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Automatisation de ses dépenses pros : le guide complet

Amel ADDOUN
par Amel Addoun Publié le 29 avril 20243 min. de lect

La gestion des dépenses de son équipe est souvent un exercice chronophage et énergivore. Entre la collecte des notes de frais, le contrôle des dépenses et les erreurs à corriger, beaucoup de moyens sont mis en place pour des résultats… pas toujours probants. Et si la solution pour gagner en efficacité était l’automatisation ? Nous vous expliquons ici comment automatiser la gestion de vos dépenses professionnelles

Sommaire
Pourquoi automatiser ses dépenses pros ?
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Pourquoi automatiser ses dépenses pros ?

La gestion des dépenses de ses salarié·es peut rapidement devenir un casse-tête. Superviser les dépenses de vos collaborateur·ices, en plus de votre activité, complexifie le quotidien des entrepreneur·ses et des dirigeant·es. 

La solution ? Automatiser la gestion des dépenses de ses salarié·es

Toutes les dépenses sont centralisées en un outil, ce qui vous permet de gagner un temps précieux. Grâce au délai de traitement réduit, les remboursements se font en un temps record. En prime, vous bénéficiez d’un visu en temps réel sur les sorties d’argent de l’entreprise grâce aux reportings réalisés par la machine. 

Autre avantage : la fiabilité des données renseignées, notamment lors de la production de notes de frais. En effet, la saisie manuelle peut engendrer des erreurs ou des oublis qui impactent la comptabilité d’entreprise. Un logiciel adapté permet de détecter automatiquement les éléments essentiels et de maximiser la concordance des informations. 

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C'est parti !

3 moyens d’automatiser la gestion de ses dépenses pros

1. Distribuer des cartes professionnelles à ses salarié·es

Les dépenses professionnelles sont essentielles pour assurer la pérennité de votre activité. Le choix des moyens de paiement pour vos employé·es représente donc un enjeu essentiel. 

La distribution de cartes de paiement, physiques ou virtuelles, est une bonne pratique à adopter pour gérer ses dépenses d’entreprise.

Ces moyens de paiement vous permettent de garder un œil sur votre comptabilité. Chaque carte est nominative et paramétrable, ce qui vous permet de prévenir tout risque de fraude.  

Vous pouvez gérer à distance : 

  • les plafonds ; 

  • la nature des dépenses ; 

  • les jours et horaires d’utilisation ; 

  • l’identité des vendeurs autorisés ; 

  • la validation des virements émis.

La mise en place d’une flotte de cartes pro présente un double avantage. En plus de vous assurer une traçabilité des flux financiers, elle favorise l’autonomie de vos équiper·es ! 

2. Dématérialiser les notes de frais

Déplacements professionnels, frais de télétravail, restaurants… Les frais professionnels constituent un défi majeur pour les entreprises. L’automatisation se présente alors comme une solution efficace pour améliorer la gestion et le remboursement des notes de frais.

La rédaction de notes de frais implique la transmission de certaines informations et documents qui peuvent être soumis à des erreurs, aussi bien sur le fond que sur la forme. Avec un logiciel d’automatisation, la collecte et la numérisation des notes de frais sont facilitées. 

Avec l'outil de comptabilité Shine, renseigner vos notes de frais ne vous prend que quelques secondes. Il vous suffit de prendre en photo votre justificatif et de le télécharger. En moins de quelques secondes, il est enregistré sur la plateforme. Il ne vous reste plus qu'à associer votre justificatif à la dépense correspondante et le tour est joué ! 

Vous gagnez ainsi un temps précieux, tout en pérennisant la gestion et la conservation de vos reçus professionnels

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Prenez de l'avance sur votre comptabilité.

3. Mettre en place des exports comptables

Nous vous conseillons également de générer des rapports mensuels regroupant toutes les opérations liées à votre compte. Ainsi, vous bénéficiez d’une vue globale sur les dépenses réalisées, ainsi que du détail de chaque opération en quelques clics. 

Ce processus facilite la collaboration et la communication des équipes, notamment grâce à la transmission des données entre les managers, comptables et les collaborateur·ices. 

Avec Shine, vous pouvez opter pour l'exportation de vos écritures comptables. Ponctuelle ou mensuelle, vous choisissez la fréquence d’envoi et bénéficiez instantanément des données dont vous avez besoin. 

Automatiser la gestion de ses dépenses pros : le récap’

L’automatisation de la gestion de vos dépenses professionnelles comporte de nombreux avantages. 

Voici les bonnes pratiques à mettre en place pour en profiter : 

  1. offrir des cartes bancaires professionnelles à ses collaborateur·ices ;

  2. dématérialiser les notes de frais ; 

  3. instaurer l’exportation des écritures comptables.

Et maintenant, voici le taux de TVA à appliquer pour refacturer des frais

Plus qu’un outil d’automatisation, le compte pro Shine va droit au but en simplifiant la gestion des dépenses de vos équipes.

Questions fréquentes

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