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Comment gérer les dépenses de ses salarié·es ?

par Justine Sudraud Publié le 24 avril 2023Mis à jour le 23 juillet 20244 min. de lect

La gestion des dépenses de ses équipes assure la viabilité financière de l’entreprise. Les salarié·es profitent d’une plus grande autonomie et d’une procédure de remboursement rapide. Du côté des responsables RH, une meilleure gestion permet une meilleure traçabilité des flux financiers. Alors, comment gérer les dépenses de ses salarié·es ? Zoom sur 3 bonnes pratiques à mettre en place dès aujourd'hui. 

Sommaire
1. Définir une politique interne de gestion des dépenses
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1. Définir une politique interne de gestion des dépenses

Afin de faciliter le suivi des frais professionnels de vos équipes et d'éviter de recevoir de fausses notes de frais, il est essentiel de mettre en place une politique interne de gestion des dépenses. Par exemple, vous pouvez interdire la consommation d'alcool dans le cadre du travail. Dans ce cas, vos salarié·es ne seront pas autorisés à éditer des notes de frais liées à l'alcool.

Ce document recense des directives claires concernant : 

  • les dépenses admissibles (ex : les notes de frais d'avion) ;

  • les limites de dépenses (ex : 500 €/trajet maximum) ;

  • les processus de remboursement (ex : par virement bancaire sous 30 jours) ;

  • la fréquence de la soumission des notes de frais (ex : tous les 22 du mois).

Établir la liste des dépenses admissibles

La première étape consiste à établir la liste des dépenses admissibles, c’est-à-dire, celles que votre entreprise couvrira. 

Par exemple, si vous voulez inclure les dépenses liées à l’alimentation en entreprise, vous devrez préciser dans quels cas : 

  • Lors d’un rendez-vous client ? 

  • Pour aller au restaurant entre collègues ? 

  • En télétravail ? 

Idem pour les frais de transport en entreprise. Il faut définir les modes de transport autorisés et les tarifs admissibles pour chacun d’entre eux.

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Définir des limites de dépenses

Deuxième étape : établir des limites de dépenses pour chaque catégorie. Cette limitation est très utile pour éviter le gaspillage. Mais elle ne doit pas être trop basse pour que la mission puisse être réalisée avec succès. 

Exemple : vous pouvez attribuer une enveloppe budgétaire de 50 € pour un déjeuner d'affaires ou fixer un budget maximum de 300 € par mois pour les frais de déplacement. Ce dernier exemple encouragera peut-être vos salarié·es à se tourner vers des moyens de transport plus abordables (comme le train ou le covoiturage) et donc, plus durables. 

Mettre en place un processus de remboursement clair

Il est important d'établir un processus de remboursement clair pour les employé·es. Cela facilitera le travail des gestionnaires, chargé·es d’approuver chaque dépense et de déclencher les campagnes de remboursement.  

Vous pouvez aussi équiper vos équipiers de cartes prépayées pour qu’ils n’aient plus jamais à avancer un centime !

Préciser la fréquence de soumission des notes de frais

Pour continuer à fonctionner avec les notes de frais, précisez la fréquence de soumission de ces dernières. Il vaut mieux fixer une date limite pour l’envoi des notes de frais afin de faciliter leur traitement et leur remboursement. Nous vous conseillons aussi d’indiquer à vos salarié·es le délai moyen des remboursements

2. Choisir un outil de gestion de notes de frais

Les outils de gestion des notes de frais offrent de nombreux avantages pour les entreprises. Ils permettent de simplifier le processus de soumission et de traitement, à la fois pour les salarié·es et les gestionnaires. 

De plus, les outils de gestion des notes de frais offrent une meilleure traçabilité et une meilleure visibilité sur les dépenses de l'entreprise. Avec un tel outil, il est donc plus simple d’analyser les données et d’adapter les budgets futurs. 

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3. Commander des cartes prépayées

Vous ne savez pas quel moyen de paiement choisir pour vos salarié·es ? 

Les cartes bancaires prépayées sont une excellente solution. 

De plus en plus utilisées en entreprise, elles sont très simples d’utilisation.

L’employeur ou l'employeuse peut : 

  • définir un budget par type de dépense ; 

  • suivre les dépenses effectuées en temps réel (grâce à une synchronisation avec un logiciel de gestion) ; 

  • prévenir les dépassements budgétaires ; 

  • ajuster le budget en temps réel si nécessaire. 

Un autre avantage de ce système est qu’il offre une meilleure sécurité, contrairement aux notes de frais qui peuvent être perdues ou volées. Les cartes prépayées peuvent être bloquées immédiatement en cas de perte ou de vol.

Enfin, ces cartes permettent aux salarié·es de disposer d’une plus grande flexibilité. Ils peuvent utiliser leur carte pour effectuer des achats en ligne, réserver une chambre d’hôtel ou payer directement sur place.  

Gérer les dépenses de ses équipes : le récap’

Avec une politique interne bien définie et des outils performants, gérer les dépenses de ses équipes gagne en simplicité. 

Pour rappel, voici les bonnes pratiques à appliquer : 

  1. définir une politique interne de gestion des dépenses ; 

  2. choisir un outil de gestion de notes de frais performant ; 

  3. commander des cartes prépayées à ses salarié·es. 

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous pouvez donner accès à une carte pro à vos équipes. Cette initiative ravira aussi bien vos collaborateurs et collaboratrices que les responsables RH. 

Et pour passer à l’action, découvrez notre outil de gestion des dépenses ! 🛠️

Questions fréquentes

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