Plan d'action : préparer son cabinet et ses client·es à la facture électronique

Publié le 12 août

par Nathan Colson

4 min. de lecture

Publié par Nathan Colson

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Le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront pouvoir recevoir des factures électroniques, sans exception. Pour les TPE et PME, l'obligation d'émission suivra le 1er septembre 2027, mais la préparation, elle, doit démarrer maintenant.

Selon le 7e Baromètre CNOEC/OpinionWay/ECMA (février 2026), 38 % des entreprises n'ont pas encore de plan d'action. Et 78 % d'entre elles attendent que leur expert-comptable joue un rôle majeur dans leur préparation.

Ce n'est pas une opportunité abstraite. C'est une attente identifiée, sur laquelle le cabinet peut se positionner aujourd'hui.

Ce qui suit est une synthèse du plan d’action (5 phases, 5 checklists, des outils prêts à l'emploi). Pour télécharger le guide complet 60 jours pour être prêt à la RFE, c'est juste ici.

Étape 1 : Diagnostiquer avant d'agir

Avant de contacter un·e seul·e client·e, faites l'état des lieux en interne. Comptez 3 à 4 heures pour un cabinet de taille moyenne.

3 questions suffisent pour évaluer votre niveau de préparation :

• Avez-vous nommé un référent RFE ?

• Vos collaborateur·rices savent-ils expliquer la réforme en deux minutes ?

• Vos lettres de mission couvrent-elles la prestation de mise en conformité ?

Classez ensuite chaque client·e dans l'un des 3 profils :

3 profils de client·es

👉 Vous pouvez lister vos 10 à 20 client·es “Critiques”. Ce sont eux qui structurent votre planning des semaines suivantes.

Êtes-vous concerné·e par la réforme de la facturation électronique ?

Je fais le test

Étape 2 : Planifier et communiquer

La communication détermine si vos client·es seront prêt·es le 1er septembre ou s'ils ou elles vous appelleront en panique à la dernière minute.

3 vagues d'e-mails suffisent pour activer le suivi de vos clients à la RFE :

• E-mail 1  : sensibiliser, sans action demandée.

• E-mail 2  : déclencher la signature du mandat (2 minutes via YouSign).

• E-mail 3  : relancer les non-signataires, en mentionnant les sanctions prévues.

Les sanctions en cas de non-conformité à la réforme sont précises : 

• 500 € après mise en demeure pour un défaut d'utilisation d'une plateforme agréée ;

• 50 € par facture non émise au format électronique, plafonné à 15 000 € par an.

Avant d'envoyer quoi que ce soit aux client·es, organisez une session interne d'une heure. Chaque collaborateur·rice doit pouvoir tenir un échange avec un·e client·e sans transférer l'appel.

Étape 3 : Équiper et organiser

La segmentation est faite. Il s'agit maintenant d'équiper les client·es qui n'ont pas encore d'outil conforme, et de prendre en main les quatre fonctions clés de la Console.

Pour les TPE qui facturent encore sur Word, Excel ou papier, Shine est la solution que le cabinet peut directement prescrire : facturation conforme, pré-comptabilité intégrée, compte professionnel. Paramétrage initial en moins de deux heures. Les données remontent automatiquement dans votre outil de production Cegid, sans ressaisie.

Depuis la Console, traitez vos client·es “critiques” par lot : envoi groupé des mandats, suivi en temps réel (Envoyé → En attente → Signé), inscription à la PA en un clic une fois le mandat signé.

C'est aussi à cette étape que les lettres de mission doivent être mises à jour. Le temps passé sur la mise en conformité doit figurer explicitement pour être facturé.

Étape 4 : Accompagner les client ·es

Les mandats partent. Les outils sont déployés. Il est désormais temps de finaliser l'accompagnement individuel des client·es “critiques” et de maintenir le rythme sur l'ensemble du portefeuille.

Pour les dossiers les plus complexes, un audit flash en rendez-vous (45 à 90 minutes) permet de valider la situation réelle. 5 questions, 10 minutes : quel outil pour les factures, quel volume mensuel, quelle connaissance de la réforme, quel besoin d'accompagnement.

Le référent RFE met à jour le tableau de suivi avec profil, outil, statut mandat, statut PA, prochaine action.

👉 L'objectif : plus de 80 % du portefeuille inscrit à la PA.

Étape 5 : Finaliser et automatiser

Ne laissez pas vos client·es découvrir les problèmes techniques le 1er septembre. Testez les flux de bout en bout avant l'échéance : inscription confirmée, connexion à l'espace PA, paramétrage de l'outil de facturation (SIREN, raison sociale, adresse, code APE), émission d'une facture test, remontée dans l'onglet Collecte de la Console.

Un signal d'alerte simple : une ligne vide dans l'onglet Collecte signifie que le paramétrage est incomplet. Vous devez agir pour corriger cela avant le 1er septembre.

Sur Cegid Loop, les flux de factures via la PA remontent directement sans ressaisie. Sur Cegid Quadra Plus, paramétrez les flux dès la semaine 7 pour valider avant l'échéance.

Préparez aussi vos équipes au support post-déploiement avec une procédure « Premiers pas » à envoyer aux client·es inscrit·es et un script FAQ pour que chaque collaborateur·rice réponde de façon homogène aux questions fréquentes.

👉 Objectif de la dernière semaine : 100 % du portefeuille inscrit à la PA avant le 25 août 2026.

Je découvre l'outil de facturation Shine avec TVA

C'est parti !

En résumé : ce que contient notre guide 60 jours pour être prêt à la RFE

Voici le plan en version détaillée, avec tous les outils opérationnels :

• le questionnaire d'audit flash (5 questions, 10 minutes) pour les client·es "critiques" ;

• les 3 modèles d'emails client·es prêt·es à personnaliser ;

• le modèle d'avenant RFE pour les lettres de mission ;

• le tableau de suivi client exportable ou à intégrer dans votre outil de gestion ;

• le script FAQ à distribuer à l'équipe avant le 1er septembre ;

• la procédure « Premiers pas » à envoyer aux client·es inscrit·es ;

• les checklists de chaque phase (semaine par semaine).

👉 Vous pouvez télécharger le guide complet juste ici : Plan d'action 60 jours pour la facture électronique.

Et si vous cherchez une plateforme agréée à recommander, n'oubliez pas que Shine est plateforme agréée.