Les 8 avantages de la facturation électronique
Publié le 14 août
5 min. de lecture
Publié par Victoria Grimaldi
5 min
La facturation électronique approche 🔔 ! Si votre entreprise est concernée, il est grand temps de penser à votre plan d’action pour vous mettre en conformité avec vos nouvelles obligations.
Mais saviez-vous que faire des factures électroniques pourra aussi vous apporter des bénéfices concrets au quotidien ?
Nous allons vous présenter 8 avantages de la facturation électronique pour vous inciter à voir cette réforme autrement que comme une contrainte !
Avantage 1 : plus de sécurisation
En passant par des plateformes agréées par l’administration fiscale (comme Shine !), les factures électroniques sont davantage sécurisées. Ces systèmes garantissent que la facture arrivera bien au bon destinataire en toute confidentialité et sans modification possible.
Pas de courrier perdu, pas d’erreur d'adresse. Vos données sensibles transitent par des canaux sécurisés qui respectent les exigences réglementaires les plus strictes 🔐.
L'archivage électronique vous offre également une sécurité maximale. Vos factures sont stockées de manière pérenne et protégées contre les risques de vol, d'incendie ou de dégradation. Et en cas de contrôle, vos documents sont accessibles en quelques clics.
Je découvre le futur outil de facturation électronique de Shine
Avantage 2 : la réduction des coûts liés à la facturation
Créer et envoyer une facture papier, coûte cher : papier, impression, enveloppes, timbres… Alors qu’avec une facture dématérialisée, vous économisez en moyenne entre 70 à 80 % par facture !
Concrètement, vous supprimez :
les frais d'impression et de papier ;
les coûts d'envoi postal ;
le temps de traitement manuel ;
l'espace de stockage physique.
Plus vous envoyez de factures au format numérique, plus l’économie peut s’avérer substantielle !
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Selon un rapport de l’inspection générale des finances, le coût de traitement d’une facture papier entrante oscille entre 14 € et 20 € et celui d’une facture sortante va de 5 € à 10 €. Avec une facture dématérialisée, ce coût tombe à environ 1 à 2 € par facture.
Avantage 3 : un gain de temps et de productivité grâce à l’automatisation
Savez-vous combien de temps vous passez chaque semaine à gérer vos factures ? Sans doute beaucoup !
La dématérialisation des factures peut contribuer à réduire ce temps car elle a aussi l’avantage d’automatiser certaines tâches répétitives.
Ainsi, certains champs de facturation sont déjà pré-remplis.
De plus, vos factures sont intégrées directement dans le système comptable de vos client·es. Si vous recevez une facture, vous n’avez pas besoin de la ressaisir manuellement (c’est d’autant plus vrai si vous utilisez un format 100 % en XML comme le format CII ou le format UBL).
Cette automatisation vous permet d’être plus efficace et de réduire les erreurs de saisie. Vous gagnez un temps précieux que vous pouvez consacrer à ce qui compte vraiment : développer votre entreprise, prospecter de nouveaux client·es ou améliorer vos produits et services.
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Exemple : Gabriel est à la tête d’un petite TPE dans le domaine du BTP. C’est lui qui s’occupe de sa facturation. Au lieu de passer 2 heures par semaine sur ses factures, il n'y consacre désormais plus que 20 minutes grâce à la facture électronique !
Avantage 4 : un meilleur suivi des factures
La facturation électronique vous offre une visibilité complète sur le cycle de vie de vos factures. Vous pouvez suivre en temps réel leur statut : envoyée, reçue, validée, payée. Point bonus : une facture électronique est envoyée et reçue instantanément !
Cette traçabilité vous permet de :
relancer au bon moment vos client·es en cas de retard de paiement ;
mieux gérer votre trésorerie car vous connaissez précisément vos rentrées d’argent ;
identifier rapidement les blocages dans le processus de paiement pour trouver une solution.
Résultat ? Les délais de traitement des factures et les délais de paiement se réduisent significativement.
Vos client·es reçoivent plus vite leurs factures, les erreurs sont minimisées et le processus d'approbation accéléré ⚡.
