Comment créer sa propre agence événementielle ?
Lorsqu’un enterrement de vie de jeune fille/garçon doit être organisé, c’est toujours vous que l’on appelle ? Si vous avez un don pour organiser des événements, il y a de fortes chances pour que vous puissiez ouvrir votre propre agence événementielle avec brio. Concerts, conférences, festivals, mariages, soirées d’entreprises : divers événements ont besoin de vous pour voir le jour.
Voici les 5 étapes à suivre pour créer votre agence événementielle !
1. Valider les prérequis
Posséder les qualités indispensables
Pour lancer une agence événementielle, certaines qualités sont indispensables :
de la fiabilité ;
de la rigueur ;
de la créativité ;
un bon relationnel ;
de la débrouillardise ;
une passion accrue pour l’organisation.
Définir le type d'événements à organiser
Bien souvent, les agences événementielles se spécialisent dans un ou quelques types d'événements.
Voici quelques idées de spécialisations qui pourraient vous inspirer :
mariages et/ou mariages à thèmes ;
rencontres équestres ;
salons privés ;
conférences publiques ;
débats politiques ;
EVJF ou EVJG ;
soirées et événements d’entreprises , etc.
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Pour organiser des événements, il faut comprendre ses client·es, apprendre à connaître leurs besoins et tout faire pour les satisfaire !
2. Faire une étude de marché et un business plan
L’étude de marché
Vous souhaitez créer une agence événementielle ?
L’étude de marché permet de vous différencier et de trouver le bon positionnement. Cette étude permet également d’analyser :
le secteur et les tendances du marché de l’événementiel ;
la demande et d’identifier des client·es potentiel·les (BtoB, BtoC, institutionnels…) ;
l’offre existante proposée par la concurrence.
Le business plan
La mise en place d’un business plan représente également une étape indispensable. Ce document permet d’orienter au mieux votre projet de création d’agence événementielle.
Ses objectifs sont de :
délimiter les contours de votre projet ;
bien sélectionner les futur·es associé·es et/ou partenaires ;
intégrer les informations de l’étude de marché
anticiper la mise en place d’une stratégie de communication efficace ;
faire des prévisions financières solides ;
déterminer le statut juridique le mieux adapté.
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Pour vous aider, voici les 5 meilleurs outils pour réaliser un business plan.
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3. Prendre conscience des réglementations en vigueur
Connaître la réglementation selon le type d’événements
Avant d’organiser un événement, il faut connaître la réglementation relative à celui-ci.
Elle dépend principalement :
du type d'événement (sportif, caritatif, récréatif…) ;
du lieu de l’événement (voie publique, établissement public, château…).
L’exemple des manifestation sportive 🏀
Les manifestations sportives organisées sur la voie publique doivent faire l’objet d’une déclaration. Pour cela, il faut se rapprocher de la préfecture. Les organisateurs doivent ensuite connaître et respecter le code du sport concerné. Ils sont soumis à des obligations générales et/ou particulières qui dépendent de la discipline et du lieu d’organisation.
Anticiper les risques
La concentration de plusieurs centaines / milliers de personnes dans un seul et même endroit présente des risques :
début d’incendie provoquant une panique générale ;
problèmes de circulation aux entrées / sorties d’un stade ;
stationnements gênants des véhicules dans le parking d’un festival…
Organiser des événements, c’est avoir conscience des risques encourus et protéger les participant·es.
4. Souscrire une assurance pour agence événementielle
Vous organisez un concert, un congrès ou une manifestation sportive ? Chaque événement est soumis à des obligations d’assurance.
Obligation d’assurance pour les événements
Les événements doivent être assurés car ils engagent votre responsabilité et qu’un sinistre peut impacter négativement votre équilibre économique.
Exemples d’assurance pour agences événementielles
Ci-dessous des exemples d’assurances :
assurance responsabilité civile organisateur ;
garantie annulation et dommages ;
garantie individuelle accidents ;
assurance responsabilité après livraison ;
assurance responsabilité civile professionnelle.
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Nous vous conseillons de vous rapprocher d’une compagnie d’assurance spécialisée pour connaître les assurances à souscrire obligatoirement.
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5. Choisir le bon statut juridique
Le statut juridique que vous choisissez dépend de l’ampleur de votre projet.
Mais dans la mesure où vous les charges d’une agence événementielle sont potentiellement importantes, elles doivent idéalement être déduites du chiffre d’affaires permettant de calculer vos cotisations. L’EURL ou la SASU pour entreprendre en solitaire et la SARL ou la SAS pour entreprendre à plusieurs sont donc des statuts juridiques adaptés.
Une fois votre statut juridique choisi, vous devrez vous rendre sur le guichet unique des entreprises pour immatriculer votre entreprise. Vous devrez aussi ouvrir un compte pro si vous optez pour une société.
Récap’ des 5 étapes pour ouvrir une agence événementielle
Voici les cases à cocher avant d’ouvrir votre agence :
valider les prérequis (qualités/types d’événements) ;
réaliser une étude de marché et un business plan ;
appréhender les réglementations en vigueur ;
souscrire une ou plusieurs assurances adaptées ;
choisir le bon statut juridique et immatriculer l’activité.
Vous hésitez entre l’organisation d’événements et le lancement d’un club branché ? Voici les étapes à suivre pour ouvrir une boîte de nuit.
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