Le lettrage comptable dans un logiciel : intérêt et astuces
Publié le 2 juillet
3 min. de lecture
Publié par Victoria Grimaldi
3 min
Le lettrage comptable ou lettrage des comptes est une opération très importante en comptabilité.
Lettrer les comptes, c’est rapprocher les écritures de comptabilisation des factures, des écritures de règlement ou paiement correspondants. Cela permet de vérifier qu’une facture a été payée et de faire ressortir uniquement les factures non réglées.
Tous les logiciels de comptabilité ont cette fonction de lettrage comptable qu’il est important de savoir utiliser parce qu’elle permet de repérer erreurs et anomalies. Voici nos astuces pour bien utiliser le lettrage comptable.
Les fonctions de lettrage dans un logiciel comptable
Dans un logiciel comptable, il existe généralement deux fonctions de lettrage des comptes :
le lettrage manuel ;
et le lettrage automatique.
Utiliser l’une ou l’autre fonction est une simple question de paramétrage du logiciel et donc de choix de l’utilisateur.
Le lettrage manuel
Lorsque le logiciel est paramétré en lettrage comptable manuel, il suffit d’ouvrir les comptes fournisseurs ou clients, de sélectionner les factures qui apparaissent et leur règlement et de demander au logiciel de lettrer les écritures sélectionnées, souvent par la fonction CTRL + CLIC, pour sélectionner plusieurs lignes d’écritures.
Le lettrage automatique
Lorsque le logiciel est paramétré pour un lettrage comptable automatique, à chaque fois que le solde du compte est à zéro à une date donnée, les écritures qui composent ce solde à zéro – factures et règlements – seront lettrées sans aucune intervention particulière.
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Les comptes lettrables sont les comptes dits de tiers, les comptes dont le numéro commence par un 4 autrement dit, au minimum tous les comptes clients et fournisseurs.
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L’intérêt du lettrage comptable dans un logiciel
Repérer les erreurs et anomalies
L’utilisation de la fonction de lettrage comptable du logiciel prend tout son sens lorsque l’on débute en comptabilité ou que l’on découvre les nombreuses possibilités de son logiciel.
➡️ Pourquoi ? Parce que le lettrage permet de repérer les erreurs et anomalies les plus courantes.
Que la comptabilité soit manuelle ou automatisée au maximum à l’aide d’un scanner, les erreurs sont fréquentes. Elles peuvent prendre la forme :
d’une comptabilisation de factures et de duplicatas ;
de l’affectation par erreur d’un règlement au mauvais client ;
du paiement d’un fournisseur en double, etc.
Toutes ces erreurs et anomalies sont faciles à repérer lorsque l’on utilise le lettrage.
Efficacité et gain de temps
Si vous optez pour le lettrage comptable automatique, vos collaborateur·rices pourront gagner du temps avec moins de temps alloué à la saisie manuelle. Ils pourront ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
De plus, le lettrage permet de gagner en efficacité avec des données plus propres et plus fiables.
Bien paramétrer son logiciel pour le lettrage comptable : quelques astuces
Astuce n°1 : vérifier que tous les comptes à lettrer sont bien lettrables
Rien n’est plus pénible que d’entrer et sortir du paramétrage des comptes du plan comptable de l’entreprise pour rendre les comptes lettrables l’un après l’autre.
Se faire une liste de tous les comptes que l’on veut lettrer dès le départ et les paramétrer correctement tous ensemble permet de gagner du temps.
Astuce n°2 : paramétrer le logiciel pour qu’il passe automatiquement des écritures d’écart de règlement
La banque a mal lu le montant inscrit sur un chèque, une erreur de saisie ou une inversion de chiffre a eu lieu et voilà qu’une différence entre le montant total des factures à lettrer et leur règlement apparait. Le lettrage devient alors impossible.
Pour ne pas être obligé de corriger systématiquement toutes ses écritures, surtout lorsque la différence n’est que de quelques centimes, il est possible de paramétrer le logiciel pour qu’il crée automatiquement une écriture d’écart de règlement.
Les comptes à utiliser sont les comptes 758 et 658, selon que l’écart est ou non en faveur de l’entreprise.
Astuce n°3 : utiliser les raccourcis clavier
La plupart des logiciels facilitent le lettrage comptable par des raccourcis clavier ou un clic droit. N’hésitez pas à les utiliser pour gagner du temps !
En résumé : le lettrage comptable dans un logiciel
Le lettrage consiste à rapprocher une facture et son règlement : vous visualisez en un coup d'œil les factures payées et celles qui ne le sont pas encore. Vous pouvez l'utiliser en mode manuel ou automatique.
L'avantage est de repérer facilement les erreurs et anomalies et de gagner du temps, à condition de bien paramétrer votre logiciel comptable.
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