Est-il possible de créer une facture sur Word ?
Les factures sont des pièces comptables essentielles dans la vie de votre entreprise. Jusqu’en 2017, il était possible d’utiliser n’importe quel outil pour les éditer. Mais la loi de finances de 2015, mise en application au 1er janvier 2018, a changé la donne. Nous vous expliquons dans quels cas il est permis de créer une facture sur Word et comment le faire !
Factures sur Word (et Excel) : ce qui est autorisé
La loi de finances de 2016 est très claire dans l’article 286-I-3° bis du Code Général des Impôts, consacré à la lutte contre la fraude à la TVA. Les personnes assujetties à la TVA ont l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse qui satisfont aux exigences d’inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Le logiciel de facturation doit alors être certifié.
Cela signifie que depuis la mise en application de cette loi, le 1er janvier 2018, c’en est terminé des factures faites sur Word ou Excel… Mais uniquement pour les personnes assujetties à la TVA ! Les microentreprises non soumises à la TVA, par exemple, peuvent créer leurs factures sur Word.
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Comment créer une facture sur Word ?
Si vous n’êtes pas assujetti·e à la TVA, vous pouvez continuer à éditer des factures sur Word. Pour cela il faut insérer un tableau et remplir ses cellules avec vos chiffres.
Peut-être pensez-vous que vous allez être obligé·e de sortir votre calculatrice pour additionner les lignes de votre facture ?
Ce n’est pas le cas !
En positionnant votre curseur dans une des cellules du tableau, l’onglet "Mise en page" apparaît dans la barre de menu. Et dans cet onglet, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Formule" pour utiliser votre tableau Word comme un tableur Excel ! Vous pouvez ainsi créer une formule qui calcule le total des lignes sans que vous ayez besoin d’intervenir.
Vous devez modifier une entrée et mettre le total à jour ?
Sélectionnez la cellule du total et cliquez sur "Mettre à jour les champs" avec le bouton droit de votre souris. Il est même possible, si vous le souhaitez, d’écrire automatiquement en toutes lettres le montant total qui est en chiffres.
Créer une facture sur Word : en bref
Produire ses factures avec Word peut être la solution idéale pour se simplifier la tâche, à condition d’y être autorisé·e.
Pour établir une facture sur Word, vous devez :
ne pas être assujetti·e à la TVA ;
insérer un tableau ;
compléter les lignes des produits vendus ;
insérer une formule pour calculer le total.
N’oubliez pas les mentions obligatoires qui doivent impérativement figurer sur la facture, quel que soit son mode d’édition !
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