La console Cegid permet de segmenter le portefeuille selon ces critères. La priorisation devient une lecture de tableau de bord, pas une réunion d’équipe.
Étape 3 – Activer les mandats et inscrire les client·es à la Plateforme Agréée
Le mandat est la pièce centrale du dispositif. C’est le document signé par le client·e qui autorise le cabinet à l’inscrire à une plateforme agréée en son nom.
➡️ La procédure en 3 clics depuis la console de supervision Cegid :
Sélectionner les client·es concernés (filtre « mandat non signé »).
Envoyer les mandats en masse par email – signature électronique via YouSign.
Une fois le mandat signé, inscrire le ou la client·e à la Plateforme Agréée Cegid directement depuis la console.
Le délai entre l’envoi du mandat et l’inscription effective se réduit à quelques minutes par lot de client·es. Plus besoin de gérer chaque dossier individuellement.
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Point d’attention
Chaque collaborateur·rice du cabinet doit disposer d’un compte sur la console de supervision pour accéder aux dossiers de ses client·es. C’est la condition pour que le suivi soit collectif, pas individuel.
Étape 4 – Communiquer avec les client·es au bon moment
Le rendez-vous bilan est le moment le plus efficace pour aborder la RFE. Les échanges sont déjà engagés, le ou la client·e est disponible, la relation de confiance est là.
« Nous devons sortir de la simple production. Il faut être auprès des client·es pour les accompagner sur la prise de décision. »
En pratique, 3 types de communication sont à planifier :
Email de sensibilisation : à envoyer maintenant aux client·es non informé·es. Expliquer les échéances, les obligations, et ce que le cabinet met en place.
Point dédié RFE (20 à 30 min) : pour les client·es prioritaires. Diagnostic, choix de la plateforme, signature du mandat.
Suivi mensuel : pour les client·es en cours de transition. Vérification des statuts, correction des anomalies.
La vue « Collecte » de la console de supervision affiche en temps réel les flux de facturation de chaque client·e. Le ou la collaborateur·rice sait en un coup d’œil qui nécessite une relance, sans rouvrir chaque dossier.
Tous nos articles pour améliorer la gestion de votre entreprise.
Étape 5 – Mettre en place un rituel de suivi interne
Le suivi de la transition RFE ne doit pas reposer sur la mémoire de chaque collaborateur·rice. Il doit être intégré au rythme de travail du cabinet.
☑️ Rituel hebdomadaire (15 min, chaque lundi) :
Ouvrir la console et consulter les alertes (mandats expirés, flux bloqués, client·es non inscrits).
Identifier les client·es à relancer dans la semaine.
Mettre à jour les statuts après chaque action client.
☑️ Rituel mensuel (30 min, en équipe) :
Passer en revue l’avancement global du portefeuille.
Ajuster les priorités selon les nouvelles informations clients.
Identifier les client·es qui passent de « en cours » à « conforme ».
Ce que la console de supervision Cegid change concrètement
Sans outil centralisé, le suivi RFE repose sur des tableurs partagés, des emails épars et la mémoire des collaborateur·rices. Chaque mise à jour prend du temps. Les doublons s’accumulent.
Avec la console Cegid (accessible gratuitement depuis Cegid Loop et Cegid Quadra Plus), 5 actions deviennent simples :
Segmenter les client·es selon leur maturité, outils et statuts RFE.
Prioriser les actions pour équiper efficacement le portefeuille.
Activer la PA depuis une interface unique.
Gérer les mandats et inscriptions PA en masse ou individuellement.
Suivre les statuts, flux et indicateurs clés en temps réel.
⚡️ Résultat
Avec la console Cegid, un cabinet de 250 client·es supervise l’ensemble de sa transition RFE depuis un seul écran, sans ressaisie.
À retenir sur le suivi client en vue de la RFE
Le suivi de la préparation de vos client·es à la RFE n’est pas un projet ponctuel. C’est un process à installer maintenant, avant que l’urgence de septembre 2026 ne s’impose.
3 actions pour démarrer cette semaine :
Ouvrez la console de supervision et consultez l’onglet « Équipement » pour cartographier votre portefeuille.
Envoyez les mandats aux 10 clients les moins avancés.
Installez le rituel hebdo 15 min avec votre équipe.
Pour compléter ces informations, voici quelques arguments à faire valoir auprès de votre clientèle sur les avantages de la facturation électronique.
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