Est-il possible de créer une facture sur Word ?
Publié le 20 juin 2023
par Pascale Duc
Mis à jour le 29 avril
4 min. de lecture
Publié par Pascale Duc
Relu par Victoria Grimaldi
Mis à jour le 29 avril
4 min
Les factures sont des pièces comptables essentielles dans la vie de votre entreprise. S'il était possible d’utiliser n’importe quel outil pour les éditer, ce n'est plus le cas aujourd'hui. Facturer en utilisant le logiciel Word comporte ainsi des risques. Nous vous expliquons dans quels cas il est permis de créer une facture sur Word et comment le faire !
Faire des factures sur Word (et Excel) : est-ce autorisé ?
Légalement, il n’existe pas d’obligation à prendre un logiciel de facturation pour une entreprise. Néanmoins, il existe des exceptions à cette règle générale.
En effet, depuis la loi anti-fraude à la TVA de 2018 (article 286-I-3° bis du Code général des impôts), si vous utilisez un logiciel ou un système de caisse pour encaisser vos clients particuliers et que vous êtes assujetti·e à la TVA, vous devez vous assurer qu’il est sécurisé et certifié anti-fraude à la TVA.
On entend par là qu’il doit satisfaire aux 4 conditions suivantes : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données. Cette obligation concerne principalement les commerçants.
Par ailleurs, pour les autres professionnels, faire des factures sous Word reste possible (mais plus pour longtemps !). Si vous choisissez cette méthode, vous devez respecter les règles de la facturation :
ne pas supprimer ou modifier une facture a posteriori ;
proposer une numérotation chronologique et sans trou ;
établir une facture qui comporte toutes les mentions obligatoires requises.
Êtes-vous concerné·e par la réforme de la facturation électronique ?
Facturer avec Word avec la réforme de la facturation électronique : est-ce toujours possible ?
Dans la plupart des cas, non ! La réforme de la facturation électronique qui entrera en vigueur à partir du 1er septembre 2026 signe la fin des factures sous Word.
Si vous êtes concerné·e par l’obligation d’émettre des factures électroniques, continuer à faire vos factures sous Word ne sera clairement plus possible.
Vous devrez émettre des factures électroniques, c’est-à-dire des factures adoptant un format spécifique (le plus souvent, Factur-X) et transitant par une plateforme agréée (comme Shine !).
✅ Les entreprises concernées par l’émission de factures électroniques sont :
les entreprises assujetties à la TVA en France ;
qui facturent à des professionnels en France.
Seules certaines entreprises pourront ainsi continuer à faire des factures sous Word comme les entreprises facturant à des particuliers, les entreprises implantées hors de France ou celles exerçant une activité exonérée de TVA par nature (comme l’enseignement).
👉 Si vous êtes dans ces cas, vous pourrez conserver vos factures sous Word.
🔎
Vous pouvez retrouver dans cet article les entreprises concernées par la facturation électronique.
Facturer sous Word : quels risques ?
Même s’il existe encore des cas où vous pouvez facturer sous Word, ce n’est clairement pas la meilleure option.
⛔ Facturer en utilisant Word comporte des risques :
risque d’erreur car aucune automatisation (notamment oubli des mentions légales) ;
risque de non-conformité : les factures sous Word sont modifiables, ce qui est interdit. En cas de contrôle, cela peut vous coûter cher ;
difficulté de traçabilité : sans logiciel de facturation, vous pouvez avoir du mal à retrouver vos factures, à suivre vos encaissements, etc.
Soulignons aussi qu’une facture sous Word fait peu professionnel face à votre clientèle, ce qui peut entacher votre crédibilité.
Enfin, avec la généralisation de la facturation électronique, cette dernière pourrait devenir la norme et être étendue aux entreprises qui ne sont pas encore concernées aujourd'hui.
Comment créer une facture sur Word ?
Pour faire une facture sous Word, vous devez insérer un tableau et remplir ses cellules avec vos chiffres.
Peut-être pensez-vous que vous allez être obligé·e de sortir votre calculatrice pour additionner les lignes de votre facture ? Heureusement, ce n’est pas le cas !
En positionnant votre curseur dans une des cellules du tableau, l’onglet "Mise en page" apparaît dans la barre de menu. Et dans cet onglet, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Formule" pour utiliser votre tableau Word comme un tableur Excel ! Vous pouvez ainsi créer une formule qui calcule le total des lignes sans que vous ayez besoin d’intervenir.
Vous devez modifier une entrée et mettre le total à jour ?
Sélectionnez la cellule du total et cliquez sur "Mettre à jour les champs" avec le bouton droit de votre souris. Il est même possible, si vous le souhaitez, d’écrire automatiquement en toutes lettres le montant total qui est en chiffres.
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Un logiciel de facturation peut vous éviter des erreurs et vous permettre de gagner du temps dans votre facturation. Et bonne nouvelle, il y en a même des gratuits ! Vous pouvez retrouver ici notre liste des meilleurs logiciels de facturation du marché.
Créer une facture sur Word : en bref
Produire ses factures avec Word peut sembler une bonne idée pour se faciliter la vie mais c'est souvent plus compliqué que prévu.
Avec la réforme de la facturation électronique, les possibilités de facturer sous Word vont se faire de plus en plus rares.
Si vous cherchez un logiciel pour facturer facilement, nous vous recommandons de tester Shine Facture ! Compatible avec la facturation électronique, il vous permet d'éditer des factures gratuitement en quelques clics.
