Comment fixer les plafonds des cartes bancaires de ses salariés ?
Donner accès à des cartes professionnelles à ses équipes, c’est une chose. Mais s’assurer que ces moyens de paiement soient utilisés raisonnablement, c’en est une autre. Dans cet article, vous découvrirez comment fixer les plafonds des CB de vos salarié·es, en fonction de leur métier. De quoi simplifier la vie de vos collaborateur·ices et de votre service comptable !
Pourquoi fixer des plafonds aux cartes bancaires de ses salarié·es ?
Les plafonds bancaires jouent un rôle crucial dans la gestion financière d'une entreprise.
Ils définissent les limites de dépenses autorisées sur les cartes bancaires des salarié·es, contribuant ainsi :
à maîtriser les flux financiers ;
à éviter les dérapages budgétaires.
En fixant des plafonds adaptés à chaque typologie de métier au sein de l'entreprise, il est possible de concilier les besoins opérationnels de chaque salarié·e avec la stabilité de la trésorerie.
Exemples de plafonds bancaires pour salarié·es
Prenons l’exemple de Paul.
Il est responsable commercial dans une entreprise en pleine croissance et prend le train 2 à 3 fois par mois dans le cadre de son travail. Lors de ces visites chez les client·es, il les invite au restaurant à chaque fois. Son plafond bancaire est donc élevé pour lui permettre de prendre en charge toutes ces dépenses.
En revanche, Léa ne voyage qu’une fois par mois, de Chartres à Paris, pour aller donner des formations dans les locaux de son entreprise mère. Elle peut manger dans l’enceinte de la société sans surcoût. Son plafond bancaire est donc bien plus faible.
Le fait de fixer un plafond aux cartes bancaires de ses salarié·es en prenant en compte leurs besoins spécifiques facilite le suivi des dépenses.
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Comment définir des plafonds bancaires par métier ?
Chaque métier a des besoins financiers spécifiques. Il est donc primordial de définir des plafonds bancaires adaptés.
En analysant les particularités de chaque fonction, il devient possible d'adopter une approche personnalisée pour optimiser la gestion financière.
Exemples de plafonds bancaires par métier
Marie est responsable des achats au sein d'une entreprise de distribution. Ses tâches impliquent des déplacements fréquents pour rencontrer des fournisseurs et participer à des salons professionnels. Pour faciliter ses missions, un plafond bancaire suffisamment haut lui permettra de couvrir les frais de déplacement, d'hébergement, de repas, etc.
Thomas, lui, est comptable au sein de la même entreprise. Ses déplacements sont moins fréquents et les dépenses associées sont généralement liées à des frais administratifs. Dans ce cas, un plafond plus bas peut être envisagé, tout en veillant à ce que Thomas dispose des ressources nécessaires pour remplir ses missions.
5 bonnes pratiques pour fixer des plafonds bancaires
1. Analyser les besoins de chaque métier
Identifier les dépenses habituelles et les spécificités de chaque service de votre entreprise vous permettra :
d'établir des plafonds adaptés à leurs missions ;
de répondre efficacement à leurs exigences sur le plan financier.
2. Fixer des plafonds personnalisés pour chaque salarié
Chaque employé·e peut avoir des besoins différents en matière de dépenses. En établissant des plafonds personnalisés, vous offrez à vos collaborateur·ices la flexibilité nécessaire tout en préservant le contrôle budgétaire.
3. Prévoir des plafonds évolutifs
Une gestion proactive implique d’anticiper l’évolution des besoins en fonction de la croissance de l'entreprise et des projets à venir. Prévoir des plafonds évolutifs permet d'adapter la gestion financière en fonction des fluctuations d'activité.
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4. Communiquer sur les plafonds
La communication transparente favorise une meilleure appropriation des règles financières de l'entreprise. C’est pourquoi il vaut mieux s’assurer que chaque salarié·e comprend les plafonds qui lui sont attribués et les raisons qui les sous-tendent.
5. Intégrer la technologie dans la gestion des plafonds
Les outils numériques sont vos alliés pour faciliter la gestion en temps réel des plafonds bancaires. Avec Shine, par exemple, vous pouvez attribuer des cartes à vos équipes, déléguer les dépenses aux managers et ajuster les plafonds en fonction de leurs besoins. Et tout cela, 100 % en ligne.
Fixer les plafonds aux CB de ses salariés : le mémo
Une gestion éclairée des plafonds bancaires, adaptée à chaque profil professionnel, offre une multitude d'avantages à votre entreprise.
Voici les points clés à retenir pour fixer les plafonds des cartes bancaires de vos salarié·es :
identifier les spécificités de chaque métier pour définir des plafonds pertinents ;
trouver l'équilibre entre flexibilité et contrôle pour optimiser la trésorerie ;
opter pour des outils numériques pour une gestion fluide en temps réel.
Pour aller plus loin, voici un guide sur la gestion des dépenses de ses salarié·es.
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