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Le guide complet de la numérotation des factures

Pascale Duc

Publié le 16 août 2023

par Pascale Duc

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Mis à jour le 18 juin

par Amandine Dujardin

2 min. de lecture

Pascale Duc
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Publié par Pascale Duc

Relu par Amandine Dujardin

Mis à jour le 18 juin

2 min

La numérotation des factures est bien plus qu’une simple formalité administrative. Elle constitue une obligation légale pour toutes les entreprises. Les factures doivent posséder un numéro unique et se suivre de façon chronologique. C'est ainsi que vous assurez la traçabilité des transactions et que vous facilitez votre gestion comptable. Ce guide complet vous partage toutes les clefs pour numéroter vos factures comme un·e pro ! 🗝️

Sommaire
Les numéros doivent être uniques
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Les numéros doivent être uniques

Les factures sont des pièces comptables uniques.

À ce titre, leur numéro doit être unique.

Il n’est pas possible que plusieurs factures portent le même numéro.

⚠️

Il est interdit de supprimer une facture.

Vous pouvez l’annuler et la remplacer (avec un nouveau numéro), mais la première version doit toujours figurer dans votre comptabilité.

Si la facture a déjà été payée, vous devez émettre une facture d’avoir.

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Les numéros doivent se suivre

La numérotation des factures est basée sur une séquence chronologique continue. Les factures doivent être émises "dans l’ordre". Il n’est pas toléré de sauter un numéro de facture. Il n’est pas autorisé non plus d’établir une facture a posteriori et de glisser son numéro entre 2 numéros existants. La facture doit de toute façon toujours être produite et transmise au moment de la vente, pas après.

📑

Le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages et être suivi d’une séquence de pagination du type : numéro de la page/nombre total de pages.

Exemples de numérotation de facture

Il n’y a pas de règle dans le format des numéros de facture, à partir du moment où ils se suivent et sont continus. Vous pouvez tout simplement utiliser une suite séquentielle : 001, 002, 003, 004…

💡 Vous n’êtes pas obligé·e de commencer la numérotation à 1. 

Le premier numéro de facture peut être n’importe lequel, tant que les suivants sont continus et chronologiques.

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Numérotation de facture avec un préfixe temporel

Il est fréquent d’inclure une notion de date dans la numérotation des factures, afin d’en faciliter le classement.

Pour cela, vous pouvez suivre le modèle année-numéro ou année-mois-numéro. Ainsi, vos numéros de factures seront du type ou "2023-156" ou "2023-08-156".

Numérotation de facture avec un autre préfixe

Il est possible d’utiliser plusieurs séries de numérotation différentes :

  • si vous avez des activités distinctes ;

  • si vous avez plusieurs sites de facturation ;

  • si vous avez plusieurs catégories de client·es dont les règles de facturation sont différentes ;

  • si vous employez plusieurs systèmes d’émission de factures.

Dans ce cas, il est préférable d’utiliser des préfixes différents, afin d’être certain que 2 factures portant le même numéro ne puissent pas être produites. Les numéros de factures dans chaque série doivent rester dans tous les cas chronologiques et continus. 

💛

Afin d’éviter toute erreur, lorsque vous émettez une facture avec Shine, le système vous propose automatiquement le numéro suivant celui de la facture précédente.

Numéroter ses factures comme un pro : en bref !

Pour ne prendre aucun risque en cas de contrôle et numéroter correctement vos factures, voici les principales règles à respecter : 

  • les numéros doivent être uniques ;

  • les numéros doivent se suivre ;

  • il ne peut pas y avoir de saut dans la numérotation ;

  • le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages ;

  • un numéro de facture ne peut pas être attribué a posteriori ;

  • une facture ne peut pas être supprimée et son numéro réutilisé.

Pour aller plus loin, consultez notre guide complet pour créer une facture professionnelle !

Et pour facturer vos client·es très facilement, nous vous recommandons l'outil de facturation intégré au compte pro Shine.

Questions fréquentes

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