Déplacements professionnels : quelles sont les obligations de l’employeur ?
Que ce soit pour rencontrer des client·es, participer à des conférences ou travailler sur un site différent, les déplacements pros sont essentiels au bon fonctionnement d’une entreprise. Pour autant, il n’est pas toujours évident de jongler entre les responsabilités induites par ces voyages... Voici les principales obligations inhérentes aux employeurs en matière de déplacements professionnels !
Un point sur les déplacements professionnels
Avant de plonger dans le grand bain des obligations de l'employeur, il est essentiel de poser clairement le cadre des déplacements professionnels.
On peut définir un déplacement professionnel comme un voyage qui remplit 3 conditions :
être effectué par un·e salarié·e ;
sur la demande de son employeur ;
dans le cadre de son activité professionnelle.
Ces déplacements peuvent prendre de multiples formes : rendez-vous avec des client·es, voyages d'affaires à l'étranger, formation à donner en région, journées de travail sur le site de l'entreprise à Lyon…
La durée d’un déplacement professionnel varie de quelques heures à plusieurs jours. Au total, il doit tout de même être inférieur à :
90 jours consécutifs ;
ou 180 jours/an, dans le cadre d’un voyage à l’étranger.
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Au-delà de cette limite, le déplacement professionnel est considéré comme une expatriation. Il doit alors être mentionné dans le contrat de travail du collaborateur ou de la collaboratrice concerné·e par le biais d’un avenant.
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Déplacements professionnels : les obligations de l’employeur
1. Avertir son collaborateur en amont
Pour planifier un déplacement professionnel, il est primordial pour l'employeur de jouer la carte de la transparence. Il doit informer son collaborateur ou sa collaboratrice d’un déplacement professionnel bien à l'avance.
Un préavis de 48 heures minimum doit être respecté, ajustable selon la distance et la durée du périple. Cela permet au salarié de s'organiser, à la fois professionnellement et personnellement. Il a ainsi le temps de préparer ses dossiers et sa valise.
Après tout, un déplacement préparé avec soin, c’est un déplacement à moitié réussi !
2. Considérer le trajet comme temps de travail effectif
Vous partez en mission pour le compte de votre entreprise, mais le trajet est semé d’embûches : train annulé, route fermée, avion retardé. Scénario cliché, mais pourtant assez probable. Que ce soit pour une réunion dans une succursale ou un rendez-vous client, ces petits périples professionnels vous prennent du temps.
Bonne nouvelle : ces heures de trajet ne sont pas juste du temps perdu. Une contrepartie doit être versée par l’employeur. Cette rétribution peut prendre la forme de repos ou d’une rémunération financière.
Pour savoir si vous devez attendre une journée de congé ou un chèque, vous devez vous référer à la convention collective ou l’accord collectif de votre entreprise. Ces documents définissent la manière employée pour rétribuer les heures supplémentaires. Dans le cas d’une TPE ou PME, c’est l’employeur qui fixe les termes de la rémunération, en consultation avec le CSE, le cas échéant.
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3. Garantir la sécurité du salarié
En entreprise, assurer la sécurité de ses salarié·es est un impératif absolu. Alors, quand un collaborateur ou une collaboratrice se déplace dans le cadre de son activité, l’employeur est dans l’obligation de veiller au grain.
Lors d’un déplacement, il faut savoir que cette responsabilité de l’employeur concerne aussi bien les heures travaillées que les heures non travaillées. Un arrêt de la Cour de cassation, datant de 2001, vient renforcer cette directive. En cas de manquement, la responsabilité pénale de l’entreprise peut être engagée.
En ce qui concerne le mode de transport, l’employeur peut choisir. Cependant, il doit impérativement respecter l’état de santé de son collaborateur et éviter toute prise de risque. Aucun mode de transport ne doit être imposé si cela met en péril son bien-être.
4. Assurer le remboursement des frais engagés
Un déplacement professionnel génère des frais supplémentaires pour le ou la salarié·e (nourriture, hôtel, carburant...). S’il ou elle conserve ses justificatifs pour établir une note de frais, l’entreprise est dans l’obligation de le rembourser.
De manière générale, l'employeur peut choisir entre 2 méthodes :
rembourser sur présentation d’une note de frais ;
appliquer un barème forfaitaire, notamment quand les déplacements sont fréquents.
S’il l’employeur opte pour le forfait, il doit être, au minimum, équivalent à celui déterminé par l’administration fiscale.
D’après la loi, le remboursement des frais doit être effectué dans les 5 années suivant la dépense. Il est tout de même généralement conseillé de les réaliser sous 1 mois, afin de garantir la satisfaction et le bien-être des employé·es.
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Le remboursement d’un déplacement professionnel peut être limité à un certain niveau de confort (billets en classe économique, par exemple). Si le salarié le souhaite, il peut opter pour un surclassement, mais la différence se fera à ses frais.
5. Offrir le choix pour l’utilisation du véhicule personnel
Lorsqu’il s’agit d’un déplacement professionnel, il faut savoir que l’entreprise ne peut exiger d’un salarié qu’il utilise son véhicule personnel. L’employeur doit donc toujours proposer un mode de transport tiers, ou un véhicule d’entreprise.
Si le ou la salarié·e décide d’utiliser sa voiture, il doit calculer ses frais de placement pro.
L’employeur devra ensuite procéder au remboursement des frais kilométriques, dont le montant est fixé par le barème fiscal actuel. Il devra également s’acquitter des éventuels péages autoroutiers prévus sur le trajet.
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6. Miser sur la clarté avec la clause de mobilité (optionnel)
Si les voyages d'affaires sont monnaie courante, il peut être judicieux de les formaliser. Pour cela, de nombreuses entreprises ont recours à la clause de mobilité.
Bien que facultative, cette clause permet de disposer d’un cadre clair quant aux déplacements professionnels. Elle rend flexible le lieu de travail habituel et clarifie la procédure mise en place, notamment en ce qui concerne les remboursements liés au déplacement (repas, frais kilométriques, etc.).
En l'intégrant au contrat, l’employeur et son collaborateur sont certains d’être sur la même longueur d’onde !
Déplacements pro : récap’ des obligations de l'employeur
En matière de déplacements professionnels, l’employeur doit veiller à respecter certaines obligations :
prévenir le salarié ou la salariée du déplacement professionnel au moins 2 jours à l’avance ;
apprécier comme temps de travail effectif le temps de trajet lié à un voyage pro ;
assurer la sécurité du collaborateur ou de la collaboratrice ;
assumer le remboursement des frais liés au déplacement ;
ne pas imposer l’utilisation du véhicule personnel.
Si les déplacements pros sont fréquents, l’entreprise peut contractualiser une clause de mobilité afin d’éclaircir les modalités prévues.
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