Comment procéder au paiement de ses fournisseurs ?
Vous mettez un point d’honneur à payer vos factures en temps et en heure et vous avez raison. C’est ainsi que vous garderez de bonnes relations avec vos fournisseurs. Dans ce guide, nous vous présentons les réflexes à prendre pour payer vos fournisseurs dans les règles de l’art : conditions de paiement, moyens de paiement, automatisation du processus...
Comprendre les conditions de paiement
Achats de matières premières, de marchandises, de prestations de service : vous pouvez faire appel à différents fournisseurs pour faire tourner votre entreprise.
Au moment de les régler, vous pouvez jeter un œil aux conditions de paiement.
Elles figurent parmi les mentions obligatoires sur une facture.
Vous trouverez :
la date limite de paiement ou le délai de paiement : comptant (à l’achat du bien ou lors de la prestation de service), à réception ou livraison, à échéance (délai de paiement de 30 jours) ou encore avec un délai négocié pouvant atteindre 60 jours max à réception de la facture ;
les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé ;
le taux appliqué lors de pénalités de retard ou de non-paiement.
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Assurer le suivi et gérer les factures fournisseurs
Au moment de la réception de votre facture fournisseur, vous pouvez commencer par faire le rapprochement avec le bon de commande et le bon de livraison.
Cela vous permettra d’identifier les éventuels écarts, que ce soit au niveau de la marchandise livrée ou du montant demandé par le fournisseur. Quantité, prix unitaire : les éléments devraient être identiques et correspondre à la réalité.
Si tout est OK, vous pouvez accepter et payer la facture au fournisseur ! ✅
Connaître les différents moyens de paiement
Différents moyens de paiement entre professionnels existent et vous pouvez les utiliser pour régler vos fournisseurs :
espèces ;
chèque ;
carte bancaire ;
effets de commerce papier (lettre change ou billet à ordre) ;
PayPal.
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Plus sécurisé, plus rapide, plus pratique pour le suivi comptable et les rapprochements bancaires, le virement est le moyen de paiement le plus utilisé par les entreprises.
Faire un virement bancaire à un fournisseur
Vous avez décidé de faire un virement pour payer vos factures fournisseurs ?
Il y a alors certaines choses à savoir.
Tout d’abord, il est indispensable d’avoir un compte bancaire.
Si ce n'est pas encore le cas, vous devez trouver une banque pour en ouvrir un ou choisir un autre mode de paiement.
Les informations bancaires (IBAN) de votre fournisseur sont généralement jointes à la facture.
Depuis votre compte en ligne ou l’application de la banque, vous pouvez créer un nouveau bénéficiaire et indiquer les coordonnées bancaires du fournisseur.
Vous pourrez indiquer le montant à payer, éventuellement le motif (la référence de la facture, par exemple) et valider le paiement.
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Parfois, vous devrez vous acquitter de certains frais liés à un virement.
Payer un fournisseur étranger
Certains de vos fournisseurs sont domiciliés hors de France ? 🌏
Vous pourrez alors utiliser les mêmes modes de paiement que ceux cités précédemment.
Petite subtilité concernant les virements bancaires internationaux :
le système Single Euro Payments Area (SEPA) s’utilise pour les paiements dans la zone euro ;
le système Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) concerne les échanges internationaux hors zone euro.
Dans les 2 cas, les paiements sont sécurisés.
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Automatiser le paiement des factures fournisseurs
Il est tout à fait possible d’automatiser le paiement des factures fournisseurs.
Ce système présente d’ailleurs de nombreux avantages :
respecter les délais de paiement ;
éviter des coûts financiers liés aux retards ;
entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs ;
centraliser les factures sur un même tableau de bord ;
gagner du temps en réduisant les manipulations ;
réduire les erreurs éventuelles ;
répondre à la conformité légale et fiscale avec l’obligation de la dématérialisation fiscale.
👉 Découvrez ce qu’est un prélèvement bancaire automatique et comment le mettre en place.
Saisir les écritures du paiement fournisseur
La facture fournisseur est réglée ?
Il est temps de la saisir dans la comptabilité, autrement dit d’enregistrer les écritures comptables concernant cette transaction.
Vous devez distinguer 3 montants :
le montant hors taxes de la facture ;
le montant toutes taxes comprises ;
le montant de la TVA, déductible de vos achats professionnels.
Chacun de ces montants est à entrer dans le compte comptable correspondant en respectant la bonne écriture :
le montant HT est à débiter dans le compte de charge “achats” (601 et 602) ;
le montant TTC est à créditer dans le compte fournisseur (401) ;
le montant de TVA est à débiter dans le compte TVA déductible sur autres biens et services pour les achats (44566).
Le numéro de compte dépend également de la nature de la prestation.
Pour finir, vous pouvez procéder à l’inscription dans le journal comptable du numéro de la facture, son montant, sa date d’émission ou encore un libellé.
Payer ses fournisseurs en un coup d’œil
Pour récapituler :
lorsque vous souhaitez régler une facture fournisseur, il faut prendre connaissance des conditions de paiement indiquées sur la facture et choisir la méthode de paiement ;
le virement bancaire est simple, sécurisé et s’effectue via votre compte bancaire, il peut se faire vers des comptes en France ou à l’étranger grâce aux systèmes SEPA ou SWIFT ;
il est possible d’automatiser le paiement des factures ;
pour une meilleure gestion comptable, il faut saisir les écritures du paiement fournisseur.
Pour aller plus loin, nous vous invitons à découvrir notre guide complet sur les virements SWIFT vs SEPA.
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