Avantage 5 : un geste pour l’environnement
Ce n'est un secret pour personne : vos factures papier finiront par être jetées à la poubelle après avoir pris la poussière pendant des années sur une étagère.
Les factures au format papier posent plusieurs problèmes pour l’environnement :
elles génèrent de l’encombrement et des besoins en stockage ;
elles utilisent de l’énergie (électricité de l’imprimante), des ressources qui ont un impact négatif sur l’environnement (le papier) et des matériaux polluants (cartouches d'encre) ;
elles devront être détruites à terme (il faudra gérer la destruction des factures en toute confidentialité mais aussi l'éventuel recyclage).
Avec une facture émise par voie électronique, vous réduisez donc votre empreinte carbone.
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Chez Shine, nous sommes engagé·es dans une démarche pour prendre conscience de notre empreinte carbone et essayer d’agir pour la limiter. Vous pouvez retrouver notre bilan carbone 2024 juste ici !
Avantage 6 : la simplification des déclarations de TVA
À terme, une facture au format électronique vous permettra de simplifier vos déclarations de TVA (taxe sur la valeur ajoutée). Et ça, c’est plutôt une bonne nouvelle pour tous les entrepreneur·es allergiques à la paperasse !
Aujourd'hui, lorsque vous réalisez votre déclaration de TVA, vous devez saisir manuellement toutes vos données de facturation. C'est chronophage et source d'erreurs.
L’adoption de la facturation électronique devrait simplifier cette tâche : l’administration fiscale pourra pré-remplir automatiquement vos déclarations de TVA grâce aux données de vos factures électroniques.
En plus de vous alléger d’une corvée administrative, cette simplification vous permettra de vous faire gagner des heures précieuses que vous pourrez consacrer à votre cœur de métier.
Un compte pro complet pensé pour vous.
Avantage 7 : un renforcement de votre conformité
Les factures électroniques utilisent des formats structurés avec de nombreuses informations qui sont déjà pré-remplies. Vous n’avez donc pas besoin de tout recommencer à zéro à chaque facture. Les formats de facture électronique reconnus incluent automatiquement toutes les mentions obligatoires nécessaires.
En plus, la plateforme vérifie automatiquement que votre facture respecte toutes les exigences légales avant de l'envoyer ✅.
Si cela vous permet de gagner du temps, c’est aussi un moyen d’être sûr·e de ne rien oublier et de respecter les règles légales. Vous évitez aussi les risques d’amendes pour non-conformité des factures ou omission des mentions légales.
Avantage 8 : des échanges commerciaux simplifiés
Dernier avantage à souligner : le passage à la facturation électronique va permettre de faciliter les échanges commerciaux entre entreprises.
En adoptant des formats standardisés (Factur-X, CII ou UBL), l’envoi et la réception de factures numériques est plus claire et plus fluide pour tous. Vous pouvez aussi travailler avec des partenaires commerciaux à l’étranger plus facilement !
Et comme nous l’avons souligné, la facture électronique permet plus de fiabilité et une sécurisation accrue dans l’acheminement des factures. Cela renforce la confiance entre partenaires commerciaux.
Avec des factures “carrées”, vous donnez une image sérieuse de votre entreprise et vous augmentez votre crédibilité ⭐️.
Récap’ : les atouts de la facturation électronique en clair
La facturation électronique, ce n'est pas qu'une obligation : c'est une véritable opportunité pour votre entreprise. Elle présente différents atouts :
sécurité renforcée grâce aux plateformes agréées ;
économies substantielles ;
gain de temps avec un traitement plus rapide et automatisé ;
meilleur pilotage des factures et réduction des délais de paiement ;
impact environnemental positif ;
pré-remplissage automatique de vos déclarations de TVA à terme ;
plus de fiabilité et de conformité légale ;
des échanges commerciaux facilités.
Shine deviendra Plateforme Agréée (ex-plateforme de dématérialisation partenaire, PDP) pour vous accompagner dans cette transition. Notre solution de facturation électronique sera incluse dans votre compte pro sans surcoût pour faire vos factures en quelques clics. Pour en savoir plus sur ce qu’est une plateforme agréée, c’est par ici !
Découvrez dès maintenant comment Shine vous aide à anticiper la facturation électronique ✨ !
