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Indemnités de défraiement : définition & mode d’emploi

Aurore Rimbod
par Aurore Rimbod Publié le 21 mars 2024Mis à jour le 28 mars 20243 min. de lect

Vous êtes à la tête d’une entreprise et vos salarié·es sont amené·es à réaliser des dépenses dans le cadre de leurs missions ? Repas au restaurant, billet de train ou factures de parking, les salarié·es ne doivent pas payer ces frais de leurs poches. L’employeur·se est tenu·e de leur verser des indemnités de défraiement. Découvrons ce que c’est et comment cela fonctionne ! 

Sommaire
Qu’est-ce les indemnités de défraiement ?
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Qu’est-ce les indemnités de défraiement ?

Le défraiement consiste à rembourser les frais engagés par un·e salarié·e au cours de son activité professionnelle. Ce remboursement est appelé “indemnités de défraiement”. 

Les frais pouvant faire l’objet d’un défraiement sont notamment : 

  • repas ;

  • transport ;

  • hébergement ;

  • télétravail, etc.   

Le remboursement des frais professionnels est une obligation pour l’employeur. Le défraiement doit être total, c’est-à-dire qu’aucun reste à charge ne pèse sur les salarié·es. 

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Gestion des indemnités de défraiement : mode d’emploi

1. Choisir la méthode de gestion du défraiement

Vous avez le choix entre deux méthodes pour calculer et gérer les indemnités de défraiement : 

  • les frais réels ;

  • ou l’indemnité forfaitaire. 

Les frais réels

Si vous optez pour le remboursement des frais réels, vous devez rembourser chacun des frais réellement engagés par un·e salarié·e. Si vous optez pour cette méthode de défraiement, indiquez-le dans le contrat de travail en CDI ou en CDD. 

L’indemnité forfaitaire

Vous pouvez choisir de rembourser vos salariés sur la base d'allocations forfaitaires. Le défraiement consiste alors en une indemnité dont le montant dépend des barèmes de l’URSSAF.

💡

Vous pouvez tout à fait mixer les 2 méthodes selon le type de dépenses engagées par les salarié·es. 

2. Recueillir tous les justificatifs nécessaires

Si vous choisissez la méthode de calcul au réel, vous devez demander tous les justificatifs de dépenses à vos salarié·es et procéder au remboursement en conséquence. Ces derniers devront être conservés pendant 3 ans minimum. Et pour cause : ils peuvent vous être demandés en cas de contrôle de l’URSSAF ou fiscal. 

En revanche, si vous privilégiez la méthode forfaitaire, vous n’avez pas besoin de recueillir les justificatifs des salarié·es. Vous évitez ainsi la gestion des notes de frais.

⚠️ Certains frais comme le péage et parking doivent faire l'objet d’une note de frais à part car ils n’entrent pas dans le forfait des indemnités kilométriques. 

L’exemple concret 🚙

Milo va au travail en voiture électrique. Puisque le remboursement est aux frais réels, il doit fournir les factures ou tickets de caisse de recharge aux bornes électriques, d’assurance ou encore de nettoyage. Aucune dépense ne doit être remboursée sans justificatif. 

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3. Calculer les indemnités de défraiement

Si vous avez opté pour la méthode au réel, vous devez calculer l’indemnité en fonction des justificatifs transmis par les salarié·es : 

  • dépenses d’essence ; 

  • de recharge électrique ;  

  • de parking ; 

  • de péage ; 

  • de réparations éventuelles. 

Si vous avez opté pour la méthode forfaitaire, le montant des indemnités de défraiement dépend des différents barèmes URSSAF : 

  • barème des indemnités de grand déplacement ;

  • barème des frais de télétravail ;

  • ou encore le barème des indemnités kilométriques

Reprenons l’exemple de Malo. Il roule 4 000 km/an par an avec sa voiture électrique de moins de 3 CV. Selon le barème URSSAF en vigueur, le montant des indemnités kilométriques à rembourser est de : (4 000 x 0,5229) + 20 %* = 2515 € par an. 

*Le barème des IK est majoré de 20 % pour les véhicules électriques.  

⚠️

Les indemnités de défraiement sont exonérées des cotisations sociales et de l'impôt sur le revenu. Cette exonération s’applique dans la limite du montant des indemnités forfaitaires (barème de l‘URSSAF). D’où l’importance de conserver les justificatifs si vos salarié·es sont remboursé·es au réel. 

4. Procéder au remboursement des salariés

Le remboursement des salarié·es passe par leur fiche de paie.

Le défraiement, qu’il soit forfaitaire ou au réel, doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de salaire. 

À condition de ne pas dépasser les limites, cette somme n’est pas soumise aux cotisations sociales et peut-être déduite de l’impôt sur le revenu. 

📅

Vous devez informer vos salarié·es de toute évolution en matière de défraiement dans un délai d’un mois avant application des nouvelles modalités.

Indemnités de défraiement : ce qu’il faut retenir !

Le défraiement consiste à rembourser les frais engagés par un·e salarié·e au cours de son activité professionnelle. 

Voici les étapes à suivre pour gérer ces remboursements : 

  1. choisir la méthode de gestion du défraiement : frais réels ou allocations forfaitaires ;

  2. recueillir tous les justificatifs nécessaires ;

  3. calculer les indemnités de défraiement ; 

  4. procéder au remboursement des salariés via leur fiche de paie. 

Et pour continuer sur votre lancée, voici comment gérer les dépenses de vos salariés

Pour vous aider au quotidien, Shine a conçu un outil de gestion des dépenses d’équipe

Questions fréquentes

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