Télétravail : comment gérer les dépenses pro des salariés ?
En quelques années, le télétravail a profondément changé l’organisation du travail en entreprise. Autrefois perçu principalement comme une solution ponctuelle à des situations exceptionnelles, il constitue désormais une modalité courante. Parmi les impacts de cette petite révolution, il ne faut pas négliger la gestion des dépenses professionnelles des salarié·es.
Frais professionnels & télétravail : les spécificités
Avant tout, il est utile de bien définir ce que nous entendons par télétravail. Nous pourrons ensuite préciser les effets en matière de frais professionnels.
Le télétravail : à domicile, mais pas seulement 📍
La définition légale du télétravail se trouve dans le Code du travail, à l'article L1222-9 :
« Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »
Le télétravail ne se résume donc pas uniquement au télétravail à domicile ! 🏠
Cette formule est la plus populaire, mais elle n’est pas la seule possible ni la plus pertinente selon les cas.
Il peut aussi s’exercer dans un tiers lieu, hors du domicile et de l’entreprise. Ainsi, celles et ceux qui télétravaillent depuis un coworking ou un café le font généralement pour éviter certains inconvénients du télétravail à domicile, tout en bénéficiant des avantages.
Et même si une tendance se dessine sur un rythme de deux ou trois jours par semaine, le télétravail n’est pas toujours régulier. Il peut être occasionnel, comme dans le cas des salarié·es en déplacement qui télétravaillent depuis leur hôtel.
Vous étiez au courant ? 👀
De nouveaux mots émergent pour désigner ces autres formes de télétravail. On parle de tracances (lorsque l’on prolonge le séjour sur le lieu de vacances) ou de proxitravail (lorsque l’on travaille dans un tiers-lieu à quelques minutes à pied ou en vélo du domicile).
Les dépenses professionnelles en télétravail 💸
En plus des frais de déplacement et autres dépenses professionnelles ordinaires, le télétravail ajoute quelques catégories.
On distingue :
les frais, fixes et variables, liés à l’utilisation d’un local privé pour télétravailler (bureau au domicile, coworking, tiers-lieu, etc.) ;
les frais occasionnés par l’adaptation et l’aménagement de cet espace au télétravail (bureau, chaise et autre mobilier de bureau notamment) ;
les dépenses technologiques (téléphone, internet, ordinateur portable, écran, imprimante, casque, logiciels, fournitures, etc.).
Chaque catégorie fait l’objet de dépenses différentes selon les modalités de mise en œuvre du télétravail et le contexte particulier des salarié·es en télétravail.
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Règles de gestion des dépenses professionnelles en télétravail
Gardons en tête que le télétravail n’est ni un droit ni une obligation.
Ses modalités doivent figurer dans un accord ou une convention collective ou dans le contrat de travail.
À partir de là, le télétravail a le même statut légal que le travail en présentiel, dans les locaux de l’entreprise.
Par conséquent, l’entreprise doit accorder les mêmes avantages sociaux à ses salarié·es, indépendamment du facteur télétravail. Cela s’applique par exemple aux titres-restaurant, chèques-vacances, frais de déménagement et primes.
Bien sûr, cette égalité de traitement s’applique aussi au remboursement des frais professionnels.
Sur ce point, il convient de suivre les règles édictées par l’URSSAF. C’est pourquoi les dépenses doivent être nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle.
Allocation forfaitaire télétravail
Pour les frais liés au télétravail, la première méthode consiste à ce que l’entreprise verse une allocation forfaitaire, sans justificatif.
Cette allocation bénéficie d’une exonération d’impôts et de charges sociales dans la limite de 2,70 € par jour télétravaillé, avec un maximum de 59,40 € par mois.
Quand le télétravail est régulier, un forfait mensuel est possible. Son montant exonéré peut aller jusqu’à 10,70 € pour une journée de télétravail hebdomadaire.
Remboursement des frais réels
Les salarié·es qui le souhaitent peuvent demander l’application d’une autre méthode : le remboursement des frais réels.
Ils doivent dans ce cas établir une note de frais, accompagnée autant que possible des justificatifs correspondants.
Évidemment, les règles sont alors un peu plus complexes.
Par exemple, pour la première catégorie, les frais liés à l’utilisation d’un local pour télétravailler :
dans le cas d’une location dans un coworking ou autre espace de travail partagé, l’entreprise prend en charge toutes les dépenses ;
pour du télétravail à domicile, il faut appliquer une quote-part aux frais fixes (loyer ou équivalent, assurance, taxes et autres charges) et aux frais variables (énergie).
Les frais d’adaptation du local au télétravail peuvent être pris en charge. Il en est de même pour les communications et pour les consommables (papeterie, cartouches d’encre, etc.).
En ce qui concerne le mobilier de bureau et le matériel, les règles varient selon la méthode d'acquisition : achat, don, prêt ou location.
Pour plus de détails, l’URSSAF met à disposition un tableau d’évaluation des dépenses professionnelles en télétravail.
📝
L’entreprise n’est pas tenue de rembourser les frais d’utilisation du domicile aux salarié·es qui font le choix d’y télétravailler alors qu’elle leur offre un tiers-lieu.
Gestion des frais pro en télétravail : nos conseils
En matière de dépenses professionnelles comme pour l’organisation de l’activité, le télétravail a de nombreux impacts. Il fonctionne d’autant mieux lorsqu’il est anticipé et intégré dans toutes les dimensions de la gestion d’entreprise.
Comme les aspects proprement organisationnels, le traitement des frais professionnels est plus simple lorsqu’il est défini en amont.
Idéalement, l’entreprise doit proposer un cadre clair et transparent, précisant :
les frais à la charge de l’entreprise versus ceux restant à la charge des salarié·es en télétravail ;
les plafonds à respecter ;
les procédures de gestion.
Plus encore en télétravail, il est opportun de simplifier la gestion des frais professionnels. Cela va souvent de pair avec une plus grande autonomie accordée aux salarié·es.
Une bonne solution de gestion décentralisée s’avère encore plus pertinente en situation de télétravail.
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Dépenses pro des salariés : place au résumé !
Voici les points clés à garder en tête sur les dépenses pro de ses salariés en télétravail :
1️⃣ Les frais spécifiques au télétravail
Outre les frais de déplacements et de repas, le télétravail ajoute quelques catégories spécifiques de dépenses professionnelles. Elles sont principalement liées à l’utilisation d’un local privé, à son adaptation et aux moyens technologiques.
2️⃣ Ce que dit la loi
Au regard de la loi, le télétravail a le même statut que le travail dans les locaux de l’entreprise. L’entreprise doit donc prendre en charge les frais professionnels induits par le télétravail.
3️⃣ Les règles en matière de dépenses pro en télétravail
Les règles édictées par l’URSSAF s’appliquent pour contrôler le remboursement des dépenses professionnelles occasionnées en télétravail.
Pour optimiser la gestion des frais de vos salarié·es en télétravail, un outil peut vous être utile.
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