Tout savoir sur le fichier des écritures comptables (FEC)
Publié le 2 juillet
5 min. de lecture
Publié par Victoria Grimaldi
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Vous tenez la comptabilité de votre entreprise via un logiciel informatique ? Saviez-vous qu’en cas de contrôle de l’administration fiscale, vous devez présenter l’ensemble des écritures des journaux comptables sous forme de fichiers dématérialisés ? Ce document s'appelle le Fichier des Écritures Comptables (ou FEC).
Nous vous expliquons ici ce que c'est, comment le générer et quelles sont les informations qu'il doit contenir.
C’est quoi un fichier des écritures comptables (FEC) ?
L’ensemble des opérations comptables validées sur une période est regroupé dans ce que l’on appelle le "Fichier des Écritures Comptables" ou FEC.
C’est un document essentiel que chaque entreprise doit établir et fournir à l’administration fiscale lors d’un contrôle. Compte tenu des informations qu’il contient, il est le reflet de la tenue de votre comptabilité.
Cette obligation concerne la majorité des entreprises qui tiennent leur comptabilité via un système informatique, sauf quelques exceptions.
👉 Le Fichier des Écritures Comptables a pour but de répondre aux exigences de conservation des données et permettre de reconstituer les documents comptables et les états comptables présentés.
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Il ne faut pas confondre le FEC avec les demandes de travaux qu’un vérificateur peut demander dans le cadre d’un contrôle.
Prenez de l'avance sur votre comptabilité.
Est-ce que le fichier des écritures comptables (FEC) est obligatoire ?
✅ Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) concerne :
Toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité de manière informatisée depuis le 1er janvier 2014. Il leur sera demandé lorsqu’elles feront l’objet d’un contrôle fiscal (vérification de comptabilité ou examen de comptabilité à distance).
Les entreprises qui sont soumises à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu (dans les catégories BIC, BNC ou BA).
❌ Attention, à toute règle, existe des exceptions :
les micro-entrepreneurs, peu importe leur support de comptabilité ;
les sociétés civiles immobilières (SCI).
Quelles sont les informations incluses dans un FEC ?
Le fichier des écritures comptables (FEC) doit respecter les règles de forme prévues par l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales. Pour résumer, il contient l’ensemble des écritures comptables validées sur une période.
Votre FEC doit donc inclure toutes les données et écritures comptables retracées dans vos journaux comptables et classées dans l’ordre chronologique !
Les écritures d’inventaire devront également figurer dans votre Fichier des Écritures Comptables.
📋 Le FEC doit présenter obligatoirement et dans l’ordre les données suivantes :
le code journal de l’écriture comptable ;
le libellé journal de l’écriture comptable ;
le numéro de l’écriture comptable (basé sur une séquence continue) ;
la date de comptabilisation de l’écriture comptable ;
le numéro de compte. Les 3 premiers caractères devront correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français. Il doit également s’agir du compte effectivement utilisé par l’entreprise, en fonction de son plan comptable ;
le libellé de compte (en conformité avec la nomenclature du plan comptable français) ;
le numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) ;
le libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) ;
la référence de la pièce justificative ;
la date d’émission de la pièce justificative ;
le libellé de l’écriture comptable ;
le montant au débit ;
le montant au crédit ;
le lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé) ;
la date de lettrage (à blanc si non utilisé) ;
la date de validation de l’écriture comptable ;
le montant en devise (à blanc si non utilisé) ;
l’identifiant de la devise (à blanc si non utilisé).
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La remise du FEC doit être accompagnée d’un descriptif comportant, d’après la doctrine fiscale, les informations techniques nécessaires à l’exploitation des fichiers et tout ce qui facilite la lecture de la comptabilité.
Quand générer un FEC ?
Vous vous demandez sûrement s’il existe une date précise à laquelle générer son FEC ? Il n’en existe pas !
Votre entreprise devra générer un Fichier des Écritures Comptables lorsqu’elle recevra un avis de vérification de l’administration fiscale.
Comme la date est plutôt aléatoire, il est conseillé de tenir votre comptabilité sur le même support toute l’année, afin de faciliter la création de votre document au moment venu, en cas de contrôle.
Il y a tout de même des informations essentielles et applicables en amont pour se tenir prêt tout au long de l’année.
La structure du FEC
La structure du Fichier des Écritures Comptables permet une exploitation indépendante du système d’informatisation et comporte l’intégralité des informations produites par votre système. Le FEC va répondre à la définition d’archive comptable. Il fait donc partie des éléments à intégrer dans la procédure de clôture comptable.
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Quels logiciels permettent de générer un FEC ?
Sachez que votre fichier FEC doit être généré automatiquement par votre logiciel de tenue comptable. Celui-ci doit être à jour et aux normes comptables françaises en respectant les dispositions du Plan Comptable Général.
C'est essentiel pour vous permettre de répondre rapidement aux vérifications et fiabiliser la gestion de vos données.
Le préalable indispensable à la constitution d’un FEC est la validation des écritures comptables. À cette fin, votre application doit comporter une fonction clairement identifiée permettant "un traitement informatique volontaire". Cette opération est une garantie pour apporter une valeur probante à votre comptabilité.
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Mais attention, avec la mise en œuvre d’une telle fonctionnalité. Une comptabilité doit présenter un caractère intangible et irréversible : ainsi, une fois validée, il n’est plus possible de revenir sur le contenu d’une écriture comptable. Pour cela vous devrez utiliser un logiciel de comptabilité conforme aux normes françaises.
Comment générer un fichier FEC ?
Pour générer son fichier FEC, c’est facile !
Il vous suffit de vous rendre dans votre logiciel de comptabilité et de rechercher la fonctionnalité "Exporter le FEC". Elle se trouve généralement dans le menu "Fichier", "Document" ou "Déclaration".
Une fois votre fichier FEC comptable généré depuis votre logiciel, vous le trouverez par défaut dans votre dossier "Téléchargement" ou "Download".
Vérifier la conformité de son fichier
Afin de vérifier la bonne structuration de votre fichier, vous pouvez utiliser l’outil proposé par la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques): « Test Compta Demat ».
Que se passe t-il en cas de contrôle du fichier FEC ?
En cas de contrôle, lors d’une vérification par l’administration, vous pourrez transmettre votre Fichier des Écritures Comptables :
via un serveur sécurisé qui facilite la transmission de ce document ;
ou via un support physique (comme une clé USB, un disque dur externe, un CD ou un DVD).
Suivant la procédure mise en œuvre par l’administration, le format informatisé de votre FEC permettra au contrôleur de réaliser une partie de ses vérifications à distance, et non dans les locaux de votre entreprise.
Il pourra, par la suite, vous demander des pièces justificatives supplémentaires si besoin.
👉 À l’issue du contrôle réalisé par l’administration fiscale, votre FEC sera détruit par mesure de sécurité des données.
À retenir sur le FEC
Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) est un fichier généré automatiquement par votre logiciel comptable.
Il regroupe toutes vos écritures validées sur une période avec pas moins de 18 informations obligatoires. En cas de contrôle, il doit être remis à l'administration fiscale.
L'obligation d'avoir un FEC concerne toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée et qui sont soumises à l'IS ou à l'IR (BIC, BNC, BA).
Les auto-entrepreneur·es et les SCI en sont exemptés.
Pour en savoir plus sur un autre journal comptable, vous pouvez lire notre article sur le journal de trésorerie.
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