Est-il possible de créer une facture sur Word ?
Publié le 20 juin 2023
par Pascale Duc
Mis à jour le 15 octobre
3 min. de lecture
Publié par Pascale Duc
Relu par Amandine Dujardin
Mis à jour le 15 octobre
3 min
Si toutes les entreprises pouvaient éditer des factures au format Word il y a quelques années, ce n'est plus le cas aujourd'hui. De nombreuses grandes entreprises et ETI sont concernées par la réforme sur la facturation électronique (RFE) depuis septembre 2026 et d'autres le seront en septembre 2027 (les TPE, les PME et les EI). Seules une minorité d'entreprises peuvent encore éditer des factures au format de leur choix, Word compris.
Facturer avec Word avec la réforme de la facturation électronique : est-ce toujours possible ?
Aujourd'hui, toutes les entreprises doivent être enregistrées sur une plateforme agréée (PA) ou une solution compatible (SC) pour recevoir des factures électroniques. Mais toutes ne sont pas concernées par l'émission de factures électroniques ou par le e-reporting.
Les grandes entreprises et ETI concernées par la réforme doivent utiliser une plateforme agréée comme Shine Facture ou une solution compatible pour émettre leurs factures. Cette obligation s'appliquera aux PME, TPE et micro-entreprises concernées par la réforme au 1er septembre 2027. Dès lors, les factures devront transiter par un outil compatible RFE et être éditées dans un format spécifique (Factur-X, CII, UBL).
Pour certaines entreprises (exemple : les professionnels exonérés de TVA par nature, les entreprises facturant à des particuliers ou les entreprises ayant un siège à l'étranger) la création de factures sur Word reste et restera autorisé.
Cela étant, si vous choisissez cette méthode, vous devez respecter les règles de la facturation :
ne pas supprimer ou modifier une facture a posteriori (les factures doivent être conservées 10 ans) ;
proposer une numérotation chronologique et sans trou ;
établir une facture qui comporte toutes les mentions obligatoires requises.
Êtes-vous concerné·e par la réforme de la facturation électronique ?
Facturer sous Word : quels risques ?
Même s’il existe encore des cas où vous pouvez facturer sous Word, ce n’est clairement pas la meilleure option.
⛔ Facturer en utilisant Word comporte des risques :
risque d’erreur car aucune automatisation (notamment oubli des mentions légales) ;
risque de non-conformité : les factures sous Word sont modifiables, ce qui est interdit. En cas de contrôle, cela peut vous coûter cher ;
difficulté de traçabilité : sans logiciel de facturation, vous pouvez avoir du mal à retrouver vos factures, à suivre vos encaissements, etc.
Soulignons aussi qu’une facture sous Word fait peu professionnel face à votre clientèle, ce qui peut entacher votre crédibilité.
Enfin, avec la généralisation de la facturation électronique, l’utilisation de Word ne sera plus suffisante pour répondre aux nouvelles obligations réglementaires. Il est donc essentiel, si la FRE vous ,concerne d’anticiper cette transition en adoptant un outil de facturation adapté, afin de garantir votre conformité.
Comment créer une facture sur Word ?
Pour faire une facture sous Word, vous devez insérer un tableau et remplir ses cellules avec vos chiffres.
Peut-être pensez-vous que vous allez être obligé·e de sortir votre calculatrice pour additionner les lignes de votre facture ? Heureusement, ce n’est pas le cas !
En positionnant votre curseur dans une des cellules du tableau, l’onglet "Mise en page" apparaît dans la barre de menu. Et dans cet onglet, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Formule" pour utiliser votre tableau Word comme un tableur Excel ! Vous pouvez ainsi créer une formule qui calcule le total des lignes sans que vous ayez besoin d’intervenir.
Vous devez modifier une entrée et mettre le total à jour ?
Sélectionnez la cellule du total et cliquez sur "Mettre à jour les champs" avec le bouton droit de votre souris. Il est même possible, si vous le souhaitez, d’écrire automatiquement en toutes lettres le montant total qui est en chiffres.
🔎
Un logiciel de facturation électronique peut vous permettre d'éviter les erreurs et d'être 100 % conforme avec vos nouvelles obligations fiscales. Voici les meilleurs logiciels e-facturation.
Créer une facture sur Word : en bref
Produire ses factures avec Word peut sembler une bonne idée pour se faciliter la vie mais c'est souvent plus compliqué que prévu.
Avec la réforme de la facturation électronique, les possibilités de facturer sous Word vont se faire de plus en plus rares.
Si vous cherchez un logiciel pour facturer facilement, nous vous recommandons de tester Shine Facture ! Compatible avec la facturation électronique, il vous permet d'émettre et de recevoir des factures gratuitement en quelques clics.
